1. 5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
5.2.2.4. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Với những kết quả khảo sát và đánh giá về thực trạng hệ thống SKT của đơn vị đã được trình bày ở chương 4, đơn vị cần thực hiện các giải pháp sau để hoàn thiện hệ thống SKT:
Một là, bổ sung các mẫu SKT theo dõi chi tiết các giao dịch nội bộ phục vụ
hợp nhất BCTC vào chương trình phần mềm kế toán để có thể thực hiện in sổ ngay từ phần mềm. Tuy nhiên, hệ thống SKT để phản ánh các giao dịch nội bộ này chưa được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán của các đơn vị. Vì vậy, các đơn vị vẫn phải kết xuất dữ liệu từ phần mềm kế toán ra file excel để xử lý số liệu vào các SKT phù hợp. Phòng TCKT cần ban hành thống nhất các mẫu SKT phản ánh các giao dịch nội bộ phục vụ lập BCTC hợp nhất, cần đề nghị nhà cung cấp phần mềm bổ sung các mẫu sổ đó vào chương trình phần mềm, hạn chế việc xử lý lại số liệu bên ngoài dễ phát sinh những sai sót.
Hai là, ban hành các quy định về thời gian và trách nhiệm của nhân viên kế
toán đối với việc kết chuyển, khóa sổ, và in SKT trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Theo kết quả khảo sát hầu hết các đơn vị tại bệnh viện An Bình đã ứng dụng phần mềm kế toán không thực hiện in SKT hàng tháng mà thực hiện in SKT theo năm. Điều này ngoài việc dẫn đến những rủi ro mất số liệu nếu phần mềm kế toán đơn vị gặp sự cố khi chưa in sổ hoặc chưa lưu số liệu, mà còn gây ra những khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên kế toán hoặc các bộ phận liên quan tự ý sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh lại số liệu của các kỳ kế toán trước. Vì vậy, cần có quy định về trách nhiệm thực hiện các bút toán kết chuyển, khóa sổ cuối tháng và thời hạn cũng như các loại SKT phải được in hàng tháng.