2.1. Giới thiệu khái quát công ty cổ phần VNTOURS
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của công ty cổ phần Vntour
(Nguồn: Phịng hành chính cơng ty cổ phần Vntour)
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức và bộ máy của công ty cổ phần Vntour
Dựa vào sơ đồ ta có thể thấy người đứng đầu công ty cổ phần Vntour là Tổng Giám Đốc bà Lê Thi Phương Diễm. Công ty hoạt động dưới sự đảm nhiệm và phụ trách bởi hai Phó giám đốc “ Trần Minh Luân” và “ Trần Hữu Tâm” mỗi phó giám đốc đảm nhiệm một cơng việc khác nhau, hổ trợ cho tổng giám đốc quản lý công ty hiệu quả. Chịu sự quản lý trực tiếp là các phòng ban như: bộ phận “ điều hành” , bộ phận “ kinh doanh”, bộ phận “ kế tốn”, bộ phận “ hành chính- IT” và cuối cùng là bộ phận “ makerting”. Mỗi phòng sẽ chịu trách nhiệm về chuyên mơn của mình, chẳng hạn như bộ phận “ điều hành” giữ vai trò quan trọng trong việc thiết kế chương trình du lịch phù hợp với nhu cầu của khách hàng, giao dịch, đàm phán với khách hàng. Ngồi ra, doanh nghiệp cịn chú trọng vào mảng kinh doanh, kết nối, liên hệ với các cơng ty, doanh nghiệp để tìm kiếm tour dành cho khách hàng, đưa đến tay khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất, là cầu nối doanh nghiệp với khách hàng. Hơn thế nữa, các bộ phận luôn hổ trợ, giúp đỡ nhau nhằm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
Hiện nay, tại công ty cổ phần Vntour Trưởng phịng kinh doanh do ơng Sơn Ngọc Hải lãnh đạo và chịu trách nhiệm giám sát.
Chức năng của các phịng ban, bộ phận thuộc cơng ty cổ phần Vntour.
Ban lãnh đạo.
TỔNG GIÁM ĐỐC (Lê Thị Phương Diễm)
PHÓ GIÁM ĐỐC (Trần Hữu Tâm) PHÓ GIÁM ĐỐC (Trần Minh Luân) BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TỐN BỘ PHẦN HÀNH CHÍNH - IT BỘ PHẬN MARKETING
Ban lãnh đạo gồm Giám đốc là Bà Lê Thị Phương Diễm, Phó Giám Đốc (ơng) Trần Minh Ln và Phó Giám Đốc (ơng) Trần Hữu Tâm. Ban lãnh đạo là cơ quan trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh cũng như việc hoạt động trước giám đốc và ban lãnh đạo của tổng công ty, là đơn vị lập kế hoạch hoạt động cho chi nhánh cũng như thay mặt cho công ty đàm phán với đối tác. Bên cạnh đó cịn có trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo tổng công ty.
- Giám đốc (GĐ): Là người đứng đầu chịu trách nhiệm về mặt pháp lý, hành chính của cơng ty. Quản lý điều hành các hoạt động, đề ra chiến lược và quyết định triển khai nhằm tạo tăng trưởng cho công ty. Giao nhiệm vụ cho các bộ phận để thực hiện, kiểm tra các hoạt động trong cơng ty theo đúng tiến độ. Xử lí các tình huống khó khăn xảy ra trong kinh doanh.
- Phó giám đốc (PGD): Tham gia hỗ trợ Giám đốc trong công tác điều hành và triển khai các chiến lược kinh doanh. PGD sẽ thay mặt GĐ để điều hành hoạt động công ty khi Giám đốc vắng mặt hoặc khi được ủy nhiệm. Đơn đốc, chỉ đạo các phịng ban thực hiện tốt các kế hoạch đề ra.
Bộ phận điều hành (BPĐH)
Đây là bộ phận quan trọng, là trung tâm của công ty lữ hành giúp tiến hành các công việc triển khai các chương trình du lịch của cơng ty một cách tốt nhất. Phịng điều hành là cầu nối giữa Cơng ty lữ hành và các nhà cung cấp dịch vụ. Hơn thế nữa, bộ phận điều hành là bộ phận đầu mối giúp triển khai tồn bộ cơng việc điều hành chương trình, cung cấp các dịch vụ có trong cơ sở kế hoạch, thơng báo số lượng khách có mặt trong chương trình du lịch.
Lập kế hoạch, triển khai các cơng việc có liên quan tới chương trình du lịch, như cơng tác đặt chỗ lưu trú tại khách sạn, các thủ tục visa, vận chuyển,… đảm bảo về mặt thời gian và chất lượng.
Duy trì mối quan hệ với các cơ quan hữu quan ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ, đàm phán, thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ. Để mang lại những sản phầm, dịch vụ tốt nhất, đảm bảo về mặt uy tín chất lượng cho cơng ty.
Theo dõi quá trình thực hiện chương trình du lịch, phối hợp cùng bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh tốn cho nhà cung cấp. Xử lý nhanh chóng các trừng hợp có thể xãy ra trong quá trình thực hiện chương trình du lịch. Theo sát, phối hợp với hướng dẫn viên, các nhà cung cấp, các bộ phận liên quan trong nội bộ giải quyết những thay đổi, phát sinh, xử lý sự cố nếu có.
Phân cơng, bàn giao chương trình du lịch cho Hướng dẫn viên. Bộ phận kinh doanh (BPKD)
Phòng kinh doanh khách lẻ (sale FIT)
Là phòng Sales khách lẻ (Free Individual Travellers), chuyên trách mảng bán và tư vấn cho khách các chương trình du lịch bị động.
Khách hàng ở đây là những khách nhỏ và lẻ có nhu cầu đi du lịch trong và ngồi nước. Lên kế hoạch cho chương trình phù hợp với từng đối tượng khác nhau. Đồng thời, phối hợp với các bộ phận phịng ban có liên quan để đem lại một chương trình du lịch làm hài lịng khách hàng. Ngồi ra cịn xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng để giữ chân khách hàng cũ mà mở rộng đến với khách hàng mới
Phối hợp với BPĐH, Marketing, HDV để đem lại những chương trình du lịch làm hài lịng khách hàng nhất có thể.
Phịng kinh doanh khách đồn (sale GIT)
Là phịng sale cho khách đồn ( Group Inclusive Tour), chuyên trách mảng tư vấn và chào bán tour cho 1 đồn khách. Thường là các cơng ty, tổ chức đi theo nhóm 20 người trở lên. Bộ phận GIT thường sẽ lấy ý kiến của trưởng đoàn và sắp xếp tour theo ý của đối tác đưa ra sao cho hợp lí nhất. Sau khi thiết kế và định giá sẽ chào đoàn và cho đối tác chọn hướng dẫn theo danh sách gợi ý của công ty, đôi khi phải đấu thầu để dành được hợp đồng
tour. Bộ phận này chịu rất nhiều áp lực vì phải cạnh tranh gay gắt với những cơng ty khác. Phối hợp với những phịng ban liên quan để hoạt động tốt.
Nghiên cứu và khai thác thị trường khách đồn. Phối hợp với trưởng đồn trong q trình làm việc nhằm hiểu rõ từng đối tượng khách để đưa ra những chương trình phù hợp nhất đến với cả đoàn khách. Mở rộng mối quan hệ với khách hàng.
Phịng sản phẩm
Thu nhập các thơng tin từ bên ngồi, các ý kiến phải hồi của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ và sản phẩm của công ty. Nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả về chương trình du lịch. Mang đến sự hài lòng của khách hàng. Nhân viên ln sáng tạo khơng ngừng, làm hết mình để cho ra những tour mới nhất, hấp dẫn nhất cho khách hàng. Mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mới với dịch vụ du lịch uy tín và chất lượng.
Phịng vé máy bay
- Bán vé máy bay cho khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại, email. - Kiểm tra vé máy bay cho khách hàng.
- Làm các thủ tục tại phịng vé: đặt/ xuất/ hồn/ huỷ vé. Phịng chăm sóc khách hàng.
- Xây dựng các kênh thơng tin, khách hàng có thể liên lạc, tiếp cận dễ dàng với thông tin của công ty, sản phẩm, giá cả và phương thức thanh toán.
- Tiếp nhận mọi thông tin phàn nàn, khiếu nại của khách hàng, đưa ra những phương hướng xử lý, trình bày ý kiến, báo cáo chi tiết trong cuộc họp giao ban.
- Lên kế hoạch, danh sách để thăm hỏi khách hàng, VIP, tổ chức, đoàn thể v..v.. nhằm giữ hân khách hàng. Luôn tiếp nhận ý kiến của khách hàng để đưa ra những phương án cải thiện dịch vụ góp phần cải tiến trong công việc.
- Báo cáo với các bộ phận có liên quan, nguyên nhân gây ra kết quả khơng tốt, chưa đạt từ phía khách hàng, từ đó đưa ra những giải pháp cải thiện.
Bộ phận kế tốn (BPKT)
Có nhiệm vụ hạch tốn q trình kinh doanh của cơng ty, tổ chức thực hiện các cơng việc tài chính như: theo dõi ghi chép lại tất cả các hoạt động giao dịch kinh tế, nhập xuất của cơng ty, tình hình tài chính qua các quý, giai đoạn của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật.
Thực hiện trả lương cho nhân viên, thanh toán với khách hàng, nộp thuế và lập kế hoạch về tài chính
Kiểm kê nhanh chóng về tồn bộ tài sản hiện có của cơng ty như: Vốn chủ sở hữu, những hoạt động thu – chi, cơng nợ cần phải thanh tốn và kết quả hoạt động kinh doanh nội bộ theo từng tháng – quý – năm để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Đưa ra bảng kế hoạch kinh doanh chi tiết cũng như kế hoạch tài chính của đơn vị. Đưa ra những ý kiến cho Lãnh đạo chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế tốn của Nhà nước và nội bộ tại đơn vị
Báo cáo định kì tình hình cơng ty theo quy định. Bộ phận hành chính- IT ( BPHC-IT)
- Bộ phận hành chính (BPHC)
Tham mưu và giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty. Tham mưu kịp thời cho Giám đốc về mọi việc tạo công ty, đặc biệt các chế độ liên quan đến lương thưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc.
Quản lý tồn bộ nguồn thu- chi theo đúng với pháp luật Xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn
Nhân sự còn liên hệ mật thiết với các phòng ban khác trong việc quản lí Nhân sự, là chiếc cầu nối hữu hiệu, hiệu quả giữa giám đốc và đội ngũ nhân viên trong cơng ty
Kiểm sốt việc mua sắm, sữa chữa, xây dựng.
Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính hàng năm của cơng ty trình Ban lãnh đạo cơng ty.
Phịng IT
Phịng IT tại cơng ty cổ phần Vntour đảm trách tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến việc bảo đảm cho các thiết bị công nghệ - thơng tin, máy tính, hệ thống mạng internet trong
cơng ty vận hành tốt nhất, hỗ trợ đắc lực cho các cơng việc của tất cả các phịng ban trong cơng ty
Bộ phận Makerting (BPMKT)
Tạo ra cầu nối trực tiếp giữa sản phẩm du lịch của công ty đến với khách hàng. Những hoạt động chạy quảng cáo trên trang web, facebook, zalo, google, instagram. Nhân viên triễn khai các tour du lịch mà công ty đang khai thác. Chịu trách nhiệm quảng bá hình ảnh nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh ở cơng ty. Ngồi ra, nhân viên thuộc bộ phận thiết kế phải đảm nhận vai trị thiết kế những chương trình du lịch và các trách nhiệm thiết kế những chương trình theo yêu cầu của khách hàng.
Nghiên cứu, thu thập thơng tin thị trường, giúp tìm ra xác định được xu hướng đi du lịch của khách hàng. Từ cơ sở nghiên cứu thị trường đó đưa ra những tư vấn cho các chương trình du lịch (giá cả, địa điểm, lịch trình du lịch, khách hàng mục tiêu,v..v…). Tiến hành những nghiên cứu thị trường khác dựa trên yêu cầu của cấp trên, xây dựng các chương trình để quảng bá, khuếch trương các sản phẩm du lịch với từng loại chất lượng, giá cả...
Chịu trách nhiệm chính các hoạt động truyền thơng, quảng cáo, khuyến mãi, khuyến mại và chăm sóc khách hàng của cơng ty.Phối hợp với phịng khách đoàn và khách lẻ. Nhận điện thoại và phàn nàn của khách hàng.
Phối hợp với phòng kinh doanh để thiết kế các mẫu quảng cáo trên trang web của công ty. Luôn đưa ra những thông tin về sản phẩm đến với khách hàng, cũng như tiếp nhận những phản hồi một các nhanh chóng nhất.