II. Thực trạng hoạt động phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong xuất khẩu của Tổng công ty
1. Tình hình triển khai hoạt động xuất khẩu rau quả của Tổng công ty
trong xuất khẩu của Tổng công ty
1. Tình hình triển khai hoạt động xuất khẩu rau quả của Tổng công ty Tổng công ty
1.1 Chuẩn bị thông tin thị trờng
Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty cũng tiến hành các nghiên cứu về nhu cầu thị trờng, về khách hàng, đối thủ cạnh tranh... kết hợp với các điểm mạnh của mình để chọn ra những bạn hàng phù hợp, kí kết đợc các hợp đồng xuất khẩu hiệu quả. Thời gian qua, Nga luôn đợc Tổng công ty xác định là một thị trờng truyền thống nhiều tiềm năng. Tổng công ty cũng có văn phòng đại diện tại đây có trách nhiệm nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của ngời tiêu dùng Nga, nói chung đây là thị trờng mà nguồn thông tin về nó khá chi tiết, đầy đủ. Tuy nhiên, một số thị trờng có hệ thống luật pháp khá phức tạp nh Mỹ thì nguồn thông tin mà các phòng kinh doanh của Tổng công ty nắm đợc còn khiêm tốn. Trong quá trình hoạt động, Tổng công ty đã xác định đợc các đối thủ cạnh tranh với mình trên thị trờng xuất khẩu là Trung Quốc và Thái Lan. Đây đều là các thị trờng có nhiều tiềm năng về các mặt hàng rau quả, nông sản xuất khẩu lại có khả năng cạnh tranh hơn hàng của Tổng công ty.
1.2 Lập phơng án kinh doanh
Hợp đồng kinh doanh xuất khẩu nào cũng đều đợc các đơn vị phụ trách lập phơng án kinh doanh cụ thể, căn cứ vào nguồn hàng sản xuất trong nớc, số lợng và chủng loại mặt hàng xuất khẩu trình lên để cấp trên xét duyệt. Nội dung của các phơng án kinh doanh đều bao gồm các thông tin về số phơng án, nội dung của ph- ơng án là gì, kinh doanh mặt hàng gì, giá trị của hợp đồng, với đối tác nào, số lợng là bao nhiêu, thời gian thực hiện hợp đồng bao lâu, lãi dự tính?..
Trong bộ chứng từ hàng xuất của Tổng công ty đều bao gồm: - Phơng án kinh doanh có chữ ký của ngời có thẩm quyền. - Giấy uỷ quyền
- Hợp đồng ngoại - Hợp đồng nội - Hoá đơn
- Th tín dụng (dẫn chiếu đến số của hợp đồng)
Trong những năm gần đây, khi mà thị trờng kinh doanh của Tổng công ty rộng lớn hơn, các bạn hàng phức tạp hơn thì Tổng công ty cũng đã chú trọng khâu này hơn. Từ việc tổ chức, sắp sếp lại các thông tin cần thiết, đến việc chọn nhân sự tham gia đàm phán, dự đoán các tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán... đều đợc chuẩn bị chu đáo cho các thơng vụ làm ăn lớn, nhất là với các đối tác giao dịch lần đầu. Song đa số các hợp đồng các bên đã đợc thoả thuận trớc và giao dịch qua phơng tiện điện tử và kết cấu hợp đồng tơng đối đơn giản (Phụ lục 1)
Các nhân viên kinh doanh trong Tổng công ty đều tinh thông về ngoại ngữ, ngoài Tiếng Anh là thông dụng ra thì còn có các cán bộ biết các ngoại ngữ khác nh Trung Quốc, Nhật, Đức... sẽ là đội ngũ quan trọng trong các cuộc đàm phán ở các thị trờng đó...
Việc thoả thuận các hợp đồng đều thông qua giao dịch e-mail, điện thoại, quan trọng là các mức giá chào hàng để cả hai bên đều có lợi; Từ đó Tổng công ty gửi hàng mẫu cho khách hàng đi đến ký kết một hợp đồng chính thức.
1.4 Kí kết hợp đồng nội
Việc tạo nguồn hàng cho hoạt động xuất khẩu đợc tiến hành thông qua việc kí kết các hợp động nội. Vì rau quả có đặc tính riêng, theo thời vụ nên trớc khi ký kết hợp đồng ngoại, Tổng công ty thờng tiến hành nghiên cứu kỹ thị trờng nội địa để chào hàng, sao cho đảm bảo về số lợng cũng nh chất lợng cho hợp đồng xuất khẩu. Nguồn cung ứng rau quả của Tổng công ty chủ yếu từ :
- Nguồn cung ứng rau:
+ Tại các nông trờng của Tổng công ty.
+ Mua từ các vùng sản xuất và của hộ gia đình vì từ các nông trờng của Tổng công ty thì không đủ.
Tổng công ty mua thông qua:
+ Tại các nông trờng do Tổng công ty quản lý: Mua theo đơn giá, sản lợng theo kế hoạch, vợt kế hoạch thì đơn vị đó đợc hởng mức giá u đãi
+ Các nhà sản xuất có quy mô lớn: Tổng công ty thu mua theo hợp đồng ký kết về giá cả và về sản lợng.
- Nguồn cung ứng quả:
Đợc chia thành 2 nguồn chính:
+ Từ các nông trờng chính: (Đồng Giao, Lục Ngạn, Bình Sơn, 25/3)
+ Từ vờn quả của các hộ nông dân, các trang trại sản xuất hàng hóa thông qua kí kết các hợp đồng.
Nếu từ các nông trờng trực thuộc thì qua thoả thuận. Còn đối với các chủ trang trại và chủ vờn thì Tổng công ty tiến hành kí kết hợp đồng từ khi cây bắt đầu ra hoa hoặc mua trực tiếp tại trang trại khi mùa thu hoạch đến.
Đây là việc làm không thuận lợi lắm đối với Tổng công ty vì nguồn nguyên liệu của Tổng công ty còn nhiều hạn chế, phân tán nên chất lợng sản phẩm cha ổn định, đồng đều gây khó khăn cho quá trình thâm nhập thị trờng nớc ngoài, khó khăn trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Vì thế, cũng có trờng hợp hàng mẫu của Tổng công ty gửi cho khách hàng đủ tiêu chuẩn nhng khi giao hàng, kiểm tra chất lợng không đều gây nhiều rủi ro đối với nhà xuất khẩu trong việc giao hàng, nhận tiền thanh toán.
1.5 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Tổng công ty luôn làm các thủ tục có liên quan để hoàn tất việc giao hàng cho nhà nhập khẩu nh xin giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), xác nhận của cơ quan kiểm dịch... (Phụ lục 3)
Thủ tục hải quan là bắt buộc đối với hàng xuất cũng nh hàng nhập. Tổng công ty không gặp khó khăn cũng nh rủi ro trong khâu này, song các cán bộ làm thủ tục này đều cố gắng tiến hành nhanh chóng để tiết kiệm thời gian, tăng độ an toàn cho sản phẩm rau quả xuất khẩu vì đây là loại hàng đòi hỏi khắt khe về thời gian bảo quản.
Ngoài ra, các thủ tục nh mua bảo hiểm, thuê vận chuyển... Tổng công ty cũng thờng đảm nhận. Việc chọn lựa các công ty bảo hiểm có uy tín, hay hãng vận tải có phơng tiện chuyên dụng nhằm đảm bảo phẩm chất của rau quả trong quá trình vận chuyển là rất quan trọng và đợc các nhân viên kinh doanh chú ý. Thông tin về tuyến đờng, cớc phí vận chuyển của các hãng tàu Tổng công ty đều nắm đ-
ợc, từ đó đa ra quyết định lựa chọn phơng tiện và các hãng phù hợp với hợp đồng ký kết. Rắc rối đối với Tổng công ty là phơng tiện vận tải góp phần rất quan trọng vào việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nhng để đảm bảo độ an toàn thì chi phí khá lớn lại ảnh hởng đến giá cả hàng hoá, từ đó làm giảm sức cạnh tranh của rau quả... Nhiều trờng hợp, do vận tải mà hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty gặp rủi ro vì sự chậm trễ, hợp đồng bị huỷ vì lô hàng bị h hỏng...
Mặc dù, điều kiện tự nhiên diễn biến phức tạp gây cho Tổng công ty không ít khó khăn về nguồn hàng phục vụ cho hoạt động xuất khẩu và các khó khăn ở khâu khác... nhng trong thời gian qua, kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty liên tục tăng lên và các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty không ngừng nghiên cứu các thị trờng mới và có nhiều hợp đồng xuất khẩu có lợi. Diễn biến thời tiết phức tạp, khắc nghiệt với hiện tợng sơng muối năm 2001 là một ví dụ nhng các thị trờng bạn hàng kinh doanh xuất khẩu của Tổng công ty tăng liên tục qua các năm.
Trong hoạt động xuất khẩu rau quả, Tổng công ty cũng đã gặp một số rủi ro; và từ mỗi vụ, Tổng công ty luôn đúc rút các kinh nghiêm cho công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro của Tổng công ty ngày càng hoàn thiện hơn.