Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan thông tin thư viện. Bảo quản tốt tài liệu là góp phần làm tăng số lượng và phong phú nội dung vốn tài liệu, giữ gìn di sản văn hóa của dân tộc và nhân loại, tăng tuổi thọ của tài liệu, tiết kiệm ngân sách Nhà nước
Tại điều 2, chương 1, Pháp lệnh Thư viện năm 2000 có nêu “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc: thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”[1]
Hiện nay, kho mở vẫn là hình thức mới với nhiều bạn đọc, nhất là đối với những sinh viên mới vào trường. Họ chỉ sử dụng tài liệu mà chưa có ý thức trong việc giữ gìn tài liệu. Do đó, việc mất mát, rách nát, hư hỏng tài liệu là điều không thể tránh khỏi.
Để kho mở hoạt động và đem lại hiệu quả phục vụ cao thì công tác bảo quản tài liệu là rất quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi thư viện. Công việc này giúp kéo dài tuổi thọ của vốn tài liệu, hạn chế tới mức tối đa sự lão hóa, rách nát và hư hỏng của tài liệu. Do vậy, các hoạt động bảo quản như: vệ sinh, tu bổ và sắp xếp lại sách vở tài liệu là những việc làm thường xuyên mà các thư viện phải thực hiện.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu, Trung tâm nói chung và kho mở của Trung tâm nói riêng đã được nhà trường trang bị các thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu: điều hòa nhiệt độ, quạt, thiết bị phòng chống cháy nổ… Hàng năm, nhà trường còn tổ chức phun thuốc muỗi, đặt mồi nhử mối và chuột để hạn chế tình trạng sách rách nát do mối xông và chuột cắn.
73
Năm 2010, kho mở của Trung tâm được trang bị hệ thống giá sách mới bằng sắt và được quét sơn. Các giá sách được kê cách mặt đất 10-15cm, đảm bảo việc chống ẩm mốc cho kho sách và cách cửa sổ để tránh tình trạng ánh sang chiều vào nhiều dễ là sách bị giòn. Hệ thống đèn chiếu sáng được lắp đặt đầy đủ và hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu. Hàng tuần, kho mở của thư viện được làm vệ sinh: quét dọn, lau giá sách vào sáng chủ nhật.
Sách trong kho mở được xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, cuối mỗi khoang sách để một khoảng trống cho sách mới về. Trên mỗi khoang sách có 1 – 2 ke chắn sách để tránh tình trạng sách bị nghiêng ngả, dễ bị rách nát.
Cuối mỗi buổi phục vụ, cán bộ thư viện đều đi sắp xếp lại các giá sách, sách nào bạn đọc để sai vị trí thì trả về đúng chỗ. Bên cạnh đó, việc đi sắp xếp lại giá sách cũng giúp cán bộ thư viện phát hiện ra các sách rát nát, bung trang… để kịp thời xử lý
Hàng quý, cán bộ thư viện phải đi kiểm tra các giá sách trong thư viện, tìm những sách cũ, bung bìa, rách trang (do bạn đọc xé). Từ đó, đưa ra các giải pháp để xử lý tài liệu rách nát đó. Tài liệu nào có thể phục hồi, đóng lại, cán bộ thư viện sẽ đem đi đóng lại bìa, khôi phục các trang rách để đưa lên giá phục vụ. Tài liệu nào quá rách nát, không thể phục hồi được, cán bộ thư viện sẽ đưa vào danh mục tài liệu thanh lý của năm và đề xuất bổ sung tài liệu mới (giống tên tài liệu cũ hoặc tên khác nhưng nội dung tương tự) để kịp thời phục vụ bạn đọc. Đây là việc làm rất cần thiết đối với các kho mở của thư viện. Bởi vì kho mở đồng nghĩa với việc bạn đọc tự lựa chọn tài liệu và sử dụng tài liệu. Cán bộ thư viện không thể giám sát trực tiếp nên việc một số bạn đọc vô ý thức trong việc sử dụng tài liệu: gạch bút mực vào tài liệu, xé những trang cần thiết… rất phổ biến, nhất là đối với những kho mở không được trang bị camera giám sát
Việc kiểm kê tài liệu trong kho mở được Trung tâm thực hiện hàng năm vào dịp hè khi sinh viên nghỉ học. Do tổ chức kho mở nhưng chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị an ninh nên việc mất mát tài liệu vẫn xảy ra. Mặc dù, việc trang bị camera giám sát đã được ban giám đốc Trung tâm đề xuất với nhà trường nhưng vẫn chưa có, cổng từ hay bị trục trặc, lượng sinh viên lên thư viện học tập và nghiên cứu khá lớn (1500 - 2000 lượt/ngày) nên thư viện luôn xảy ra tình trạng quá tải.