3.3.1 Mở rộng diện tích kho
Các phòng làm việc của Trung tâm được bố trí tại toà nhà D của Trường với
tổng diện tích 1.382 m2 bao gồm: 2 phòng đọc với khoảng 450 chỗ ngồi, phòng mượn
sách giáo trình và tài liệu tham khảo, phòng đào tạo người dùng tin, phòng bổ sung - biên mục và phòng thông tin. Với lượng sinh viên 1500 - 2000 lượt/ ngày thì diện tích trên là quá nhỏ. Do đó, Trung tâm thường xuyên quá tải trong các giờ cao điểm, điều này đã gây không ít khó khăn cho bạn đọc trong quá trình sử dụng thư viện
Tổ chức kho mở đòi hỏi phải có diện tích kho rộng để bố trí các giá sách phù hợp cho NDT sử dụng và điều quan trọng là phải thuận tiện để cán bộ thư viện quan sát. Tuy nhiên, các phòng của kho mở hiện nay lại khá bất cập, diện tích kho mở nhỏ, các phòng trong kho mở lại bị ngăn cách nhau bởi các bức tường (do tận dụng lại lớp học, các phòng ban, khoa) nên tầm nhìn của cán bộ thư viện luôn bị che
86
khuất. Do đó, tình trạng mất sách, tài liệu bị xé dọc vẫn xảy ra, mặc dù cán bộ thư viện đã tăng cường kiểm tra, giám sát. Hơn nữa, diện tích kho nhỏ nên số lượng giá sách bị hạn chế, điều này dẫn đến tình trạng sách trên các giá bị xếp chặt, không có chỗ trống hoặc có rất ít chỗ trống cho sách mới về, trong khi đó số lượng vốn tài liệu của Trung tâm rất đa dạng phong phú, tài liệu mới liên tục được bổ sung về. Do không có chỗ sắp xếp nên một số lượng lớn tài liệu của Trung tâm phải bó lại và cất vào kho lưu của Trung tâm. Chính vì vậy, hiện nay lượng tài liệu được đưa ra phục vụ tại kho mở còn hạn chế, chưa phản ánh được thực tế số lượng vốn tài liệu phong phú của Trung tâm. Điều này ít nhiều ảnh hưởng đến việc khai thác và sử dụng thông tin của bạn đọc khi họ tìm kiếm tài liệu.
Vì thế, để kho mở hoạt động có hiệu quả và để bảo quản tốt vốn tài liệu của kho mở, đòi hỏi Trung tâm phải được mở rộng hơn về diện tích, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm việc và bạn đọc tìm kiếm tài liệu
3.3.2 Ứng dụng công nghệ hiện đại 3.3.2.1 Trong quản lý, mƣợn trả tài liệu 3.3.2.1 Trong quản lý, mƣợn trả tài liệu
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động thư viện nói chung và trong kho mở nói riêng là xu thế phát triển phổ biến hiện nay. Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ để giảm bớt lao động chân tay, tăng năng suât, giảm biên chế, tạo thuận lợi cho người sử dụng thư viện. Thư viện phải được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại chuyên dụng như:
* Công nghệ sóng radio – RFID (Radio Frequency Identification)
Hiện nay có rất nhiều thư viện của các trường đại học và các thành phố trên thế giới đang sử dụng vi mạch bán dẫn đặc biệt và được biết đến như các thẻ RFID. RFID được ứng dụng trong quá trình tự động hoá việc mượn trả, kiểm kê, chống trộm và phân loại tự động tài liệu.
- Thành phần của RFID
Một hệ thống RFID cơ bản bao gồm 2 thành phần chính:
+ Phần cứng: gồm có thẻ (con tem), anten, máy đọc thẻ, máy chủ
+ Phần mềm: gồm có phần mềm trung gian (middle ware) và phần mềm ứng dụng (trong lĩnh vực thư viện nó là các phần mềm quản trị thư viện).
- Quy trình hoạt động của RFID.
Bao gồm các công đoạn nhập thông tin vào thẻ, mượn/trả tài liệu, phân loại tài liệu tự động, kiểm kê kho. Thông tin ở mỗi công đoạn này đều được cập nhật vào hệ thống quản trị thư viện.
87 + Nhập thông tin vào thẻ
Mỗi tài liệu cần quản lý sẽ được dán một thẻ RFID. Trong thẻ RFID chứa các thông tin về đối tượng mà nó được dán lên. Đối với công nghệ mã vạch, thông tin lưu trên mỗi mã vạch chỉ có duy nhất một thông tin đó là số đăng ký cá biệt của tài liệu hoặc số nhận dạng tài liệu; còn thông tin lưu trên các thẻ RFID có thể là số hiệu biểu ghi, nhan đề tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt,… tùy thuộc vào mục đích quản lý tài liệu của thư viện và khả năng lưu trữ của thẻ. Các thiết bị để nhập thông tin bao gồm: máy tính chứa phần mềm ứng dụng, máy đọc, anten và tài liệu đã được dán thẻ. Để đưa các thông tin này vào thẻ, người ta nhập các thông tin thư mục lên phần mềm chuyên dụng hoặc lấy thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của phần mềm thư viện quản lý thư viện. Máy tính có chứa phần mềm chuyên dụng kết nối với máy đọc và anten sẽ truyền dữ liệu vào thẻ dán trên tài liệu.
+ Mượn/trả tự động
Khi ứng dụng cộng nghệ RFID, quá trình mượn/trả tài liệu có thể được tiến hành bằng 2 cách: mượn/trả tại bàn hoặc mượn /trả tự động.
Mượn/trả tại bàn: khi tiến hành mượn/trả một tài liệu bạn đọc tới trực tiếp bàn của thủ thư. Quá trình mượn/trả gần giống với mượn/trả sử dụng công nghệ mã vạch. Thủ thư sẽ dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn vào phần mềm ứng dụng.
Mượn/trả tự động: đây là một ưu điểm vượt bậc so với công nghệ sử dụng mã vạch, khi mượn/trả một tài liệu bạn đọc sẽ không cần đến sự hỗ trợ của thủ thư. Cách này thường được áp dụng đối với kho sách tổ chức theo hình thức kho mở. Để tiến hành mượn một tài liệu, bạn đọc chỉ cần mang thẻ bạn đọc và tài liệu tới các máy mượn sách. Thao tác đầu tiên là đưa thẻ vào máy để máy nhận biết thông tin của người mượn sau đó bạn đọc để sách lên máy để anten của máy đọc kích hoạt thẻ gửi thông tin về tài liệu tới bộ đọc. Thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được các phần mềm trung gian và phần mềm thư viện điện tử xử lý sau đó hiện thông tin lên màn hình để người mượn theo dõi. Nếu thông tin mượn trên màn hình là đúng thì người mượn thực hiện thao tác chấp nhận mượn và sẽ nhận được một tờ giấy biên nhận do máy tính in ra.
+ Kiểm kê tự động
Việc kiểm kê với thẻ RFID được thực hiện với tốc độ khá nhanh. Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê trực tiếp với máy chủ sử dụng
88
phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.
+ Phân loại tài liệu tự động
Trong mỗi thẻ RFID có chứa thông tin về môn loại và kết hợp với hệ thống phân loại tự động giúp cho việc phân loại và sắp xếp tài liệu ở mức sơ bộ. Nó hỗ trợ đắc lực cho các thư viện tổ chức theo kho mở.
Với nhiều ưu thế về mặt công nghệ, xong chi phí giá thành cao nên để áp dụng vào kho mở đòi hỏi phải có kinh phí đầu tư lớn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hệ thống giá nén
Tổ chức kho mở đòi hỏi phải có diện tích kho lớn, có đủ chỗ để sắp xếp các giá sách, tài liệu trên giá phải được sắp xếp sao cho thuận lợi nhất cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu. Đối với những thư viện có diện tích nhỏ hẹp như Trung tâm TTTV ĐH Luât Hà Nội thì việc đưa hệ thống giá nén vào sử dụng là rất cần thiết, bởi vì giá nén có các tiện ích sau:
+ Có diện tích lớn, tiết kiệm không gian
+ Giá làm bằng thép hộp, thép lá, nhôm đúc, bên ngoài được sơn tĩnh điện nên có khả năng chống các tác nhân làm hại sách, tài liệu như mối, mọt, ẩm thấp
+ Có khả năng cơ động cao nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lấy sách và tài liệu ra khỏi giá
+ Giá di động trượt trên hệ thống rãnh làm bằng nhôm đúc nhờ các ray trượt, bánh răng truyền lực. Phía đầu hồi có các khe nhỏ để cài tiêu đề
- Ứng dụng công nghệ thông tin
Trung tâm đã ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 2002 vào hoạt động thông tin thư viện. Hiện nay, Trung tâm đã được đầu tư hơn 150 máy tính có nối mạng internet, wifi phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của cán bộ thư viện cũng như bạn đọc. Tuy nhiên, hệ thống máy tính hiện đại nhưng đường truyền kém nên hiện tượng mất mạng internet thường xuyên xảy ra, libol hay bị lỗi. Điều đó đã làm giảm đáng kể hiệu quả hoạt động của thư viện nói chung và kho mở nói riêng. Vì vậy, trong thời gian tới, Trung tâm cần phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Tin học của Trường, tìm ra các giải pháp để hệ thống mạng hoạt động hiệu quả hơn.
3.3.2.2 Trong bảo quản tài liệu
Trong văn bản Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ có ghi:
89 “II- TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN 1. Phương tiện bảo quản
- Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
- Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc. 2. Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm
- Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm tại trung tâm của phòng.
- Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.
- Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
3. Quạt thông gió
- Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
- Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó.
4. Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí
- Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho và vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
- Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
5. Thiết bị phòng chống cháy
- Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
- Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước... vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.
- Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.
6. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu
Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.”
90
Hiện tại, Trung tâm mới chỉ được trang bị hệ thống điều hòa, quạt thông gió tại các kho mở. Các giá sách của kho mở đã được trang bị lại bằng các giá sắt có sơn chống gỉ. So với những hướng dẫn trên thì Trung tâm còn thiếu khá nhiều trang thiết bị dành cho bảo quản tài liệu. Công tác bảo quản tài liệu cũng chỉ dừng lại bằng các việc làm thủ công: cắt, dán tài liệu bị rách, đóng bìa các tạp chí lưu, đặt thuốc nhử chuột, mối… chưa có một phương tiện hay thiết bị hiện đại nào hỗ trợ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các phương pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế được phần nào các tác nhân gây hủy hoại tài liệu nhưng thường mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, ảnh hưởng tới sức khỏe con người, giảm tuổi thọ của tài liệu nếu dùng nhiều hóa chất. Do vậy, việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào bảo quản tài liệu là cần thiết. Hiện nay, một số nước trong khu vực và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã ứng dụng việc lưu trữ tài liệu bằng chụp microfim, hoặc đĩa từ có dung lượng lớn thông qua các phần mềm xử lý chuyên ngành, số hóa tài liệu. Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ vào lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử cho bạn đọc. Những tài liệu quý hiếm có thể nhân bản, hoặc số hóa rồi đưa ra phục vụ, bản chính lưu để bảo quản tốt hơn. Bên cạnh đó, Trung tâm cần trang bị thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản như: hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy, máy tạo ẩm, máy hút ẩm, máy lọc không khí… Như thế, công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm sẽ được thực hiện tốt hơn.
3.3.3 Trang bị thiết bị an ninh thƣ viện
Để tổ chức kho mở, điều quan trọng là Trung tâm phải được trang bị các thiết bị an ninh để tránh tình trạng thất thoát kho sách. Tổ chức kho mở từ năm 2007 nhưng đến nay, Trung tâm mới chỉ được trang bị hệ thống cổng an ninh thư viện và các thiết bị đi kèm. Tuy nhiên, cả Trung tâm chỉ được trang bị duy nhất một cổng từ, đặt ở cửa ra vào của Trung tâm. Cổng từ hoạt động lại không ổn định, lúc được lúc không nên tình trạng thất thoát tài liệu vẫn xảy ra. Trong thời gian tới, Trung tâm cần trang bị thêm hệ thống cổng từ, đối với cổng từ cũ cần có biện pháp để cổng từ hoạt động có hiệu quả hơn nữa
Như đã nói ở trên, diện tích kho mở của Trung tâm rất nhỏ, các phòng bị ngăn cách nhau bởi các bức tường, tầm nhìn của cán bộ thư viện bị che khuất nên hiện tượng mất sách, tài liệu bị xé dọc vẫn xảy ra. Ý thức được những hạn chế trên, Ban giám đốc Trung tâm đã xin nhà trường trang bị hệ thống camera giám sát nhưng
91
hiện tại nhà trường vẫn chưa duyệt. Điều này đã gây ra nhiều khó khăn cho kho mở trong quá trình hoạt động.
Vì thế, để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động và bảo quản tốt tài sản của kho mở, trong thời gian tới, Ban giám đốc Trung tâm cần tích cực hơn nữa trong việc giải trình lắp đặt camera với nhà trường, để kho mở của Trung tâm được trang bị hệ thống camera giám sát.
3.3.4 Bổ sung tủ gửi đồ
Tủ gửi đồ là yếu tố không thể thiếu trong tổ chức kho mở của mỗi thư viện. Bởi vì, bạn đọc muốn vào sử dụng thư viện, bắt buộc họ phải để đồ đạc, túi xách… bên ngoài. Hiện nay, Trung tâm được trang bị 366 tủ gửi đồ nhưng với số lượng 1500-2000 lượt sinh viên/ngày, số lượng tủ gửi đồ như thế không đáp ứng được hết nhu cầu của sinh viên, xảy ra tình trạng bạn đọc đứng chờ hàng dài để mượn chìa khóa tủ gửi đồ mỗi khi đến giai đoạn cao điểm: làm bài tập, thi hết môn… Bên cạnh đó, một số bạn đọc không có ý thức đã mượn chìa khóa tủ gửi đồ (mặc dù không vào thư viện) để giữ chỗ. Trung tâm đã có những biện pháp kiểm tra, đưa ra các biện pháp xử lý đối với bạn đọc vi phạm nhưng tình trạng mượn chìa khóa không đúng mục đích vẫn xảy ra.
Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng hoạt động của kho mở, Ban giám đốc Trung tâm cần phải bổ sung thêm một lượng lớn tủ gửi đồ để đáp ứng được nhu