Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho mở của Trung tâm tuân thủ theo nguyên tắc sắp xếp theo nội dung. Việc xếp tài liệu theo nội dung nhằm đảm bảo dung hòa được những yêu cầu logic trong mối liên kết các cuốn sách về mặt nội dung tri thức, với những yêu cầu kiểm soát về thứ tự, tạo điều kiện tìm kiếm dễ dàng.
Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội hiện đang đồng thời sử dụng 3 bảng phân loại: Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia xuất bản 2002 dùng để phân loại các tài liệu tham khảo về khoa học xã hội: lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục...; Bảng phân loại chuyên ngành luật do Trung tâm tự biên soạn dựa trên bảng phân loại 19 lớp và Bảng phân loại DDC cho tài liệu tiếng nước ngoài. Việc sử dụng đồng thời 3 bảng phân loại, cộng thêm diện tích kho chật chội nên việc sắp xếp tài liệu trong kho đôi khi còn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, về cơ bản, tài liệu vẫn được sắp xếp trên giá theo đúng vị trí, thứ tự trong các bảng phân loại. Cụ thể như sau:
52
Phòng mượn 2 bao gồm cả sách chuyên ngành luật và sách khoa học xã hội. Trong đó, sách khoa học xã hội được phân loại theo Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia, được xếp vào các giá áp tường, tập trung vào một vị trí ; sách chuyên ngành luật được phân loại theo Bảng phân loại chuyên ngành luật của Trung tâm và được xếp vào các giá ở giữa.
Phòng đọc 1 bao gồm tài liệu khoa học xã hội: chính trị, lịch sử, triết học, kinh tế, tâm lý học, văn học, từ điển tra cứu và được phân loại theo Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia; luận án, luận văn, đề tài khoa học được phân loại theo Bảng phân loại chuyên ngành luật của Trung tâm; các loại tạp chí chuyên ngành đóng tập theo năm, sách tiếng Anh và Pháp được phân loại theo bảng phân loại DDC. Tài liệu phòng đọc 1 được sắp xếp theo ba khu: một nửa phòng phía ngoài bên tay trái xếp luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, bắt đầu bằng đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó đến luận văn chuyên ngành lý luận, hiến pháp, hành chính, kinh tế…và cuối cùng là luận văn chuyên ngành luật quốc tế và tư pháp quốc tế. Nửa phòng phía bên phải xếp các sách chuyên ngành khoa học xã hội và chính trị, bắt đầu là sách về tham khảo Mác, chính trị, kinh tế, các giá áp tường xếp sách lịch sử, kinh điển, văn hóa giáo dục, văn học và sách tra cứu, phía dưới giá sách chính trị là sách tiếng Anh. Phía bên trong phòng xếp sách tiếng Pháp và tạp chí đóng lưu các năm. Nhìn chung, diện tích phòng đọc 1 hẹp, trong phòng bao gồm cả tài liệu chuyên ngành luật và tài liệu chuyên ngành khoa học xã hội, việc sử dụng ba bảng phân loại một lúc cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc sắp xếp tài liệu. Mặt khác, giữa các phòng của phòng đọc 1 có tường ngăn cách đã gây khó khăn cho cán bộ trong việc quan sát nên vấn đề bảo quản tài liệu tương đối khó khăn, nhất là trường hợp bạn đọc xé, dọc tài liệu.
Phòng đọc 2 chỉ bao gồm các sách chuyên ngành luật (tiếng Việt, tiếng Anh và Đức) nên việc bố trí, sắp xếp giá kệ trong kho cũng như việc sắp xếp tài liệu trên giá thuận lợi hơn so với phòng mượn 2 và phòng đọc 1. Những tài liệu chuyên ngành luật bằng tiếng Việt được phân loại và sắp xếp theo bảng phân loại chuyên ngành luật của Trung tâm, những tài liệu ngoại văn được phân loại và sắp xếp theo bảng phân loại DDC. Nhìn chung, tài liệu trong kho mở của Trung tâm được sắp xếp trên giá theo môn loại, tức là từng môn ngành khoa học hoặc lĩnh vực tri thức của tài liệu đó. Cán bộ thư viện sẽ căn cứ vào ký hiệu phân loại và ký hiệu xếp giá trên
53
nhãn gáy của mỗi tài liệu để xác định khu vực của tài liệu trên giá. Như vậy, trong cùng một giá sách, các tài liệu được sắp xếp lần lượt theo môn loại của khung phân loại 19 lớp (đối với các tài liệu khoa học xã hội) và khung phân loại chuyên ngành luật (đối với các tài liệu chuyên ngành), cụ thể bắt đầu từ 34.01 Lý luận chung về nhà nước và pháp luật đến 34.62 Tư pháp quốc tế đối với tài liệu chuyên ngành luật, tài liệu trên giá được sắp theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải và từ trong ra ngoài.
Trong mỗi chuyên ngành,tài liệu được sắp xếp theo từng chủ đề nhỏ dán trên mỗi giá. Ví dụ:
Bảng 2.1: Chủ đề tài liệu luật tài chính
Các chuyên ngành phân biệt với nhau bằng màu sắc dán trên nhãn gáy sách. Do đó, bạn đọc sẽ dễ dàng xác định được tài liệu mình cần và khi sử dụng xong có thể xếp tài liệu về đúng vị trí của nó.
Hình 2.2: Nhãn màu Tài liệu Luật Lao động
34.21 LUẬT TÀI CHÍNH CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LUẬT TÀI CHÍNH PHÁP LUẬT VỀ NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC PHÁP LUẬT VỀ NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC PHÁP LUẬT VỀ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP THỊ TRƢỜNG CHỨNG KHOÁN
54
Trong quá trình sắp xếp, cán bộ thư viện phải tính toán đến sự co giãn của kho tài liệu để đảm bảo dành những khoảng trống cần thiết cho sự cập nhật, bổ sung tài liệu về sau. Chính vì vậy, cán bộ phụ trách kho mở cần có những hiểu biết nhất định về nội dung kho tài liệu cũng như đối tượng phục vụ của Trung tâm để dành chỗ trống phù hợp cho việc giãn kho. Việc để dành nhiều khoảng trống cho môn loại này nhưng lại để dành ít chỗ trống cho môn loại khác là cả một nghệ thuật sắp xếp cho cán bộ phụ trách kho, bởi nếu sự tính toán không chính xác sẽ dẫn đến việc không còn vị trí sắp xếp cho những tài liệu mới, buộc người thủ thư phải dãn kho liên tục, tốn nhiều thời gian, công sức của cán bộ và ít nhiều gây xáo trộn kho.
* Hệ thống chỉ dẫn xếp giá
Ở đầu mỗi giá sách có chỉ dẫn xếp giá liệt kê tên các chuyên ngành. Trong mỗi
chuyên ngành, tài liệu được chia thành các chủ đề nhỏ hơn. Căn cứ vào các chỉ dẫn của từng chủ đề được dán trên cánh tủ hoặc mặt bên cạnh của giá sách, bạn đọc có thể dễ dàng tiếp cận và lựa chọn tài liệu.
34.01 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHÀ NƢỚC VÀ PHÁP LUẬT
NHÀ NƢỚC VÀ PHÁP LUẬT
NHÀ NƢỚC XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
PHÁP LUẬT XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
NHÀ NƢỚC PHÁP QUYỀN
34.02 LỊCH SỬ NHÀ NƢỚC VÀ PHÁP LUẬT
34.03 LỊCH SỬ CÁC HỌC THUYẾT CHÍNH TRỊ
Bảng 2.2: Chỉ dẫn xếp giá môn Lý luận chung * Cách sắp xếp báo, tạp chí
-Tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo các số và năm trên 2 giá ở sảnh phía trong phòng đọc. Bạn đọc có thể ngồi đọc tại chỗ hoặc mượn ra ngoài.
-Báo ngày được bày trên 02 kệ ngoài sảnh Phòng đọc 2, được sắp xếp lần lượt
theo thứ tự ABC tên báo: An ninh thế giới, Bảo vệ pháp luật, Giáo dục, Hà Nội mới, Kinh tế và đầu tư, Lao động, Nhân dân, Pháp luật TP.Hồ Chí Minh, Pháp luật Việt Nam, Thanh niên, Sinh viên, Thanh tra và Vietnam news.
Qua khảo sát thực tế, bạn đọc đã đánh giá về cách thức tổ chức kho tài liệu của Trung tâm như sau:
55
Mức độ Tổng số
Sinh viên, HVCH,
NCS CB, GV
Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ
Khó tìm 24 11.9 19 11.7 5 12.8 Dễ tìm 161 80.0 132 81.4 29 74.3 Rất dễ tìm 11 5.4 9 5.5 2 5.1 Không trả lời 5 2.5 2 1.2 3 7.7
Bảng 2.3: Đánh giá của bạn đọc về cách thức tổ chức kho tài liệu