Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội
- Ban Giám đốc gồm 01 giám đốc và 01 phó giám đốc. Giám đốc phụ trách
chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của Trung tâm; phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn được giao quản lí hoặc được ủy quyền và phụ trách bộ phận phục vụ NDT.
BAN GIÁM ĐỐC TỔ BỔ SUNG BIÊN MỤC TỔ PHỤC VỤ TỔ THÔNG TIN PHÒNG MƯỢN PHÒNG ĐỌC PHÒNG ĐỌC 1 PHÒNG ĐỌC 2 PHÒNG MƯỢN 1 PHÒNG MƯỢN 2 PHÒNG ĐỌC 1 QUẦY LỄ TÂN
29
- Tổ Bổ sung biên mục gồm có 3 cán bộ thư viện (CBTV) phụ trách bổ sung
và biên mục. Trong đó, 01 CBTV phụ trách bổ sung, 01 CBTV phụ trách biên mục, 01 CBTV phụ trách kiểm duyệt biểu ghi và tài liệu khi hoàn tất các khâu xử lí nghiệp vụ, chuyển trạng thái khoá hoặc mở biểu ghi trước khi tài liệu được chuyển về các kho phục vụ NDT. Nhiệm vụ của Phòng Bổ sung Biên mục:
+ Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin: lập kế hoạch, tiến hành bổ sung tài liệu trên cơ sở định mức ngân sách của Trường; thu thập, bổ sung nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của NDT.
+ Tiếp nhận các tài liệu nội sinh do Trường xuất bản: công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu; tài liệu hội nghị, hội thảo; luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp đã được bảo vệ; chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác.
+ Bổ sung tài liệu từ các nguồn miễn phí như: biếu tặng, tài trợ, trao đổi. + Xây dựng chính sách quản lí, phát triển nguồn lực thông tin, lưu thông tài liệu; tổ chức và quản lí hệ thống kho lưu trữ điện tử; hỗ trợ công tác kiểm kê, thanh lý tài liệu cũ nát, hư hỏng.
+ Xử lí tài liệu: thực hiện quy trình xử lí tài liệu bao gồm xử lí hình thức, xử lí nội dung tất cả các loại hình tài liệu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thư viện; xây dựng và hoàn thiện hệ thống tra cứu thông tin hiện đại.
Các chuẩn nghiệp vụ được ứng dụng tại Trung tâm: bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia, bảng phân loại chuyên ngành luật do Trung tâm xây dựng (mở rộng mục 34. từ bảng 19 lớp để phân loại và tổ chức kho tài liệu luật học tiếng Việt) và bảng DDC cho tài liệu tiếng nước ngoài; sử dụng khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21; quy tắc mô tả tài liệu ISBD, AACR2; sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử tích hợp Libol 6.0 để quản lí các quy trình công nghệ thư viện bao gồm: quản lí các chu trình đường đi của tài liệu, chu trình phục vụ NDT, chu trình tra cứu tài liệu; đảm bảo các quy trình công nghệ thư viện thực hiện đúng quy trình quản lí chất lượng nội bộ ISO 9001-2008 của Trường về các hoạt động thư viện.
- Tổ Thông tin gồm 02 CBTV phụ trách biên mục bài trích tạp chí và ấn
phẩm định kì. Nhiệm vụ của Tổ Thông tin:
+ Thu thập, xử lí các dữ liệu, tin tức, tri thức để tạo lập nguồn tin; quản lí nguồn tin. Biên soạn các ấn phẩm thông tin, các loại thư mục; tổ chức các hoạt động triển lãm, tuyên truyền, giới thiệu sách, báo; cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động đào tạo và tư vấn pháp luật; thực hiện các dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, cung cấp thông tin theo yêu cầu, dịch tài liệu.
30
+ Nghiên cứu áp dụng các chuẩn quốc gia và quốc tế về xử lí thông tin, đề xuất việc triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện; phối hợp với Trung tâm Tin học trong việc quản trị mạng, các phần mềm ứng dụng, bảo trì hệ thống máy tính và các trang thiết bị thư viện.
+ Nghiên cứu, đề xuất với Giám đốc kế hoạch phát triển nguồn tài liệu điện tử; tiến hành số hoá tài liệu; quản lí nguồn tài nguyên số hoá; cung cấp các dịch vụ thông tin điện tử phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu đào tạo của Trường.
- Tổ Phục vụ bạn đọc (phòng đọc, phòng mƣợn): có 13 CBTV làm việc tại
các bộ phận phòng đọc, phòng mượn.
Đội ngũ cán bộ:
Trình độ Số lƣợng Tỉ lệ
Thạc sĩ 04 20%
Cử nhân thông tin thư viện 13 65%
Cử nhân luật 01 5%
Trung cấp 02 10%
Tổng số cán bộ thƣ viện 20 100%
Bảng 1.1: Đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm
Thống kê ở bảng cho thấy, tổng số cán bộ, viên chức của Trung tâm là 20 cán bộ thư viện (CBTV), có trình độ chuyên môn về thông tin thư viện và luật học từ trung cấp, đại học và thạc sĩ; trình độ ngoại ngữ, tin học căn bản, đáp ứng yêu cầu công việc. Hàng năm, các CBTV được tạo điều kiện học tập các khoá học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thư viện, luật, ngoại ngữ ở trong và ngoài nước.