III. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÁC CHẾ ĐỘ VÀ VĂN BẢN HƯỚNG DẪN VỀ KẾ TOÁN
2.Nội dung cơ bản của chế độ và văn bản hướng dẫn về kế toỏn
Nội dung cỏc quy định phỏp lý về nghiệp vụ kế toỏn được đưa vào Chế độ và văn bản hướng dẫn kế toỏn doanh nghiệp bao gồm cỏc quy định về Chứng từ kế toỏn, Tài khoản kế toỏn, Sổ kế toỏn và Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh; Cụ thể như sau:
2.1. Chứng từ kế toỏn
Cỏc quy định phỏp lý về chứng từ kế toỏn là cỏc quy định về nội dung, biểu mẫu chứng từ, phương phỏp lập chứng từ, trỡnh tự luõn chuyển chứng từ và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toỏn.
Nhằm đảm bảo tớnh phỏp lý của chứng từ, chế độ chứng từ kế toỏn đưa ra cỏc quy định mang tớnh nguyờn tắc bắt buộc cỏc đơn vị phải tuõn thủ. Tuy nhiờn để thuận tiện cho việc thực hiện cụng tỏc kế toỏn ở đơn vị, cũng cú những quy định mang tớnh hướng dẫn để cỏc đơn vị vận dụng cho phự hợp với yờu cầu quản lý của đơn vị mỡnh.
2.1.1. Những quy định mang tớnh phỏp lý bắt buộc
Cỏc quy định mang tớnh phỏp lý bắt buộc của chứng từ bao gồm cỏc quy định về: Cỏc yếu tố của chứng từ, phương phỏp lập chứng từ, luõn chuyển chứng từ và bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toỏn; Cụ thể như sau:
- Cỏc yếu tố cơ bản của chứng từ gồm: Tờn gọi, số hiệu của chứng từ; ngày, thỏng, năm lập chứng từ; tờn, địa chỉ của đơn vị và nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trờn chứng từ, chữ ký…
- Cỏc quy định về lập chứng từ, ghi chộp nội dung kinh tế trờn chứng từ… như: Lập chứng từ phải rừ ràng, trung thực, kịp thời, đầy đủ cỏc yếu tố, phải dựng bỳt mực khụng phai, viết phải liờn tục, khụng được viết tắt, khụng ngắt quóng…
- Đối với chứng từ điện tử hoặc những chứng từ kế toỏn được lập và lưu trờn hệ thống mỏy tớnh phải đảm bảo phản ỏnh đầy đủ cỏc thụng tin kinh tế tài chớnh theo cỏc chỉ tiờu quy định và cỏc chứng từ này phải được in ra để lưu theo đỳng quy định.
- Cỏc quy định về ký chứng từ gồm: Ký chứng từ phải bằng bỳt mực, khụng được ký chứng từ kế toỏn bằng mực đỏ hoặc đúng dấu chữ ký khắc sẵn. Nghiờm cấm ký chứng từ kế toỏn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ. Riờng chứng từ kế toỏn dựng để chi tiền phải ký theo từng liờn…
- Ngoài ra cũn cỏc quy định về kiểm tra chứng từ kế toỏn, tổ chức luõn chuyển chứng từ và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toỏn…
- Cỏc hành vi bị nghiờm cấm như: Nghiờm cấm giỏm đốc và kế toỏn trưởng doanh nghiệp ký trờn chứng từ trắng, mẫu in sẵn, xuyờn tạc nội dung kinh tế của chứng từ, sửa chữa, tẩy xúa trờn chứng từ kế toỏn, huỷ bỏ chứng từ trỏi quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ, giả mạo chứng từ kế toỏn, sử dụng chứng từ khụng hợp lệ, khụng hợp phỏp…
Đối với cỏc mẫu chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp phải ỏp dụng theo đỳng biểu mẫu quy định trong Chế độ chứng từ kế toỏn doanh nghiệp. Trong quỏ trỡnh thực hiện, doanh nghiệp khụng được sửa đổi biểu mẫu do Nhà nước đó quy định. Trường hợp muốn bổ sung, sửa đổi biểu mẫu cho phự hợp với hoạt động đặc thự của doanh nghiệp thỡ phải được chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chớnh.
2.1.2. Những quy định mang tớnh hướng dẫn
Ngoài cỏc quy định mang tớnh bắt buộc phải tuõn thủ nờu trờn, Chế độ chứng từ kế toỏn cũn cú cỏc quy định mang tớnh hướng dẫn để cỏc doanh nghiệp vận dụng cho phự hợp với yờu cầu quản lý của đơn vị mỡnh, như:
- Đối với chứng từ kế toỏn mang tớnh hướng dẫn, Nhà nước hướng dẫn cỏc chỉ tiờu đặc trưng, trờn cơ sở đú đơn vị vận dụng vào điều kiện thực tế của mỡnh cho phự hợp. Doanh nghiệp cú thể thờm, bớt một số chỉ tiờu đặc thự, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thớch hợp với việc ghi chộp và yờu cầu nội dung quản lý hoạt động kinh doanh, nhưng phải đảm bảo tớnh phỏp lý cần thiết của chứng từ.
- Ngoài cỏc chứng từ quy định trong Chế độ chứng từ kế toỏn doanh nghiệp cú thể vận dụng để thiết kế thờm cỏc chứng từ để phục vụ cho yờu cầu kế toỏn quản trị của doanh nghiệp, tuy nhiờn cỏc chứng từ này vẫn phải đảm bảo đầy đủ những yếu tố cơ bản theo quy định.
2.2. Hệ thống tài khoản kế toỏn
Để hệ thống húa được thụng tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chớnh của đơn vị phục vụ cho quản lý, kế toỏn sử dụng phương phỏp tài khoản kế toỏn. Phương phỏp tài khoản kế toỏn được sử dụng để phõn loại đối tượng kế toỏn, phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của đối tượng kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin cho quản lý.
Để theo dừi và quản lý chặt chẽ toàn bộ tỡnh hỡnh tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thụng tin hữu hiệu cho quản lý, trong phần hướng dẫn Hệ thống tài khoản kế toỏn, Nhà nước cũng đưa ra những quy định mang tớnh nguyờn tắc, đồng thời cũng đưa ra những nội dung mang tớnh hướng dẫn vận dụng.
Cỏc quy định mang tớnh nguyờn tắc của hệ thống tài khoản kế toỏn gồm cỏc quy định về tờn gọi tài khoản, mó số tài khoản, nội dung kết cấu của tài khoản... như:
- Mỗi tài khoản kế toỏn chỉ phản ỏnh một đối tượng kế toỏn cú nội dung kinh tế riờng biệt, mỗi tài khoản kế toỏn cú tờn gọi riờng, số hiệu tài khoản cấp 1 được quy định thống nhất là 3 chữ số...
- Cỏc quy định về phương phỏp ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh vào tài khoản, cỏch thức phõn loại sắp xếp tài khoản kế toỏn như: Hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp bao gồm 9 loại Tài khoản trong Bảng cõn đối kế toỏn từ TK loại 1 đến loại 9 và 1 loại TK ngoài Bảng cõn đối kế toỏn, trong đú: Từ loại 1 đến loại 4 gồm cỏc tài khoản cú số dư cuối kỳ dựng để lập Bảng cõn đối kế toỏn. Cỏc tài khoản từ loại 5 đến 9 phản ỏnh doanh thu, chi phớ và kết quả kinh doanh được dựng để lập Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nờn khụng cú số dư cuối kỳ. Loại 0 bao gồm cỏc tài khoản ngoài Bảng cõn đối kế toỏn, phản ỏnh những tài sản khụng thuộc sở hữu của đơn vị nhưng đơn vị cú trỏch nhiệm quản lý, theo dừi hoặc những đối tượng kế toỏn cần theo dừi chi tiết.
Mỗi doanh nghiệp được lựa chọn hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng trờn cơ sở Hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất do Bộ Tài chớnh ban hành và phải tuõn thủ đầy đủ những quy định mang tớnh nguyờn tắc về nội dung, kết cấu và phương phỏp ghi chộp của từng tài khoản kế toỏn. Trường hợp doanh nghiệp cú nhu cầu bổ sung, sửa đổi khỏc với quy định trong Hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất thỡ được sự chấp thuận của Bộ Tài chớnh.
Để đảm bảo tuõn thủ những quy định mang tớnh nguyờn tắc nhưng vẫn phự hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp thỡ ngoài những quy định mang tớnh nguyờn tắc, cũng cú những quy định mang tớnh hướng dẫn để cỏc doanh nghiệp được vận dụng vào thực tế của đơn vị mỡnh như được chi tiết húa cỏc tài khoản kế toỏn từ cấp 3 trở lờn để phục vụ yờu cầu quản lý của đơn vị.
2.3. Hỡnh thức kế toỏn và Hệ thống sổ kế toỏn
Sổ kế toỏn là hỡnh thức biểu hiện của tài khoản kế toỏn dựng để ghi chộp, hệ thống và lưu giữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đó phỏt sinh cú liờn quan đến đơn vị kế toỏn. Đặc trưng của sổ kế toỏn là ghi chộp phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian và nội dung kinh tế theo đỳng quy định của phương phỏp kế toỏn trờn cơ sở của số liệu chứng từ kế toỏn.
Để đảm bảo vai trũ quan trọng nờu trờn, chế độ sổ kế toỏn cú những quy định mang tớnh bắt buộc về nội dung, biểu mẫu và phương phỏp ghi chộp trờn sổ kế toỏn, cỏc phương phỏp sửa chữa sai sút, cỏch thức quản lý và sử dụng sổ... như:
- Cỏc quy định về mở sổ, ghi sổ, người giữ sổ, như: Mỗi đơn vị kế toỏn chỉ được mở và giữ một Hệ thống sổ kế toỏn chớnh thức và duy nhất; Việc ghi sổ kế toỏn phải căn cứ vào chứng từ kế toỏn; Sổ kế toỏn phải được mở vào đầu niờn độ kế toỏn hoặc ngay sau khi cú Quyết định thành lập;…
- Cỏc quy định về yếu tố cơ bản của chứng từ, gồm: Ngày, thỏng ghi sổ; số hiệu và ngày, thỏng của chứng từ kế toỏn dựng làm căn cứ ghi sổ; Túm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh;...
- Cỏc quy định về ghi sổ kế toỏn, sửa chữa sổ kế toỏn, như: Ghi sổ phải theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh; Sổ kế toỏn phải ghi liờn tục từ khi mở sổ đến khi khúa sổ; Số liệu ghi trờn sổ kế toỏn phải rừ ràng, liờn tục, cú hệ thống, khụng được ghi xen kẽ, ghi chồng đố, khụng được bỏ cỏch dũng; Ghi sổ kế toỏn phải dựng mực tốt, khụng phải, cấm tẩy xoỏ;…
- Cỏc quy định về khúa sổ, quản lý sổ và lưu trữ sổ kế toỏn…, như: Hết kỳ kế toỏn, kế toỏn phải khúa sổ kế toỏn; Sau khi đó hoàn tất toàn bộ cụng việc kế toỏn, đơn vị phải sắp xếp, phõn loại, gúi buộc, liệt kờ, lập danh mục sổ kế toỏn lưu trữ và đưa vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị;…
Cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng cho doanh nghiệp bao gồm: Hỡnh thức Nhật ký chung; Hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ; Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ; Hỡnh thức Nhật ký Sổ Cỏi và Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Trong mỗi hỡnh thức sổ kế toỏn bao gồm những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trỡnh tự, phương phỏp ghi chộp và mối quan hệ giữa cỏc sổ kế toỏn. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn hỡnh thức kế toỏn để ỏp dụng phự hợp với điều kiện và yờu cầu quản lý của mỡnh.
Để thuận tiện cho việc thực hiện kế toỏn tại đơn vị, ngoài cỏc quy định mang tớnh bắt buộc nờu trờn thỡ Chế độ sổ kế toỏn cũn cú cỏc quy định mang tớnh hướng dẫn cho cỏc đơn vị vận dụng, như: Doanh nghiệp được lựa chọn một Hệ thống sổ kế toỏn ỏp dụng ở đơn vị căn cứ vào Hệ thống sổ kế toỏn do Bộ Tài chớnh quy định; Đơn vị kế toỏn được cụ thể húa cỏc sổ kế toỏn đó chọn để phục vụ yờu cầu kế toỏn của đơn vị; Cỏc đơn vị căn cứ vào yờu cầu quản lý để mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết cho phự hợp;...
2.4. Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh
Bỏo cỏo tài chớnh là hệ thống thụng tin tài chớnh về tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn, tỡnh hỡnh và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toỏn. Mục đớch của Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh là tổng hợp trỡnh bày một cỏch tổng quỏt toàn diện tỡnh hỡnh tài sản, cụng nợ nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Cung cấp cỏc thụng tin kinh tế tài chớnh chủ yếu cho việc đỏnh giỏ thực trạng tài chớnh của doanh nghiệp, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đó qua và những dự đoỏn trong tương lai. Thụng tin của bỏo cỏo tài chớnh là căn cứ quan trọng cho việc đề ra cỏc quyết định về quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hoặc đầu tư vào cỏc doanh nghiệp của cỏc nhà đầu tư, cỏc cổ đụng, chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Hiện nay Nhà nước chỉ quy định bắt buộc Hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh của doanh nghiệp, cũn Hệ thống Bỏo cỏo kế toỏn quản trị phục vụ nội bộ của doanh nghiệp thỡ do doanh nghiệp tự quy định trờn cơ sở hướng dẫn của Bộ Tài chớnh.
Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh doanh nghiệp bao gồm những quy định chung về lập bỏo cỏo tài chớnh, nơi nộp bỏo cỏo tài chớnh và thời hạn nộp và cụng khai bỏo cỏo tài chớnh, kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh,…
Cỏc quy định cụ thể về hệ thống bỏo cỏo tài chớnh, gồm: Nguyờn tắc lập; Nội dung biểu mẫu bỏo cỏo; Phương phỏp lập cỏc chỉ tiờu trờn cỏc Bỏo cỏo tài chớnh cụ thể: Bảng cõn đối kế toỏn; Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh; Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.