1. 5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức, phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận (hay thành phần) còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Những của môi trường kiểm soát được ghi nhận bởi báo cáo COSO 1992 gồm có:
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức: cư xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Tính trung thực và giá trị đạo đức là quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các khác của KSNB.
- Cam kết năng lực: Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của đơn vị, về chiến lược và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó. Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Còn kiến thức và kỹ năng của từng nhân viên lại phụ thuộc vào sự thông minh, sự đào tạo và kinh nghiệm của mỗi cá nhân.
- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán. Tính hữu hiệu của này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong Hội đồng Quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của Hội đồng Quản trị đối với hoạt động của công ty. Sự hữu hiệu còn phụ thuộc vào việc liệu Hội đồng Quản trị và Ủy ban
kiểm toán có phối hợp với người quản lý trong việc giải quyết các khó khăn liên quan đến việc thực hiện kế hoạch hay không. Ngoài ra, sự phối hợp giữa Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán với Kiểm toán nội bộ và Kiểm toán độc lập cũng là ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức đơn vị được điều hành; việc lựa chọn các chính sách kế toán, các ước tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên.
- Cơ cấu tổ chức: cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp, cần chú ý các nội dung như: xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp. Mỗi đơn vị có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của mình nên không có khuôn mẫu chung duy nhất. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải giúp đơn vị thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra.
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Việc phân định thường thể hiện qua chính sách trong đó mô tả kiến thức và kinh nghiệm của những nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động kinh doanh. Một xu hướng phổ biến hiện nay ở các đơn vị là tăng quyền lực cho các cấp dưới để họ ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải cân nhắc giữa cái được và cái mất trong việc ủy quyền. Việc gia tăng ủy quyền thường đưa đến đơn giản hóa cơ cấu tổ chức của đơn vị, nhờ đó khuyến khích sự sáng tạo, chủ động và có phản ứng kịp thời góp phần thúc đẩy năng lực cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc gia tăng ủy quyền như vậy có thể dẫn đến các yêu cầu cao hơn về năng lực của nhân viên cũng như trách nhiệm lớn hơn. Khi đó, đòi hỏi người quản lý phải có các thủ tục giám sát hữu hiệu đối với kết quả. Bên cạnh
những ưu điểm nêu trên, việc gia tăng ủy quyền có nhược điểm là có thể dẫn đến quyết định không thích hợp.
- Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: Chích sách nhân sự là thông điệp của đơn vị về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà đơn vị mong đợi từ nhân viên. Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật.
Các trong môi trường kiểm soát đều rất quan trọng, nhưng mức độ quan trọng của mỗi tùy thuộc vào từng đơn vị.