II. Thực trạng hoạt động phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong xuất khẩu của Tổng công ty
Rủi ro trong khi lập phơng án kinh doanh, chuẩn bị đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu
phán kí kết hợp đồng xuất khẩu
Phơng án kinh doanh là cơ sở cho một hợp đồng xuất khẩu phát sinh. Phơng án kinh doanh phải tính toán đến các yếu tố tác động, xem xét khả năng đem lại lợi nhuận của phơng án là gì, có khả thi và triển vọng hay không?... để nộp lên cho cấp trên trình duyệt.
Đây là thủ tục bắt buộc đối với các đơn vị khi muốn kí kết hợp đồng xuất khẩu nào đó với thơng hiệu Vegetexco Việt Nam. Song cũng có những phơng án đa ra đợc cấp trên duyệt rồi nhng do các biến động của thời tiết, khí hậu, mất mùa ... mà một phơng án có tiềm năng không triển khai đợc. Rau quả chịu sự tác động nhiều của khí hậu nên Tổng công ty không thể chủ động kiểm soát đợc sự biến đổi thất thờng của nó. Trong năm 2001, với vụ rét đậm kéo dài, có nhiều đợt sơng muối, nhiệt độ xuống thấp làm giảm năng suất, chất lợng của dứa, vải... Nắng hạn đầu năm, tháng 9 ma nhiều làm mất mùa các cây ngắn ngày nh ngô, rau, da chuột, cà chua đầu vụ... Đó là các rủi ro không lờng trớc đợc, ảnh hởng đến việc lập và tiến độ triển khai phơng án kinh doanh.
Chuẩn bị thông tin, kế hoạch cho việc đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu, Tổng công ty thờng không xem trọng lắm vì hầu hết Tổng công ty đều chủ trơng duy trì mối quan hệ bạn hàng có uy tín và giao dịch đơn giản, tiết kiệm chi phí qua các phơng tiện điện tử nh mạng internet, máy điện thoại, máy fax... Sự thiếu sót này có thể làm cho Tổng công ty gặp rủi ro vì bạn hàng không đáng tin cậy hay gặp các đối tác cặn kẽ, "khó chơi" nh Trung Quốc... Thực tế, Tổng công ty cha gặp các rủi ro lớn khi đàm phán với các đối tác này vì trong các trờng hợp cần thiết, các bên đều sắp xếp một cuộc đàm phán trực tiếp. Nhng rủi ro khi không chuẩn bị thị trờng về thị trờng hay về đối tác mà Tổng công ty bị ép giá....
2.1.2 Các rủi ro trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng
Đây là quá trình tiến hành trao đổi ý kiến của Tổng công ty với các chủ thể nhằm đi tới thống nhất các quan điểm, cách giải quyết các vấn nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai bên để đi tới việc kí kết một hợp đồng kinh doanh xuất khẩu.
Trong một cuộc đàm phán, hai bên cùng thoả thuận về nhiều điều khoản quan trọng, phức tạp; làm thế nào để các bên cùng có lợi, cùng kí kết vào một bản hợp đồng một cách suôn sẻ là vấn đề quan trọng. Vì hợp đồng sẽ là cơ sở cho các hoạt động sau này, có tác dụng làm căn cứ để dẫn chiếu đến quyền lợi, trách nhiệm của các bên tham gia trong giao dịch xuất khẩu.
Rủi ro trong giai đoạn này của Tổng công ty, thờng xuất phát từ các nguyên nhân khách quan nh yếu tố thời vụ, thời tiết... làm giá biến động nhiều. Giới hạn về giá cả cũng đợc đặt ra khi hai bên đàm phán nhng thực tế đến thời điểm giao hàng cho đối tác, giá đột ngột tăng mạnh vợt khung thời gian đa ra khi thoả thuận, làm Tổng công ty phải gánh chiu các thiệt hại này.
Khi đàm phán về số lợng rau quả, vì thiếu vùng nguyên liệu, chất lợng không ổn định, công suất các nhà máy chế biến thì hoạt động không hết năng suất... làm cho đối tác có thể ép Tổng công ty ở mức giá rẻ vì Tổng công ty không
đủ số lợng. Nếu không nghiên cứu thị trờng trớc khi đàm phán với đối tác thì trong quá trình đàm phán ta rất dễ rơi vào thế bị động và chịu nhiều thua thiệt.
Đàm phán về bao bì, ký mã hiệu: Trong hợp đồng xuất khẩu thông thờng của Tổng công ty thì không quy định tỉ mỉ, nhng trong hoạt động kinh doanh, Tổng công ty cha gặp khó khăn, tổn thất nào về điều khoản này. Tổng công ty cũng đàm phán khá cẩn thận về điều khoản này trong các thơng vụ làm ăn với các công ty làm ăn lớn, yêu cầu cẩn thận về điều khoản này. Khi đàm phán về hợp đồng xuất khẩu với bạn hàng Nga để giúp tiêu thụ hàng, khắc phục khó khăn của công ty Pinto vào năm 1995, điều khoản này đã đợc đàm phán và ký kết khá chi tiết.
Đàm phán về chất lợng rau quả: Với rau quả, để đợc ngời tiêu dùng chấp nhận thì yêu cầu về đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cũng nh màu sắc, mùi vị, d lợng thuốc bảo vệ thực vật... luôn luôn đợc quan tâm hàng đầu. Vì thế mà các bạn hàng của Tổng công ty ở các thị trờng khó tính luôn chú trọng tới việc đàm phán để đa ra các quy cách, phẩm chất mà ngời tiêu dùng trên thị trờng đó chấp nhận. Hoạt động đàm phán của Tổng công ty nhìn chung thờng qua giao dịch điện thoại với các khách hàng quen nên thờng hợp đồng theo các form có sẵn, không phức tạp lắm. Việc làm này góp phần tiết kiệm chi phí, giao dịch diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian... nhng vì nó mà Vegetexco từng gặp phải các rủi ro liên quan đến điều khoản này trong quá trình thực hiện hợp đồng, gây ra các tranh chấp, xung đột giữa các bên. Rủi ro này sẽ đợc đề cập trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Hoạt động đàm phán khi tiến hành kinh doanh xuất khẩu của Tổng công ty nói chung còn đơn giản dựa vào sự bùng nổ của công nghệ thông tin, sự phát triển của hệ thống giao dịch thơng mại điện tử, nên tiết kiệm đợc nhiều chi phí, sức lực. Kèm theo đó là Vegetexco không có cơ hội gặp gỡ trực tiếp đối tác nên có thể bị lừa lấy hàng, đối tác không có thật... Vì đa số các hợp đồng xuất khẩu của Tổng công ty có quy mô không lớn lắm nên hình thức hợp đồng theo
các form có sẵn không gây khó khăn, rủi ro gì nhiều trong khâu đàm phán nhng hầu nh các rủi ro đều phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2.1.3 Các rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng:
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, Tổng công ty đóng vai trò là ngời xuất khẩu với nghĩa vụ giao hàng. Ngoài ra còn có các nghĩa vụ khác có liên quan nh: xin giấy phép xuất khẩu, thuê phơng tiện chuyên chở hàng hoá, mua bảo hiểm, xin các giấy chứng nhận xuất xứ...