Diện tích mặt bằng là cơ sở cần thiết và cũng là yếu tố đầu tiên cần xem xét khi quyết định tổ chức kho mở, bởi đặc thù của việc tổ chức và phục vụ trong kho mở có những cái khác biệt cơ bản so với kho đóng. Kho mở cần một diện tích tương đối rộng nhằm:
- Đủ chỗ chứa tài liệu của thư viện trong một khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi được bổ sung nhiều tài liệu mới, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện.
Hiện tại, các phòng làm việc của Trung tâm được bố trí tại toà nhà D của
Trường với tổng diện tích 1.382 m2
, trong đó 2 phòng đọc với khoảng 450 chỗ ngồi. Với lượng sinh viên 1500 - 2000 lượt/ngày thì diện tích này là tương đối nhỏ, đặc biệt trong những giai đoạn sinh viên làm bài tập hoặc thi học kỳ.
Nhằm đảm bảo cho chất lượng hoạt động của kho mở, Thư viện đã được đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất tương đối đồng bộ và đầy đủ như hệ thống chiếu sáng, hệ thống phòng chống cháy, nổ, quạt, điều hòa… Bên cạnh đó, thư viện còn tính toán đến các yếu tố liên quan khác như độ lưu thông của không khí, tận dụng ánh sáng tự nhiên tại các khu vực trong kho, tầm quan sát của thủ thư đối với kho tài liệu và bạn đọc.
57
Trong kho mở, vì lượng bạn đọc tiếp hàng ngày tiếp xúc với tài liệu rất lớn nên tài liệu có nhiều nguy cơ bị xâm hại và mất mát hơn kho đóng. Để bảo quản tài liệu, kho mở phải được trang bị cơ sở vật chất khá tốn kém.
* Trang thiết bị nội thất
TT Tên thiết bị Quầy lễ tân Phòng đọc 1 Phòng đọc 2 Phòng
mượn 2 1 Giá sách 0 37 34 30 2 Bàn bạn đọc 0 29 41 0 3 Ghế bạn đọc 0 174 246 0 4 Bàn quầy thủ thư 1 1 2 1 5 Tủ đựng đồ 366 0 0 0 6 Xe đẩy sách 0 2 2 2
Bảng 2.4: Trang thiết bị nội thất kho mở * Trang thiết bị tin học
- 05 máy chủ, 143 máy trạm. Trong đó, 122 máy tính trạm dành riêng cho NDT phục vụ công tác đào tạo NDT, tra cứu thư mục sách, tìm kiếm thông tin và tài liệu trên mạng Internet.
- Hệ thống mạng nội bộ, mạng Lan, mạng Internet - Máy tính nghiệp vụ
- Đầu đọc mã vạch và các thiết bị ngoại vi khác (máy in mã vạch, máy in…)
* Trang thiết bị an ninh
- Cổng an ninh thư viện (cổng từ 3M): Ngày nay, hầu hết các cơ quan thông
tin, thư viện tổ chức kho theo hình thức kho mở tự chọn, cho phép NDT có thể tiếp xúc trực tiếp với một khối lượng tài liệu lớn và các trang thiết bị hiện đại có trong thư viện. Vì vậy, công việc theo dõi, giám sát và bảo vệ tài sản của thư viện luôn được đặt lên hàng đầu trong quá trình ứng dụng CNTT và hiện đại hoá thư viện. Thiết bị cổng an ninh thư viện (cổng từ) được thiết kế bằng các công nghệ giám sát hiện đại, có thể thu, phát các tần số từ sóng radio (RF), sóng điện từ (EM), cho tới RFID của các hãng nổi tiếng như 3M, Checkpoint, Sensormatic... nhằm bảo vệ tài liệu, thiết bị trong thư viện. Cổng từ được lắp đặt từ năm 2007, khi thư viện chuyển sang hình thức phục vụ theo kho mở
Cổng từ được lắp đặt tại sảnh tầng 1 nhà D, lối cửa ra vào của toà nhà, ngay cạnh quầy lễ tân giúp CBTV kiểm soát NDT, bảo vệ tài liệu tại các kho sách của
58
Trung tâm. Trong quá trình sử dụng, phần lớn tài liệu được NDT mang ra ngoài khu vực kiểm soát đều được hệ thống cổng từ cảnh báo, phát tín hiệu bằng hệ thống chuông, do các tài liệu này có gắn lá từ (tem từ 3M) bên trong tài liệu. Như vậy, CBTV cũng dễ dàng hơn trong quá trình kiểm soát NDT ra, vào Trung tâm và xử lí các trường hợp vi phạm nội quy thư viện như lấy tài liệu, mang tài liệu ra ngoài bất hợp pháp.
- Lá từ (tem từ): có keo dán hai mặt, có thể kích hoạt nạp từ, khử từ nhiều lần nhưng vẫn đảm bảo tín hiệu 100%, đảm bảo dãy từ hoạt động tốt trong suốt vòng đời của tài liệu, dễ dàng kiểm soát tài liệu bằng hệ thống cổng an ninh 3M, ngay cả khi tài liệu được giấu trong người hoặc túi sách. Lá từ được cán bộ phòng Bổ sung biên mục gắn vào sách mỗi khi xử lý sách mới được bổ sung về.
- Máy nạp - khử từ 3M: là thiết bị bảo vệ tài liệu, dùng để nạp - khử từ các loại tài liệu có gắn lá từ 3M. Máy được lắp đặt và sử dụng tại kho mở phòng mượn của Trung tâm. Sau khi bạn đọc thực hiện các thao tác ghi mượn tài liệu, CBTV hướng dẫn bạn đọc tự khử từ cho tài liệu trước khi mang ra khỏi kho. Cán bộ thư viện thực hiện thao tác nạp từ khi tài liệu đã được trả về kho giúp bảo vệ, tránh thất thoát tài liệu.