2.2.1 Công tác phục vụ ngƣời dùng tin
Thực tế cho thấy, phương thức phục vụ bằng kho mở đã thu hút được nhiều đối tượng người dùng tin đến với thư viện, hiệu quả phục của thư viện cao hơn và vòng quay của sách cũng tăng lên.
2.2.1.1 Thời gian phục vụ
-Phòng mượn 1, 2: phục vụ theo giờ hành chính, từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần.
Sáng: 7h30 – 11h30 Chiều: 13h – 17h
-Phòng đọc 1,2: phục vụ theo ca, từ thứ 2 – thứ 7 Ca sáng: 7h – 13h30
65
2.2.1.2 Quy trình phục vụ
Quầy lễ tân
Hiện tại, quầy lễ tân được trang bị 4 máy tính để phục vụ bạn đọc, 2 máy tính phục vụ việc mượn trả chìa khóa và 2 máy tính kiểm soát bạn đọc ra vào thư viện. Bạn đọc có nhu cầu vào thư viện, nếu mang theo cặp sách, đồ dùng cá nhân thì bắt buộc phải mượn chìa khóa tủ gửi đồ. Sau khi cất đồ dùng cá nhân vào đúng số tủ đã mượn, bạn đọc mới được vào thư viện. Khi đi qua quầy lễ tân, bạn đọc phải quét thẻ vào đầu đọc mã vạch để cán bộ thư viện kiểm tra thông tin, nếu không có vấn đề gì, bạn đọc vào thư viện và sử dụng tài liệu tại các phòng của thư viện.
Phòng mượn 2
Tại đây, tài liệu được sắp xếp theo từng chuyên ngành, ở mỗi chuyên ngành được chia thành chủ đề nhỏ hơn. Số lượng tài liệu tham khảo được mượn tối đa 03 cuốn/lần (trừ sách tham khảo nhiều bản đã cho mượn kèm cùng giáo trình). Muốn mượn sách khác bạn đọc phải trả sách đã mượn. Thời hạn mượn sách tham khảo: 10 ngày. Muốn đọc tiếp, bạn đọc phải trực tiếp đến phòng mượn xin gia hạn, mỗi lần gia hạn được 5 ngày.
Sau khi đã lựa chọn được tài liệu phù hợp với nhu cầu, bạn đọc tự thực hiện các thủ tục mượn sách và phải mang sách ra ngoài, không được mang sách mượn ở phòng mượn vào các phòng đọc của thư viện.
Phòng đọc 1, 2
Tài liệu tại phòng đọc được tổ chức dưới hình thức kho mở. Bạn đọc được trực tiếp lựa chọn và sử dụng tất cả tài liệu có trong kho. Mỗi lần, bạn đọc chỉ được phép lấy tối đa 3 tài liệu để sử dụng. Sử dụng xong, bạn đọc phải xếp tài liệu lên trên giá theo đúng vị trí. Trường hợp, bạn đọc muốn mang tài liệu từ phòng đọc 1 lên phòng đọc 2 và ngược lại thì bắt buộc phải làm thủ tục ghi mượn tài liệu tại quầy phục vụ. Sau khi ghi mượn xong, bạn đọc mới được mang sách ra khỏi các phòng đọc. Tuy nhiên, bạn đọc chỉ được mang tài liệu từ phòng đọc này sang phòng đọc kia, tuyệt đối không được mang ra khỏi thư viện. Khi sử dụng xong tài liệu, bạn đọc phải ghi trả tài liệu tài quầy phục vụ và xếp tài liệu vào vị trí ban đầu.
- Phòng đọc 1: Có 4 khu vực:
+ Khu vực tra cứu OPAC: Dọc hành lang tầng 1, thư viện trang bị 8 máy tính có nối mạng internet phục vụ bạn đọc trong việc tra cứu tài liệu. Tại đây, cán bộ thư viện có để các bảng hướng dẫn tra cứu nhằm giúp bạn đọc dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm tài liệu.
66
+ Khu vực thảo luận, học nhóm: Phía sảnh phòng đọc 1, thư viện có bố trí các dãy bàn phục vụ cho bạn đọc trong việc thảo luận nhóm, tránh trường hợp bạn đọc thảo luận trong phòng đọc gây ồn ào, mất trật tự.
+ Khu vực đọc sách
+ Khu vực sử dụng máy tính - Phòng đọc 2: Có 4 khu vực:
Khu vực phía ngoài sảnh PĐ2 (khu vực đọc báo, tạp chí) Khu vực đọc sách
Khu vực tạp chí chuyên ngành mới Khu vực truy cập máy tính
+ Khu vực đọc báo, tạp chí: Trung tâm có khu vực đọc báo, tạp chí hàng ngày được bố trí phía ngoài sảnh của phòng đọc tầng 2. Bạn đọc có thể đọc, cập nhật thông tin trên các báo ra hàng ngày, hàng tuần. Đây cũng là khu vực được thiết kế để bạn đọc có thể trao đổi học tập, thảo luận theo nhóm khi học theo phương pháp học chế tín chỉ mà không ảnh hưởng tới phòng đọc chính bên trong.
+ Khu vực đọc sách của phòng đọc: Cạnh cửa ra vào là quầy phục vụ của cán bộ thư viện. Tại đây, cán bộ thư viện luôn sẵn sàng tư vấn, trợ giúp bạn đọc trong quá trình tìm kiếm tài liệu hoặc hướng dẫn bạn đọc tận tình khi bạn đọc gặp khó khăn trong quá trình sử dụng các dịch vụ của thư viện. Cụ thể:
Trợ giúp bạn đọc khi không biết tìm tài liệu cần đọc ở đâu, ở giá sách nào hoặc ở website nào…
Trợ giúp, hướng dẫn cách photocopy tài liệu
Trợ giúp khi bạn đọc truy cập hệ thống wifi…
Quy định tại khu vực đọc sách:
Bạn đọc chỉ được lấy tối đa 3 tài liệu, đọc xong cất lên giá và
tiếp tục lấy tài liệu khác để đọc
Tài liệu tại kho đọc chỉ được đọc tại chỗ. Khi bạn đọc có nhu
cầu mang tài liệu ra khỏi phòng (từ phòng đọc 1 lên phòng đọc 2 và ngược lại) phải ghi mượn, trả tại quầy phục vụ.
Khi ra về xếp tài liệu lên giá đúng vị trí, đẩy ghế vào gầm bàn.
Bạn đọc được sử dụng các ổ cắm tại khu vực các chân cột ở phòng đọc, hoặc ổ cắm ở hành lang tầng 1 để cắm máy tính cá nhân. Tuyệt đối không sử dụng các ổ cắm ở phía khu vực giá sách vì có thể gây ra sự cháy nổ do chập điện
67
+ Khu vực để tạp chí chuyên ngành (Phía ngoài sảnh): được sắp xếp theo vần
chữ cái). Đây là khu vực sắp xếp các loại tạp chí mới (theo từng số ra hàng tháng), được phân chia thành 2 giá:
Giá tạp chí chuyên ngành luật
Giá tạp chí khác ko chuyên ngành và tạp chí nước ngoài.
-Quy trình ghi mượn tài liệu tại phòng đọc 1,2: Khi có nhu cầu mang tài liệu
ra ngoài khu vực phòng đọc 1, 2, bạn đọc phải thực hiện thủ tục mượn tài liệu tại quầy phục vụ. Khi đọc xong, bạn đọc phải mang tài liệu tới quầy phục vụ để ghi trả trên máy và sắp xếp tài liệu đã mượn lên giá đúng vị trí.
-Quy trình sử dụng máy tính: Để sử dụng máy tính của thư viện, bạn đọc phải
đăng ký sử dụng máy tính tại quầy phục vụ. Cụ thể: Bạn đọc quét thẻ sinh viên, mã vạch số máy tính, ghi thời gian bắt đầu sử dụng máy tính và để thẻ đúng nơi quy định, ngồi đúng số máy đã đăng ký. Bạn đọc đăng nhập vào máy tính theo đúng user name và password mà thư viện cấp đã cho bạn đọc. Khi sử dụng xong máy tính, bạn đọc thoát khỏi máy tính bằng lệnh: “Start -Log off” và ghi thời gian kết thúc. Với những trường hợp không sử dụng máy tính của thư viện mà sử dụng Wifi, bạn đọc thực hiện các bước sau:
+ Bước 1: Chọn biểu tượng Wireless network ở góc phải phía dưới màn hình; + Bước 2: Chọn IP hlustud → connected;
+ Bước 3: Chọn Internet explore→ Continue to this website hoặc nhập một địa chỉ Web bất kì → Continue to this website.
+ Bước 4: Nhập tài khoản Username và Password thư viện đã cấp. Ví dụ: Username: 361010
Password: Haduong01
Nếu bạn đọc quên mật khẩu, đăng ký cấp lại tại quầy phục vụ (D201).
-Quy trình sử dụng máy photocopy: Được sự tài trợ của dự án Sida của Thụy
Điển, Trung tâm đã đưa vào sử dụng hệ thống photocopy hiện đại bằng việc sử dụng máy tính tiền tự động P-Counter. Quy trình được quản lý và thực hiện dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tự thực hiện dịch vụ này.
Bước 1: Bạn đọc phải nạp tiền theo nhu cầu sử dụng vào tài khoản thẻ bằng cách tích hợp mã số thẻ sinh viên với số tiền nạp tối thiểu từ 50.000đ trở lên, kích hoạt số tiền đã nạp và nhận mã pin sử dụng dịch vụ tại Phòng bổ sung biên mục.
Bước 2: Bạn đọc tự Quét thẻ, nhập mã PIN (4 số) → Enter/Yes; (tại hệ thống máy P-Counter).
68
Bước 3: Điều chỉnh máy photo phù hợp theo hướng dẫn của từng tài liệu và tiến hành Photo tài liệu.
Trong quá trình photo, nếu gặp khó khăn gì, bạn đọc có thể nhờ sự trợ giúp của cán bộ thư viện.
Đặc biệt, trong năm 2012, Trung tâm Thông tin Thư viện lập kế hoạch “Xây dựng phòng phục vụ kiểu mẫu năm 2012-2013 tại Phòng đọc 2 với mục đích góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng đào tạo, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc phục vụ việc học tập theo học chế tín chỉ và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học
viên, nghiên cứu sinh và sinh viên tại Trường, bên cạnh đó cũng đánh giá năng lực
đội ngũ cán bộ thư viện và bảo quản tốt tài sản của Nhà trường. Việc xây dựng phòng phục vụ kiểu mẫu này đề ra các yêu cầu:
- Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ phương pháp phục vụ của cán bộ thư viện: tinh thần, thái độ, phong cách phục vụ; ý thức trách nhiệm với công việc; thực hiện tốt Qui trình phục vụ bạn đọc
- Tăng cường nguồn lực thông tin, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nguồn học liệu phục vụ đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
- Nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện.
- Tăng cường cơ sở vật chất để phục vụ bạn đọc, khai thác có hiệu quả và bảo quản tài sản của Nhà trường. .
Bên cạnh việc xây dựng phòng phục vụ kiểu mẫu, lãnh đạo Trung tâm còn xây dựng “contact librarian” (cán bộ thư viện liên lạc với các khoa) nhằm mục đích phục vụ tốt hơn:
- Nắm bắt được phản ánh của sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh đối với các giảng viên về tài liệu mà thư viện có. Đào tạo theo tín chỉ làm nảy sinh nhiều vấn đề, đòi hỏi sinh viên, học viên phải chủ động hơn trong học tập, nghiên cứu. Do đó, nhu cầu về nguồn tài liệu rất lớn, đa dạng, vượt quá khả năng đáp ứng của thư viện. Mối quan hệ liên lạc của cán bộ thư viện với các khoa giúp nắm bắt tâm lý của bạn đọc, từ đó, đề ra biện pháp, cách phục vụ tốt nhất cho bạn đọc làm đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin.
- Nắm bắt được nhu cầu của chính các giảng viên khi tham gia đề tài khoa học. Giảng viên thực sự cần thư viện để tìm tài liệu cần thiết cho việc nghiên cứu của mình. Nếu họ không đủ thời gian để tìm tài liệu thì cán bộ thư viện, với vai trò người tư vấn, có thể hỗ trợ họ trong quá trình tìm tin. Thông qua vai trò liên lạc, cán bộ thư viện biết rõ nhu cầu thông tin giảng viên cần và đáp ứng tốt nhất cho họ.
69
Có thể nói, trong những năm gần đây, khoảng cách giữa bạn đọc và cán bộ thư viện được rút ngắn, bạn đọc nhìn cán bộ thư viện với con mắt thân thiện hơn, họ sẵn sàng nhờ cán bộ thư viện giúp đỡ trong việc tìm kiếm tài liệu, giải đáp các thắc mắc… Nhu cầu tin được thỏa mãn, họ sẽ đến với thư viện nhiều hơn. Nhờ đó, hiệu quả hoạt động của thư viện tăng lên rõ rệt
2.2.2 Công tác đào tạo ngƣời dùng tin tại kho mở
NDT là chủ thể của hoạt động thông tin, họ là người sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sáng tạo ra thông tin, xử lý thông tin. Nâng cao trình độ cho họ là điều kiện quan trọng để kích thích hoạt động thông tin phát triển.
“Đào tạo người dùng tin là chương trình hướng dẫn và giảng dạy đa dạng được
thư viện cung cấp cho người dùng tin nhằm giúp họ sử dụng các nguồn tin và dịch vụ của thư viện một cách hiệu quả và độc lập” (Fleming, 1990).
Mục đích của công tác đào tạo NDT là giúp NDT nhận thức được nhu cầu tin của mình, biết cách diễn đạt nhu cầu tin, nắm được các kỹ năng tra cứu và sử dụng thông tin.
Đào tạo NDT là việc làm cần thiết và thường xuyên của thư viện nói chung và kho mở của thư viện nói riêng. Cần tiến hành đào tạo NDT theo nhóm bằng những chương trình đào tạo ở những mức độ khác nhau như mức độ nâng cao nhận thức và mức độ huấn luyện kỹ năng sử dụng thông tin. Ở mức độ thứ nhất, NDT phải được hướng dẫn về các nguồn thông tin, các loại hình tài liệu, cách xác định và mô tả nhu cầu tin, cách sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin,…Ở mức độ thứ hai, NDT phải được trang bị kỹ năng tìm kiếm, phân tích thông tin.
Trong khoảng 4 năm trở lại đây, từ phương pháp đào tạo theo niên chế, trường Đại học Luật Hà Nội đã chuyển sang phương pháp đào tạo mới – đào tạo theo học chế tín chỉ. Với phương pháp này, thay vì lên lớp thuyết trình kiến thức, người thầy trong lớp học chỉ nêu vấn đề mà sinh viên cần tìm hiểu và chỉ ra những nguồn tài liệu mà sinh viên có thể dùng để tham khảo. Sinh viên phải tự đến Trung tâm để tìm tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu, thảo luận và thư viện trở thành giảng đường thứ 2 không thể thiếu với bất kỳ sinh viên nào.
Đối tượng NDT của TTTT-TV bao gồm: sinh viên; học viên cao học, nghiên cứu sinh; cán bộ, giảng viên trong trường và các đối tượng bạn đọc ngoài trường khác.
70
Với Trung tâm TT-TV Đại học Luật Hà Nội, công tác đào tạo người dùng tin được tiến hành định kỳ và thường xuyên, theo 2 hình thức: đào tạo bắt buộc đối với sinh viên năm thứ nhất hệ chính quy và đào tạo theo yêu cầu đối với học viên cao học, nghiên cứu sinh và những người có nhu cầu với mục đích giúp bạn đọc có thể khai thác và sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu của Thư viện phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của mình.
Đối tượng mà Trung tâm đào tạo bao gồm hai nhóm đối tượng chính: sinh viên chính quy (sinh viên năm thứ nhất) và học viên cao học. Với mỗi đối tượng bạn đọc, Trung tâm có cách thức đào tạo, thời gian đào tạo, nội dung chương trình đào tạo khác nhau.
- Đối với sinh viên chính quy (sinh viên năm thứ nhất): Việc đào tạo là bắt
buộc và thường được tiến hành vào đầu năm học. Sau khi đã trúng tuyển vào trường, các tân sinh viên sẽ được nhà trường phổ biến Quy chế Học sinh - Sinh viên và vào khoảng tháng 10, Trung tâm sẽ tổ chức các lớp đào tạo, hướng dẫn cách thức sử dụng thư viện cho nhóm đối tượng này. Một khóa học dành cho sinh viên năm thứ nhất thường được diễn ra trong thời gian khoảng 1 tháng. Với mỗi lớp học, sinh viên sẽ được chia làm 2 ca, mỗi ca khoảng 25 đến 30 sinh viên, được đào tạo trong thời gian khoảng 2 giờ đồng hồ. Với các nội dung đào tạo được đưa ra, nhóm cán bộ thư viện phụ trách công tác đào tạo NDT đều phải biên soạn một bài giảng dưới dạng powerpoint để lên lớp, hướng dẫn cho sinh viên cách thức sử dụng thư viện.
Mỗi khoá đào tạo bao gồm 3 nội dung chính:
Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV ĐHLHN: Nguồn lực thông tin; cơ
sở vật chất, cơ sở hạ tầng thông tin, các phòng phục vụ; hệ thống xếp giá tại các phòng.
Những quy định đối với sinh viên khi sử dụng thư viện: Hướng dẫn sinh viên
cách ra vào thư viện; quy định tại các phòng phục vụ; quy định sử dung máy tính, máy in, máy photocopy cũng như việc mượn, trả tài liệu của thư viện; giới thiệu nội quy và các hình thức xử lý khi sinh viên vi phạm nội quy thư viện.
Hướng dẫn cách tra cứu thông tin: Với nội dung này, cán bộ thư viện sẽ
hướng dẫn cho sinh viên cách thức tra cứu trong mục lục thư viện (OPAC); cách tra