1. 5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
4.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ BỆNH VIỆN AN BÌNH
BÌNH
4.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát
Để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Bệnh viện An Bình, tác giả đã tiến hành theo các hình thức sau:
Khảo sát thực tế tại đơn vị, một điểm thuận lợi trong quá trình thu thập, tổng hợp tài liệu là tác giả nhân viên phòng Tài chính kế toán Bệnh viện An Bình, vì vậy tác giả có điều kiện gặp gỡ, trao đổi, hội thảo với các cấp quản lý của đơn vị, tiếp cận trực tiếp hệ thống các quy định, quy chế của các đơn vị, tìm hiểu sâu về đặc điểm hoạt động khám chữa bệnh, quy trình, thủ tục kiểm soát, và tổng hợp thông tin từ các Đề án mở rộng quy mô hoạt động, đề án xã hội hóa y tế. .
-Gửi phiếu khảo sát tới Ban Giám đốc, trưởng các khoa, phòng. Kết quả đã nhận được 33 phiếu trả lời. Danh sách các khoa, phòng trả lời phiếu khảo được tổng hợp ở phụ lục 2.
-Thu thập, tổng hợp những tài liệu được công bố chính thức trên các website của Bệnh viện An Bình có liên quan đến các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB.
Trên cơ sở tổng hợp kết quả của quá trình khảo sát thực tế, ý kiến phản hồi thông qua các phiếu khảo sát, tài liệu thu được trong các công bố chính thức trên các website có liên quan tới hệ thống KSNB của Bệnh viện An Bình.
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát gồm các nhân tố sau đây:
4.2.1.1. Thực trạng đặc thù quản lý
Bệnh viện An Bình là đơn vị sự nghiệp công lập do Nhà nước sở hữu, trong đó 100% tài sản thuộc nguồn vốn của Nhà nước. Với tư cách là chủ sở hữu, Nhà nước kiểm soát Bệnh viện An Bình một cách trực tiếp, Nhà nước mà trực tiếp là Sở Y Tế TP.HCM có cơ chế quản lý sử dụng vốn đối với Bệnh viện An Bình. Nguyên tắc chung trong quản lý sử dụng vốn đối với các đơn vị sự nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước là đơn vị được quyền chủ động sử dụng vốn trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đầu tư tại đơn vị. Ngoài trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, Bệnh viện An Bình còn có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho nhân dân. Để thực hiện đồng thời các trách nhiệm vừa kinh doanh có lãi để bảo toàn và phát triển vốn nhà nước, vừa là công cụ góp phần giúp Chính phủ chăm sóc sức khỏe cho người dân, giảm tải cho các Bệnh viện công lập quá tải trong cùng ngành, Bệnh viện An Bình luôn nhận thức sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng, vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị, điều này được phản ánh trong kết quả trả lời phiếu khảo sát với 33/33 khoa/phòng đồng ý.
Tuy nhiên, qua nghiên cứu hệ thống KSNB của từng khoa/phòng trong đơn vị, tác giả luận văn nhận thấy, nhận thức về hệ thống KSNB của một số nhà quản lý tại một vài khoa, phòng trực thuộc Bệnh viện An Bình chưa thật đầy đủ, toàn diện, như: nhà quản lý tại Phòng tài chính kế toán nhận thức hệ thống KSNB bó hẹp trong phạm vi công việc kiểm soát của những người làm công tác thu viện phí, nhà quản lý tại khoa Tim mạch quan niệm hệ thống KSNB là các quy định, quy chế về
khám chữa bệnh được ban hành; nhà quản lý tại khoa Dược nhận thức hệ thống KSNB giới hạn trong phạm vi các quy định, quy chế phục vụ kiểm soát xuất nhập kho, Ban Giám đốc Bệnh viện An Bình đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB trên cơ sở hiệu quả hoạt động của Ban Giám đốc và dựa vào đánh giá của kiểm toán viên độc lập về chất lượng BCTC của đơn vị.
Theo kết quả khảo sát, nhà quản lý tại đơn vị đều đặt ra yêu cầu về việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong đơn vị. Chiếm 100% khoa, phòng trả lời phiếu khảo sát (33/33) đánh giá lãnh đạo của các khoa, phòng trong đơn vị đã gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên noi theo. Là một đơn vị nhà nước, Bệnh viện An Bình đã phát huy tốt vai trò tiền phong, gương mẫu của bản thân mỗi Đảng viên, và vai trò giám sát của tổ chức Đảng và tổ chức đoàn thể trong công tác quản lý, điều hành. Hiện nay, Giám đốc Bệnh viện An Bình đồng thời là Bí thư Đảng ủy,hai Phó giám đốc và lãnh đạo các phòng chức năng đều tham gia cấp ủy các cấp, đây là điều kiện thuận lợi giúp cho sự chỉ đạo được thống nhất, xuyên suốt từ trên xuống dưới.
Trong quá trình hoạt động lãnh đạo Bệnh viện An Bình luôn ý thức việc nâng cao hơn nữa chất lượng khá chữa bệnh, phải xây dựng cơ sở vật chất mới, đồng bộ, hiện đại khép kín không những để làm đẹp cho đơn vị mà còn thiết thực phục vụ sức khỏe của nhân dân, để lại trong lòng nhân dân những ấn tượng, những hình ảnh tốt đẹp nhất đúng với triết lý kinh doanh của đơn vị là “Bệnh nhân đến tiếp đón niềm nở, bệnh nhân ở chăm sóc tận tình, bệnh nhân về dặn dò chu đáo”. Tại hầu hết các khoa phòng trong đơn vị đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000; ISO 9001:2008. Quy trình quản lý chất lượng được áp dụng xuyên suốt trong hoạt động điều hành và được mọi bộ phận và cán bộ công nhân viên tại các khoa, phòng tuân thủ nghiêm ngặt.
Việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB là trách nhiệm của các nhà quản lý tại mỗi khoa phòng, tuy nhiên hệ thống KSNB tại mỗi khoa phòng lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ quan điểm, phong cách, triết lý của các nhà lãnh đạo cấp cao tại đơn vị. Ban giám đốc giữ vai trò định hướng chiến lược phát triển, phối hợp giữa các khoa phòng trong đơn vị để tìm kiếm, cung cấp nguồn nhân lực, giao chỉ tiêu khám chữa bệnh mà từng khoa phòng đơn lẻ không có khả năng thực hiện hoặc kém
hiệu quả, ngoài ra còn chịu trách nhiệm xây dựng, ban hành các quy chế, định mức áp dụng thống nhất chung trong toàn bệnh viện. Theo kết quả khảo sát, 30/33 phiếu khảo sát được trả lời đều cho rằng việc gương mẫu tuân theo các quy định, quy chế của Ban Giám đốc có ảnh hưởng quan trọng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của các khoa phòng.
Nhận thức chung của các nhà quản lý cấp cao của bệnh viện và các khoa phòng về lĩnh vực cấp phát thuốc BHYT là lĩnh vực chịu tác động rất lớn của các yếu tố khó lường từ môi trường bên ngoài đơn vị, luôn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Hầu hết các ý kiến trả lời phiếu khảo sát 26/33 (chiếm gần 79%) cho rằng nhà quản lý tại các khoa phòng đã nghiên cứu các rủi ro trong kinh doanh và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp, thỏa đáng. Quan điểm ứng xử với rủi ro của các nhà quản lý cấp cao của các khoa phòng, đặc biệt là của Ban giám đốc ảnh hưởng quyết định đến việc thiết lập và vận hành các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu các rủi ro đó. Hiện nay, quan điểm ứng xử với rủi ro của các nhà quản lý cấp cao đã có những thay đổi, chuyển biến rõ rệt. Trước đây, đặc biệt giai đoạn từ năm 2013 trở về trước, với tâm lý lạc quan thái quá, phát triển nóng, không lường hết các khó khăn, nguy cơ phát sinh rủi ro đối với hoạt động khám chữa bệnh BHYT nên đã quyết định nhận chỉ tiêu với số lượng thẻ BHYT lớn, vượt xa năng lực tài chính và quản trị, dẫn đến bội chi BHYT làm cho tình hình tài chính của đơn vị rơi vào tình trạng khó khăn không dễ giải quyết trong thời gian ngắn. Với kinh nghiệm thực tiễn đã trải qua, các lãnh đạo mới được bổ nhiệm sau khi Giám đốc cũ hết nhiệm kỳ đã thay đổi quan điểm không chạy theo thành tích bất chấp các rủi ro. Hiện nay, lãnh đạo bệnh viện đã đánh giá đúng tình hình thực tế, cơ sở vật chất, trang thiết bị tại đơn vị từ đó có sự điều chỉnh các chỉ tiêu thẻ BHYT một cách phù hợp đảm bảo khả năng thực hiện và hoàn thành trong những nỗ lực cao nhất. Việc đặt ra chỉ tiêu phù hợp với điều kiện thực tế và năng lực của từng khoa phòng đã góp phần làm giảm áp lực cho cán bộ công nhân viên trong bệnh viện khi thực hiện nhiệm vụ và giảm thiểu các rủi ro của đơn vị. Tuy nhiên, theo kết quả trả lời phiếu khảo sát cho thấy vẫn còn có các ý kiến 7/33 (chiếm 21%) đánh giá chưa hoặc chưa rõ các nhà quản lý cấp cao tại đơn vị nhận diện đầy đủ các nhân tố có thể tạo ra rủi ro ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Công tác đánh giá rủi ro của các nhà quản lý cấp cao của đơn vị và các nhà quản lý cấp
khoa phòng vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quản lý cá nhân hơn là trên cơ sở sử dụng bộ máy giúp việc chuyên trách về đánh giá rủi ro với những phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại, khoa học.