3.2.1 Hoàn thiện công cụ định ký hiệu xếp giá
Trong thực tế hiện nay, nhiều thư viện ở Việt Nam đang chuyển từ hình thức kho đóng sang kho mở nhưng cách thức tổ chức chưa khoa học, không thống nhất và đang gây kho khăn cho các thư viện trong quá trình phục vụ bạn đọc và trao đổi thông tin. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên là do chưa có sự thống nhất trong chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ từ các cơ quan thông tin, thư viện chuyên ngành. Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội hiện đang sử dụng ba bảng phân loại để xử lý nghiệp vụ: phân loại, định ký hiệu xếp giá… Điều này đã gây ra nhiều khó khăn trong quá trình xử lý cũng như sắp xếp tài liệu trong kho mở. Hiện nay, chúng ta đang tiến hành chuẩn hóa để hội nhập và phát triển. Việc Trung tâm sử dụng ba bảng phân loại một lúc sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc hội nhập, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện chuyên ngành khác. Muốn hội nhập và phát triển, các thư viện phải thống nhất sử dụng một chuẩn nghiệp vụ chung. Tuy nhiên, cho đến nay, các thư viện vẫn chưa có một chuẩn chung nào cho công tác tổ chức và hoạt động kho tự chọn.
Các cơ quan thông tin thư viện đều khẳng định cùng với việc hiện đại hóa công tác thư viện, tổ chức kho mở là cần thiết, phù hợp với xu thế chung “Hướng tới người dùng tin”, tổ chức kho mở còn góp phần làm thay đổi bộ mặt thư viện, đem lại cho thư viện phong cách phục vụ mới, hiệu quả hơn. Bước quan trọng để tiến hành tổ chức kho mở là xác lập ký hiệu xếp giá cho mỗi cuốn sách làm cơ sở sắp xếp tài liệu trong kho.
Ký hiệu xếp giá được kết hợp vởi yếu tố chính: chỉ số phân loại và chỉ số Cutter. Về mặt lý thuyết, bảng phân loại nào cũng có thể dùng để tổ chức kho mở. Nhưng trên thực tế, điều đó thiếu thống nhất khi xử lý cùng một cuốn sách, mỗi thư viện lại đưa ra một ký hiệu phân loại riêng.
Chỉ số Cutter các thư viện sử dụng cũng rất đa dạng, có thư viện dùng bảng chỉ số Cutter Sanborn 3 chữ số, có thư viện dùng bảng ký hiệu tác giả do Thư viện Quốc gia biên soạn. “Một số thư viện không dùng bảng Cutter, bảng ký hiệu tác giả mà lấy hai chữ cái đầu của họ tác giả, có nơi lấy ba chữ cái đầu của tên tài liệu, hoặc lấy toàn hộ họ tác giả, kết hợp năm xuất bản, năm nhập tài liệu. Do đó, cùng một cuốn sách, các thư viện xác định ký hiệu xếp giá rất khác nhau” [2, tr. 94]
Hiện nay, ngành thông tin thư viện nước ta đang cố gắng đi đến mục tiêu “chuẩn hóa và hội nhập” với các thư viện tiên tiến trên thế giới. Đặc biệt các thư
84
viện lớn là các thư viện đầu ngành và thư viện các trường đại học, cần đi tiên phong trong việc thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ nói chung và tổ chức kho mở nói riêng. Qua nghiên cứu tài liệu của các chuyên gia trong và ngoài nước, sự tư vấn của các chuyên gia thư viên Thụy Điển và qua kinh nghiệm thực tiễn tổ chức, phục vụ kho mở, tác giả đưa ra đề xuất sử dụng bảng phân loại LCC của Thư viện Quốc hội Mỹ trong việc xử lý nghiệp vụ, vì lý do sau: Khung phân loại LCC được đánh giá là khung phân loại có nhiều ưu điểm vượt trội so với các khung phân loại khác trên thế giới và đặc biệt phù hợp với thư viện các trường đại học, viện nghiên cứu có vốn tài liệu chuyên ngành sâu. Điều đó thể hiện qua các bình diện sau:
- Cấu trúc và hệ thống ký hiệu:
+ Việc phân chia tri thức của nhân loại thành 20 mục chính dựa trên 20 chữ cái kết hợp với 9999 số Ả rập tạo nên sự chi tiết hóa cao trong việc phân chia các đề mục. Đặc điểm này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại tài liệu một cách chi tiết, chính xác, khoa học.
+ Sự mềm dẻo trong cấu trúc LCC thể hiện ở khả năng cập nhật dễ dàng các đề mục: 5 chữ cái còn lại và các khoảng trống của các số Ả rập tạo điều kiện thuận lợi cho việc bổ sung các ngành khoa học. Việc bổ sung các đề mục mới trong tương lai, không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chung của toàn hệ thống. Đây là ưu điểm nổi bật mà các khung phân loại khác không có được. LCC không phải là một bảng phân loại mới vì nó ra đời từ hơn 100 năm nay nhưng với nhiều ưu điểm vượt trội nó ngày càng trở nên phổ biến. Với mục đích ban đầu LCC chỉ phục vụ cho Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, nhưng do những tiện ích mà nó mang lại ngày nay rất nhiều thư viện trên thế giới đã đưa vào sử dụng.
+ Ký hiệu phân loại giản dị, dễ sử dụng. LCC là một khung phân loại có phần mở rộng nằm luôn trong bảng chính. Đó là một đặc điểm khác biệt với các khung phân loại khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ dễ dàng tìm được ký hiệu phân loại thích hợp cho tài liệu mà không cần phải tiến hành quá nhiều các thao tác xây dụng ký hiệu phân loại
Với nhiều tính năng nổi bật, LCC ngày càng được áp dụng rộng rãi trên thế giới. Với Trung tâm TTTV ĐH Luật Hà Nội, việc chuyển sang dùng bảng phân loại LCC là rất cần thiết. Vì bảng phân loại tài liệu luật học của Trung tâm hiện nay đã trở nên lạc hậu so với sự phát triển của thư viện. Quy mô kho tài liệu tăng lên nhanh chóng, các nguồn tài liệu nước ngoài bổ sung vào thư viện ngày một nhiều. Cùng với sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật Việt Nam, nhiều thuật ngữ pháp lý mới,
85
ngành luật mới ra đời. Cấu trúc của bảng phân loại 19 lớp lại quá chật hẹp, không còn khả năng mở rộng. Hệ thống ký hiệu phân loại, các thuật ngữ mới không được cập nhật, gây khó khăn cho công tác xử lý thông tin và tìm kiếm tài liệu của bạn đọc, đặc biệt là việc tổ chức hệ thống xếp giá cho kho mở tự chọn. Trong khi đó, LCC thường xuyên được cập nhật. Có thể sử dụng bản gốc tiếng Anh, không cần thiết phải dịch sang tiếng Việt. Trong quá trình sử dụng, có thể tham khảo biểu ghi biên mục trực tuyến từ các thư viện luật khác hoặc nhập biểu ghi từ Thư viện Quốc hội Mỹ qua cổng Z39.50.
3.2.2 Điều chỉnh việc xếp tài liệu trên giá
Hiện tại, do diện tích hẹp, số lượng giá sách ít nên sách trên các giá xếp khá chặt tay, có ít hoặc không có khoảng trống cho sách bổ sách về. Sách tiếng Anh còn xếp chung với sách tiếng Việt, chưa phân theo chủ đề rõ rệt, điều này là không hợp lý và đã gây ra nhiều khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu. Trong thời gian tới, khi nhà A của trường hoàn thiện, các phòng học và hội trường chuyển sang nhà A. Trung tâm được bàn giao toàn bộ nhà D, khi đó sẽ bố trí thêm các giá sách, giãn sách trên các giá. Có thêm diện tích, Trung tâm nên tách riêng thành các phòng nhỏ khác như: tách riêng kho sách tham khảo khoa học xã hội ra kho luận án, luận văn; tách kho ngoại văn ra kho sách tiếng Việt. Như thế, việc bố trí và sắp xếp tài liệu trên các giá sẽ dễ dàng hơn, các chủ đề của tài liệu được chia nhỏ hơn nữa, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu và bảo quản tài liệu.
3.3 Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin 3.3.1 Mở rộng diện tích kho 3.3.1 Mở rộng diện tích kho
Các phòng làm việc của Trung tâm được bố trí tại toà nhà D của Trường với
tổng diện tích 1.382 m2 bao gồm: 2 phòng đọc với khoảng 450 chỗ ngồi, phòng mượn
sách giáo trình và tài liệu tham khảo, phòng đào tạo người dùng tin, phòng bổ sung - biên mục và phòng thông tin. Với lượng sinh viên 1500 - 2000 lượt/ ngày thì diện tích trên là quá nhỏ. Do đó, Trung tâm thường xuyên quá tải trong các giờ cao điểm, điều này đã gây không ít khó khăn cho bạn đọc trong quá trình sử dụng thư viện
Tổ chức kho mở đòi hỏi phải có diện tích kho rộng để bố trí các giá sách phù hợp cho NDT sử dụng và điều quan trọng là phải thuận tiện để cán bộ thư viện quan sát. Tuy nhiên, các phòng của kho mở hiện nay lại khá bất cập, diện tích kho mở nhỏ, các phòng trong kho mở lại bị ngăn cách nhau bởi các bức tường (do tận dụng lại lớp học, các phòng ban, khoa) nên tầm nhìn của cán bộ thư viện luôn bị che
86
khuất. Do đó, tình trạng mất sách, tài liệu bị xé dọc vẫn xảy ra, mặc dù cán bộ thư viện đã tăng cường kiểm tra, giám sát. Hơn nữa, diện tích kho nhỏ nên số lượng giá sách bị hạn chế, điều này dẫn đến tình trạng sách trên các giá bị xếp chặt, không có chỗ trống hoặc có rất ít chỗ trống cho sách mới về, trong khi đó số lượng vốn tài liệu của Trung tâm rất đa dạng phong phú, tài liệu mới liên tục được bổ sung về. Do không có chỗ sắp xếp nên một số lượng lớn tài liệu của Trung tâm phải bó lại và cất vào kho lưu của Trung tâm. Chính vì vậy, hiện nay lượng tài liệu được đưa ra phục vụ tại kho mở còn hạn chế, chưa phản ánh được thực tế số lượng vốn tài liệu phong phú của Trung tâm. Điều này ít nhiều ảnh hưởng đến việc khai thác và sử dụng thông tin của bạn đọc khi họ tìm kiếm tài liệu.
Vì thế, để kho mở hoạt động có hiệu quả và để bảo quản tốt vốn tài liệu của kho mở, đòi hỏi Trung tâm phải được mở rộng hơn về diện tích, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm việc và bạn đọc tìm kiếm tài liệu
3.3.2 Ứng dụng công nghệ hiện đại 3.3.2.1 Trong quản lý, mƣợn trả tài liệu 3.3.2.1 Trong quản lý, mƣợn trả tài liệu
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động thư viện nói chung và trong kho mở nói riêng là xu thế phát triển phổ biến hiện nay. Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ để giảm bớt lao động chân tay, tăng năng suât, giảm biên chế, tạo thuận lợi cho người sử dụng thư viện. Thư viện phải được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại chuyên dụng như:
* Công nghệ sóng radio – RFID (Radio Frequency Identification)
Hiện nay có rất nhiều thư viện của các trường đại học và các thành phố trên thế giới đang sử dụng vi mạch bán dẫn đặc biệt và được biết đến như các thẻ RFID. RFID được ứng dụng trong quá trình tự động hoá việc mượn trả, kiểm kê, chống trộm và phân loại tự động tài liệu.
- Thành phần của RFID
Một hệ thống RFID cơ bản bao gồm 2 thành phần chính:
+ Phần cứng: gồm có thẻ (con tem), anten, máy đọc thẻ, máy chủ
+ Phần mềm: gồm có phần mềm trung gian (middle ware) và phần mềm ứng dụng (trong lĩnh vực thư viện nó là các phần mềm quản trị thư viện).
- Quy trình hoạt động của RFID.
Bao gồm các công đoạn nhập thông tin vào thẻ, mượn/trả tài liệu, phân loại tài liệu tự động, kiểm kê kho. Thông tin ở mỗi công đoạn này đều được cập nhật vào hệ thống quản trị thư viện.
87 + Nhập thông tin vào thẻ
Mỗi tài liệu cần quản lý sẽ được dán một thẻ RFID. Trong thẻ RFID chứa các thông tin về đối tượng mà nó được dán lên. Đối với công nghệ mã vạch, thông tin lưu trên mỗi mã vạch chỉ có duy nhất một thông tin đó là số đăng ký cá biệt của tài liệu hoặc số nhận dạng tài liệu; còn thông tin lưu trên các thẻ RFID có thể là số hiệu biểu ghi, nhan đề tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt,… tùy thuộc vào mục đích quản lý tài liệu của thư viện và khả năng lưu trữ của thẻ. Các thiết bị để nhập thông tin bao gồm: máy tính chứa phần mềm ứng dụng, máy đọc, anten và tài liệu đã được dán thẻ. Để đưa các thông tin này vào thẻ, người ta nhập các thông tin thư mục lên phần mềm chuyên dụng hoặc lấy thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của phần mềm thư viện quản lý thư viện. Máy tính có chứa phần mềm chuyên dụng kết nối với máy đọc và anten sẽ truyền dữ liệu vào thẻ dán trên tài liệu.
+ Mượn/trả tự động
Khi ứng dụng cộng nghệ RFID, quá trình mượn/trả tài liệu có thể được tiến hành bằng 2 cách: mượn/trả tại bàn hoặc mượn /trả tự động.
Mượn/trả tại bàn: khi tiến hành mượn/trả một tài liệu bạn đọc tới trực tiếp bàn của thủ thư. Quá trình mượn/trả gần giống với mượn/trả sử dụng công nghệ mã vạch. Thủ thư sẽ dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn vào phần mềm ứng dụng.
Mượn/trả tự động: đây là một ưu điểm vượt bậc so với công nghệ sử dụng mã vạch, khi mượn/trả một tài liệu bạn đọc sẽ không cần đến sự hỗ trợ của thủ thư. Cách này thường được áp dụng đối với kho sách tổ chức theo hình thức kho mở. Để tiến hành mượn một tài liệu, bạn đọc chỉ cần mang thẻ bạn đọc và tài liệu tới các máy mượn sách. Thao tác đầu tiên là đưa thẻ vào máy để máy nhận biết thông tin của người mượn sau đó bạn đọc để sách lên máy để anten của máy đọc kích hoạt thẻ gửi thông tin về tài liệu tới bộ đọc. Thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được các phần mềm trung gian và phần mềm thư viện điện tử xử lý sau đó hiện thông tin lên màn hình để người mượn theo dõi. Nếu thông tin mượn trên màn hình là đúng thì người mượn thực hiện thao tác chấp nhận mượn và sẽ nhận được một tờ giấy biên nhận do máy tính in ra.
+ Kiểm kê tự động
Việc kiểm kê với thẻ RFID được thực hiện với tốc độ khá nhanh. Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê trực tiếp với máy chủ sử dụng
88
phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.
+ Phân loại tài liệu tự động
Trong mỗi thẻ RFID có chứa thông tin về môn loại và kết hợp với hệ thống phân loại tự động giúp cho việc phân loại và sắp xếp tài liệu ở mức sơ bộ. Nó hỗ trợ đắc lực cho các thư viện tổ chức theo kho mở.
Với nhiều ưu thế về mặt công nghệ, xong chi phí giá thành cao nên để áp dụng vào kho mở đòi hỏi phải có kinh phí đầu tư lớn.
- Hệ thống giá nén
Tổ chức kho mở đòi hỏi phải có diện tích kho lớn, có đủ chỗ để sắp xếp các giá sách, tài liệu trên giá phải được sắp xếp sao cho thuận lợi nhất cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu. Đối với những thư viện có diện tích nhỏ hẹp như Trung tâm TTTV ĐH Luât Hà Nội thì việc đưa hệ thống giá nén vào sử dụng là rất cần thiết, bởi vì giá nén có các tiện ích sau:
+ Có diện tích lớn, tiết kiệm không gian
+ Giá làm bằng thép hộp, thép lá, nhôm đúc, bên ngoài được sơn tĩnh điện nên có khả năng chống các tác nhân làm hại sách, tài liệu như mối, mọt, ẩm thấp
+ Có khả năng cơ động cao nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lấy sách và tài liệu ra khỏi giá
+ Giá di động trượt trên hệ thống rãnh làm bằng nhôm đúc nhờ các ray trượt,