3.4.1 Nâng cao trình độ và tăng cƣờng cán bộ phục vụ tại kho mở
3.4.1.1 Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện
Cán bộ phục vụ kho mở phải là những người có đủ trình độ hiểu biết chuyên
môn về khoa học thư viện, có kiến thức cơ bản về phân loại tài liệu, hiểu rõ khung phân loại thư viện đang sử dụng, cách cấu tạo ký hiệu xếp giá… để sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí trên giá và hướng dẫn cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu dễ dàng
Mặt khác, trong điều kiện đào tạo tín chỉ như hiện nay, khi mà nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng nhiều và nâng cao thì cán bộ thư viện đòi hỏi phải có trình độ tương xứng để có thể đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của người dùng tin. Bên cạnh
92
những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ thư viện bắt buộc phải có hiểu biết về chuyên ngành mà thư viện phục vụ. Là thư viện chuyên ngành luật nên cán bộ thư viện cũng phải có sự hiểu biết nhất định về khoa học pháp lý để hiểu rõ các loại tài liệu chuyên ngành luật, vận hành tốt hệ thống thông tin được quản lí, xử lí dữ liệu, phân loại và sắp xếp tài liệu đúng chuyên ngành. Vì vậy, hầu hết các CBTV của Trung tâm đều có 2 văn bằng: cử nhân thông tin thư viện và cử nhân luật. Những cán bộ trẻ mới tuyển dụng, chưa có bằng cử nhân luật được Ban Giám đốc tạo điều kiện về thời gian để học thêm văn bằng 2 về luật.
Trong quá trình thực hiện dự án SIDA, Trung tâm cũng thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn cho các CBTV cập nhật các kiến thức về nghiệp vụ thư viện trong và ngoài nước do các giáo viên, chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực thư viện tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành thông tin thư viện của Đại học Văn hoá, Đại học Quốc gia Hà Nội, các chuyên gia của Thuỵ Điển, Canada giảng dạy về kĩ năng xử lí thông tin, biên mục tài liệu theo chuẩn Marc21, AACR2, phân loại, từ khoá; kĩ năng tra cứu thông tin; kĩ năng tư vấn, giải quyết các tình huống; đào tạo NDT và các kĩ năng mềm khác như thái độ, tác phong phục vụ NDT chuyên nghiệp. Các hội thảo khoa học cũng được tổ chức thường xuyên cho CBTV của các thư viện chuyên ngành luật ở Việt Nam để học tập, trao đổi kinh nghiệm làm việc, quản lí một thư viện hiện đại và mở ra cơ hội hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện luật tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần tạo điều kiện khuyến khích để các cán bộ tham gia học tập nâng cao trình độ, bồi dưỡng thêm những kiến thức mới về tổ chức quản lý kho tài liệu đặc biệt là kho mở để phù hợp với xu thế phát triển các phương thức phục vụ mới
Việc ứng dụng ngày càng nhiều công nghệ thông tin đòi hỏi cán bộ thư viện cần phải có năng lực thích ứng với công nghệ mới, vận hành và làm chủ những phương tiện kỹ thuật để phục vụ công việc của mình. Tuy nhiên, trên thực tế, đội ngũ cán bộ kho mở nói riêng và thư viện nói chung vẫn còn nhiều hạn chế về năng lực công nghệ thông tin.Trung tâm được đầu tư một hệ thống máy móc hiện đại nhưng mỗi khi gặp sự cố, cán bộ thư viện không tự xử lý được mà phải nhờ đến sự giúp đỡ của cán bộ tin học thuộc Trung tâm Tin học của Trường. Vì thế, trong thời gian tới, Ban giám đốc Trung tâm cần tạo điều kiện cho cán bộ thư viện, nhất là những cán bộ trẻ đi học tập và nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ để có thể đáp ứng được những công việc của một thư viện hiện đại.
93
Tóm lại, bên cạnh các kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, cán bộ thư viện kho mở cần có một số kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp và ứng xử nhanh nhạy trong mọi tình huống.
- Kỹ năng truy cập thông tin, hiểu đầy đủ và chính các nhu cầu của bạn đọc. - Khả năng sử dụng các nguồn tin, biết cách định hướng và sử dụng các nguồn thông tin để cung cấp thông tin cho bạn đọc một cách hiệu quả.
- Phải có trình độ ngoại ngữ nhất định để có thể tổng hợp tìm tin từ nhiều nguồn tài liệu, giúp bạn đọc vượt qua rào cản ngôn ngữ để họ tiếp cận được với thông tin.
- Sử dụng thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, làm chủ được các nguồn tin, có khả năng tiếp quản và quản trị tốt hệ thống trang thiết bị phần mềm đang sử dụng, biết cách định hướng và cung cấp tin một cách nhanh chóng cho người dùng tin trong kho mở.
Không chỉ quan tâm đến đào tạo kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học… Cán bộ thư viện cần bồi dưỡng đạo đức tác phong, giáo dục lòng yêu nghề, tự hào về nghề nghiệp, giúp họ rèn luyện những phẩm chất nhiệt tình, cần cù, năng động và sáng tạo hơn trong công việc và điều quan trọng hơn cả là người cán bộ trong kho mở phải luôn tạo ra được sự thân thiện, thoải mái, gần gũi khi bạn đọc đến với kho mở nói riêng và thư viện nói chung.
3.4.1.2 Tăng cƣờng cán bộ bảo quản tài liệu
Theo Jan Paris – Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina “ Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong dây chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua với khả năng ngày mai”.
Một cán bộ bảo quản chuyên nghiệp là một người được đào tạo, có kiến thức thực tiễn và lý thuyết rộng về những lĩnh vực sau:
- Lịch sử, khoa học và thẩm mỹ của tài liệu và kỹ thuật lưu giữ tài liệu; - Nguyên nhân những tài liệu này hỏng hoặc bị phá hủy;
- Các cách và chất liệu có thể được dùng trong xử lý bảo quản; - Ngụ ý của các xử lý được đề xuất
Trung tâm TTTV ĐH Luật Hà Nội tổ chức kho mở nhưng hiện chưa có một cán bộ nào chuyên làm công tác bảo quản tài liệu. Công tác bảo quản tài liệu cũng mới chỉ được thực hiện một cách thủ công, cán bộ thư viện thông qua công việc hàng ngày, hàng quý, tìm ra những quyển sách rách nát, bung bìa, sau đó phục chế,
94
dán lại và đem ra phục vụ. Tài liệu nào quá rách nát, hoặc cũ không thể phục chế được thì đưa vào danh mục thanh lý. Đội ngũ cán bộ của Trung tâm cũng chưa được đào tạo các kiến thức về bảo quản tài liệu nên trong công việc đôi khi còn lúng túng. Để kho mở hoạt động có hiệu quả và tài liệu được bảo quản tốt hơn, Trung tâm cần có một bộ phận cán bộ chuyên làm công tác bảo quản, được đi học các lớp chuyên môn về bảo quản tài liệu. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần có biện pháp nâng cao ý thức của bạn đọc trong việc sử dụng tài liệu. Bởi công tác bảo quản tài liệu có được thực hiện tốt nhưng ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc không cao thì tuổi thọ của tài liệu cũng giảm đi đáng kể.
3.4.2 Chú trọng đào tạo ngƣời dùng tin 3.4.2.1 Đào tạo kiến thức thông tin 3.4.2.1 Đào tạo kiến thức thông tin
Người dùng tin là đối tượng mà thư viện hướng tới, họ vừa là đối tượng phục vụ của thư viện, vừa là người sản sinh ra những thông tin mới. Việc đào tạo người dùng tin ở các thư viện là vô cùng quan trọng, giúp họ hiểu được cơ chế tổ chức, hoạt động của thư viện, đồng thời biết sử dụng tối đa nguồn lực thông tin hiện có.
Hiện nay, công tác đào tạo người dùng tin tại Trung tâm được thực hiện khá bài bản, bao gồm 2 phần lớn:
- Phần giới thiệu khái quát về Thư viện, các nội quy, quy định của Trung tâm được giảng tập trung trên hội trường với nhiều lớp tham gia (3 lớp/buổi)
- Khoá học kỹ năng thông tin được chia thành 2 nội dung:
+ Phần lý thuyết tra cứu thông tin: hướng dẫn bạn đọc truy cập vào hệ thống máy tính, tra cứu mục lục thư viện, tạp chí Luật học điện tử, và tìm kiếm văn bản pháp luật trên mạng Internet.
+ Phần thực hành: Bạn đọc sẽ được dẫn đi tham quan các bộ phận phục vụ của Thư viện
Do thực hiện bài bản như thế nên công tác đào tạo người dùng tin của Trung tâm đã mang lại những hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, việc đào tạo người dùng tin mới chỉ thực hiện bắt buộc đối với sinh viên chính quy và học viên cao học của trường. Trong khi đó, đối tượng người dùng tin của trường còn bao gồm cả sinh viên văn bằng 2, nghiên cứu sinh, cán bộ, giảng viên và bạn đọc ngoài trường. Nếu việc tập huấn là tự nguyện đối với các đối tượng này thì lượng người tham gia tập huấn sẽ rất ít. Khi vào thư viện, họ sẽ rất bỡ ngỡ, không biết thư viện có những nguồn tài liệu nào, không biết kho mở của thư viện tổ chức ra sao, nội quy, quy định thế nào…. Do đó, người dùng tin sẽ không tìm được tài liệu thỏa mãn nhu cầu của họ. Thiết nghĩ, trong thời gian tới, Ban giám đốc Trung tâm
95
nên quyết định việc tập huấn là bắt buộc đối với mọi đối tượng người học, cán bộ, giảng viên trong trường. Như thế, người dùng tin mới hiểu hết được về nội quy, quy định, nguồn lực thông tin, cách thức tổ chức sắp xếp kho mở của Trung tâm…nhằm giúp họ khai thác tối đa nguồn tài liệu, thỏa mãn nhu cầu của họ.
Hiện nay, Trung tâm được nhà trường mua cơ sở dữ liệu luật nước ngoài Heionline. Tuy nhiên, lượng truy cập vào CSDL này là rất ít, gây tốn kém và lãng phí cho nhà trường. Trong việc đào tạo người dùng tin, CSDL Heionline chỉ được nhắc qua, nếu ai có nhu cầu thì cán bộ tập huấn sẽ giải đáp thêm. Vì đây là CSDL tiếng Anh nên sinh viên năm đầu thường không để ý vì trình độ tiếng Anh của họ còn hạn chế, hơn nữa họ chưa đi sâu vào học chuyên ngành nên chưa thực sự hiểu được lợi ích mà CSDL này mang lại. Vì thế, Trung tâm nên tổ chức tập huấn lại cho NDT vào đầu năm thứ 3, khi đó, cán bộ thư viện sẽ đi sâu vào giảng về CSDL Heinonline, cập nhật cho NDT về nguồn tài liệu chuyên ngành, tư vấn và giới thiệu cho NDT các kỹ năng tìm kiếm thông tin nâng cao, các nguồn tài liệu NDT cần trong hai năm cuối…. Nếu làm tốt điều này, hiệu quả hoạt động của kho mở sẽ nâng cao, thỏa mãn được nhu cầu của người dùng tin.
Để làm tốt được công tác đào tạo người dùng tin, yêu cầu cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững, trình độ ngoại ngữ, tin học và trình độ hiểu biết về luật.
3.4.2 Nâng cao ý thức, trách nhiệm của ngƣời dùng tin khi sử dụng tài liệu
Hiện nay, công tác đào tạo người dùng tin trong kho mở mới chỉ chú trọng vào việc giới thiệu cho bạn đọc về nội quy, quy chế hoạt động của thư viện, giới thiệu nguồn lực thông tin của thư viện, cách tổ chức sắp xếp kho tài liệu…. mà chưa chú trọng vào việc nâng cao ý thức, trách nhiệm của bạn đọc khi sử dụng tài liệu. Thực tế, ý thức của bạn đọc là rất kém. Do tổ chức kho mở, bạn đọc tự lấy sách để sử dụng, không có ai kiểm soát nên họ không có ý thức trong việc sử dụng tài liệu. Việc để sách không đúng vị trí, lấy vượt quá số sách quy định, viết, gạch vào sách hay xé dọc sách xảy ra khá phổ biến, thậm chí sau khi sử dụng xong tài liệu, vì không muốn người khác sử dụng tài liệu đó, bạn đọc đã tìm cách dấu tài liệu đó xuống gầm giá hoặc các ngóc ngách. Điều này làm giảm đáng kể tuổi thọ của tài liệu và gây khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu. Để giảm bớt tình trạng này, cán bộ thư viện phải nói rõ cho bạn đọc về ý thức, trách nhiệm của bạn đọc trong việc sử dụng tài liệu trong các buổi tập huấn hay trong các cuộc trao đổi giữa cán bộ thư viện và NDT, đưa ra các hình phạt nghiêm khắc đối với những bạn đọc vi phạm nội quy, làm rách nát, hư hỏng tài liệu.
96 Nội quy Trung tâm có ghi:
Điều 10. Phạm vi áp dụng hình thức xử lý
1. Nhắc nhở.
Áp dụng đối với bạn đọc vi phạm lần đầu một trong các hành vi sau:
c) Xếp tài liệu không đúng vị trí; sử dụng máy ảnh, máy điện thoại chụp tài liệu
3. Khóa thẻ thư viện b) Khóa thẻ 90 ngày
- Vô ý đưa tài liệu ra khỏi thư viện. 4. Truất quyền sử dụng thư viện
b) Xé, rọc, cắt xén tài liệu; lấy cắp tài liệu, trang thiết bị
Điều 13. Bồi thường vật chất
1. Trường hợp phải bồi thường: làm mất mát, làm bẩn, làm hư hỏng tài liệu, thiết bị, tài sản tại Trung tâm.
2. Mức bồi thường được xác định trên cơ sở thời giá thị trường, đủ để khắc phục hậu quả thiệt hại, cụ thể như sau:
a) Làm mất, làm bẩn, làm hư hỏng sách, tài liệu:
- Sách đang phát hành trên thị trường: bồi thường sách mới đúng tên sách, tên tác giả và trả phí xử lý kỹ thuật 10.000đ/cuốn;
- Sách không phát hành trên thị trường: bồi thường bằng tiền, gấp 3 lần giá bìa;
- Tài liệu không có giá gốc: bồi thường bằng tiền tính theo trang: tài liệu tiếng Việt 1.000đ/trang, tài liệu tiếng nước ngoài: 10.000đ/trang
b) Làm mất, hư hỏng thiết bị, tài sản: bồi thường bằng tiền để khắc phục hậu quả, theo chi phí thực tế
Tuy nhiên, việc làm này cũng phụ thuộc phần lớn vào ý thức, trách nhiệm của bạn đọc, bởi vì một số bạn đọc ý thức được rằng việc làm đó là sai nhưng vì một lí do nào đó mà họ vẫn vi phạm.
97
KẾT LUẬN
Việc chuyển đổi từ phương thức phục vụ kho đóng sang kho mở là một bước phát triển đúng đắn của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội. Với phương thức phục vụ này, Trung tâm ngày càng đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Là một thư viện chuyên ngành luật, Trung tâm luôn cố gắng, tự đổi mới, ngày càng trở lên quan trọng, luôn gắn bó hoạt động của mình với hoạt động của trường cũng như các hoạt động chung của cả nước
Có thể thấy rõ, việc tổ chức kho tài liệu có ý nghĩa vô cùng to lớn trong quá trình hoạt động của mỗi thư viện. Hiệu quả hoạt động của mỗi thư viện sẽ được đảm bảo trên cơ sở việc tổ chức và sắp xếp vốn tài liệu một cách khoa học và hợp lý nhằm mục đích cuối cùng là làm sao để phục vụ NDT một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác phục vụ bạn đọc của mỗi thư viện.
Với phương thức đào tạo theo tín chỉ, người học có nhu cầu sử dụng kho mở ngày càng cao. Trước nhu cầu ngày càng cao ấy, thiết nghĩ Trung tâm thực sự cần được quan tâm nhiều hơn nữa từ phía nhà trường cũng như từ nhiều các nguồn khác để tiếp tục củng cố, khắc phục mọi khó khăn, nỗ lực tự hoàn thiện mình, triển khai, mở rộng thêm các phòng mượn – đọc mở, giúp bạn đọc có thể sử dụng tối đa nguồn lực thông tin, tri thức mà Trung tâm đang lưu giữ với phương châm “ Tất cả vì bạn đọc thân yêu” làm mục tiêu chung trong hoạt động của mình, hòa nhịp phát triển cùng với quá trình hội nhập và phát triển chung của cả nước.