2.3.1 Ƣu điểm
74
Hiện nay, Trung tâm được trang bị hệ thống cơ sở vật chất tương đối khang trang với nhiều trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi và phù hợp cho việc tổ chức kho mở. Từ năm 2010, Trung tâm được trang bị lại toàn bộ hệ thống giá kệ, bàn ghế, xe đẩy mới theo dự án Sida. Điều kiện môi trường làm việc được đảm bảo: hệ thống thiết bị chiếu sáng, điều hòa nhiệt độ…Các trang thiết bị phục vụ cho bạn đọc học tập, nghiên cứu được đáp ứng tương đối đầy đủ và hiện đại: hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy…và thiết bị an ninh thư viện: cổng từ cũng đã được dự án SIDA đầu tư cho Trung tâm để đảm bảo an ninh, hạn chế đáng kể tình trạng thất thoát tài liệu trong kho mở.
- Vốn tài liệu trong kho mở được tăng cường và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin.
Vốn tài liệu là yếu tố hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức kho mở, bởi bên cạnh việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất khang trang, các trang thiết bị hiện đại thì vốn tài liệu chính là yếu tố đóng vai trò then chốt đối với việc thu hút bạn đọc đến sử dụng thư viện.
Bên cạnh vốn tài liệu được bổ sung từ ngân sách của nhà trường, Trung tâm luôn tích cực tìm kiếm và chủ động nắm bắt các cơ hội hợp tác với các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước để tranh thủ sự giúp đỡ và hỗ trợ về vốn tài liệu. Trong những năm vừa qua, Trung tâm đã nhận được rất nhiều sách, tài liệu từ các dự án, các cuộc hội thảo trong và ngoài nước. Đặc biệt, trong tháng 4,5/2013, Trung tâm đã nhận được kho tài liệu quý hiếm, cả tiếng Việt và tiếng Pháp do Nhà Pháp luật Việt Pháp gửi tặng. Hiện nay, số tài liệu đó đã được xử lý nghiệp vụ xong và đưa ra phục vụ.
Song song với việc tăng cường hoạt động mua bán và trao đổi tài liệu, công tác thu thập nguồn tin nội sinh cũng được Trung tâm chú trọng nhiều hơn. Việc làm này đã góp phần không nhỏ trong việc lưu trữ, bảo quản, xử lý và đưa ra phục vụ các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường (luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học). Với vốn tài liệu như trên, Trung tâm có thể chọn lọc, phân loại và đưa ra phục vụ bạn đọc trong kho mở những tài liệu đa dạng, phong phú về lĩnh vực luật học. Theo số liệu thống kê, 13,9% bạn đọc đánh giá chất lượng vốn tài liệu ở mức độ trung bình, 61,7% ở mức độ khá và 17,9% ở mức độ tốt. Về mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu: 0,5% bạn đọc đáp ứng ở mức độ kém, 35,3% mức độ trung bình, 53,7% mức độ khá và 6,7% mức độ tốt.
75
Đánh giá Tổng số
Sinh viên, HVCH,
NCS CB, GV
Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ
Trung bình 28 13.9 21 13.0 7 17.9
Khá 124 61.7 100 62 24 61.5
Tốt 36 17.9 33 20.4 3 7.7
Bảng 2.6 Đánh giá của bạn đọc về chất lượng vốn tài liệu của Trung tâm
Đánh giá Tổng số
Sinh viên, HVCH,
NCS CB, GV
Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ
Kém 1 0.5 1 0.6 0 0
Trung bình 71 35.3 57 35.1 14 35.9
Khá 108 53.7 89 54.9 19 48.7
Tốt 14 6.7 11 6.8 3 7.7
Ko trả lời 7 3.5 4 2.4 3 7.7
Bảng 2.7 Đánh giá của bạn đọc về mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu của Trung tâm
- Cán bộ thư viện đã nhận thức sâu sắc được vai trò và tầm quan trọng của kho mở.
Có thể nói trong xu thế hội nhập và phát triển như hiện nay, việc để bạn đọc tự vào kho và tìm kiếm tài liệu họ có nhu cầu mà không phải qua khâu trung gian là cán bộ thư viện đã tạo ra nhiều hứng thú cho bạn đọc, là điều kiện thuận lợi để thu hút bạn đọc đến với thư viện. Trước kia, cán bộ thư viện còn e ngại với việc tổ chức kho mở vì họ sợ sự thay đổi, sợ khó khăn và đặc biệt là sợ thất thoát tài liệu. Hiện nay, cán bộ thư viện đã ý thức được vai trò và tầm quan trọng của kho mở, nhất là trong điều kiện đào tạo theo tín chỉ. Tập thể cán bộ của Trung tâm đã luôn cố gắng thay đổi trên mọi phương diện để có thể đem lại kết quả phục vụ bạn đọc tốt nhất. Cán bộ thư viện chủ động tiếp xúc với bạn đọc, giải đáp những thắc mắc, tư vấn cho bạn đọc những tài liệu cần thiết… Nhờ đó, khoảng cách giữa cán bộ thư viện và bạn đọc được rút ngắn. Bạn đọc không còn tâm lý e ngại khi tiếp xúc với cán bộ nữa. Việc nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của kho mở trong tập thể cán bộ Trung tâm là điều kiện thuận lợi và là điều kiện tiên quyết cho việc duy trì và phát triển hình thức tổ chức kho mở tại Trung tâm
76
- Trung tâm đã xây dựng được những quy định cụ thể cho kho mở.
Tổ chức kho mở, vấn đề quan trọng nhất là phương pháp định ký hiệu xếp giá cho tài liệu. Qua quá trình nghiên cứu, tổng kết, rút kinh nghiệm từ thực tiễn, Trung tâm đã tạo lập các phương pháp định ký hiệu xếp giá cho kho mở một cách hợp lý, phù hợp với đặc thù của một thư viện chuyên ngành. Nhóm cán bộ chuyên môn của Trung tâm đã nghiên cứu và tạo ra quy định nội bộ “Quy định áp dụng quy tắc biênmục AACR2, khổ mẫu MARC21 rút gọn trong quy trình xử lí thông tin”, trong đó có quy định cụ thể về phân loại, phương pháp định ký hiệu xếp giá…
Phương pháp tạo lập ký hiệu xếp giá cho kho mở hiện nay ưu việt hơn. Trước năm 2001, việc định chỉ số Cutter cho tài liệu được làm bằng thủ công. Cán bộ biên mục phải tra bảng kí hiệu tác giả Cutter và định kí hiệu tác giả cho từng tài liệu. Hiện nay, cán bộ xử lý chỉ cần mã hóa tên tác giả/ tên tài liệu bằng cách sử dụng ngay những chữ cái nằm trong các tên đó. Do đó, tiết kiệm được công sức, thời gian của cán bộ xử lý.
- Đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng.
Hiện tại, đội ngũ cán bộ của Trung tâm đang được trẻ hóa, 11/20 cán bộ có độ tuổi dưới 30, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ khá, đặc biệt có sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ cho bạn đọc khi họ gặp vấn đề khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu. Bên cạnh các công việc chuyên nghiệp vụ, đội ngũ cán bộ trẻ của Trung tâm luôn cố gắng học hỏi, trau dồi thêm các kiến thức về kinh nghiệm sống cũng như kinh nghiệm làm việc từ các thế hệ trước. Các kinh nghiệm đó đã được nghiên cứu và áp dụng vào việc tổ chức kho mở. Việc làm đó đã đem lại hiệu quả cao cho việc tổ chức và hoạt động của kho mở. Trung tâm đã thu hút được số lượng đông bạn đọc đến học tập và nghiên cứu , trên 1500 bạn đọc/ngày, thậm chí trong những đợt thi hay làm bài tập, Trung tâm không còn chỗ cho bạn đọc ngồi. Đây là thành công đáng kể của Trung tâm trong việc tổ chức kho mở.
- Thời gian làm việc của Trung tâm linh hoạt. Ngoài phòng mượn làm việc giờ hành chính, các phòng đọc của trung tâm còn phục vụ xuyên suốt từ 7h-19h, tạo điều kiện thuận lợi cho những bạn đọc không có thời gian, tranh thủ giờ nghỉ trưa hoặc buổi tối để học tập.
Nhìn chung, tổ chức và hoạt động kho mở của Trung tâm đã góp phần đáng kể vào việc hỗ trợ quá trình khai thác tài liệu của bạn đọc, với tất cả những ưu điểm trên, việc tổ chức kho mở là hoàn toàn đúng đắn và phù hợp với sự xu hướng phát
77
triển chung hiện nay của các thư viện: thư viện mở, điều đó mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là sự hứng thú cho bạn đọc trong việc sử dụng thư viện. Điều đó là rất cần thiết đối với mỗi thư viện.
2.3.2 Nhƣợc điểm
Bên cạnh những thuận lợi trên, việc tổ chức và hoạt động kho mở của Trung tâm cũng có những nhược điểm sau:
- Diện tích các kho mở còn nhỏ hẹp so với yêu cầu
Qua khảo sát thực tế, bạn đọc đánh giá về diện tích phục vụ của Trung tâm như sau:
Đánh giá Tổng số
Sinh viên, HVCH,
NCS CB, GV
Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ
Chưa đủ 68 33.8 52 32.0 16 41.0
Khá đủ 111 55.2 82 50.6 17 43.5
Đủ 19 9.4 17 10.5 2 5.1
Bảng 2.8: Đánh giá của bạn đọc về diện tích phục vụ của Trung tâm
Với số lượng vốn tài liệu của Trung tâm rất đa dạng, phong phú và tăng hàng năm nhưng diện tích Trung tâm nói chung và diện tích dành cho các kho mở nói riêng rất hẹp. Thêm vào đó, đặc thù của kho mở khác với kho đóng là đòi hỏi diện tích phải lớn hơn và phải tính toán để dành những khoảng trống trên giá cho các tài liệu được bổ sung. Chính vì vậy, lượng vốn tài liệu phục vụ tại kho mở còn hạn chế, chưa phản ánh hết được đầy đủ vốn tài liệu của Trung tâm. Bởi vì, thực tế, nhiều tài liệu của Trung tâm (tài liệu tặng, biếu, ngoại văn), sau khi được xử lý, do không có chỗ để đưa ra phục vụ nên đã buộc lại, cho vào bao và cất vào kho lưu của Trung tâm. Điều này, ít nhiều ảnh hưởng đến việc khai thác và sử dụng tài liệu của bạn đọc. Bởi vì, nhiều tài liệu tra cứu trên OPAC có nhưng khi bạn đọc tìm trong kho mở lại không thấy, do tài liệu để trong kho lưu. Một số trường hợp tài liệu trong kho mở không thấy, bạn đọc phải tìm tài liệu trong kho đóng. Như vậy, tính chủ động của bạn đọc cũng như môi trường tìm kiếm thân thiện của kho mở sẽ mất đi.
Mặt khác, phòng đọc 1 của Trung tâm, do trước đây là phòng làm việc của các Khoa, Bộ môn nên có tường ngăn cách. Khi các phòng này được bàn giao cho thư viện, nó cũng có hạn chế nhất định. Việc có tường ngăn cách trong kho đã gây khó khăn cho Trung tâm trong việc bố trí, sắp xếp các kho sách cũng như vị trí ngồi
78
làm việc của thủ thư. Cán bộ thư viện không thể bao quát hết các ngóc ngách của phòng, Trung tâm lại chưa được trang bị camera quan sát nên việc mất mát tài liệu hay tài liệu bị bạn đọc xé dọc vẫn xảy ra. Đây là khó khăn của Trung tâm gặp phải trong khi tổ chức và hoạt động kho mở.
- Hạ tầng cơ sở thông tin vẫn trong tình trạng thiếu đồng bộ, cơ sở vật chất chưa được chú trọng đầu tư và quan tâm xứng đáng.
Mặc dù, dự án Sida đầu tư cho một hệ thống các trang thiết bị máy tính hiện đại, cấu hình cao nhưng do đường truyền yếu nên máy tính thường xuyên trong tình trạng mất mạng, không hoạt động được, mạng Libol cũng hay treo. Mặc dù, Trung tâm đã phối hợp với Trung tâm tin học khắc phục tình trạng trên nhưng vẫn chưa được cải thiện. Đánh giá của NDT về hệ thống mạng, đường truyền tại Trung tâm
Đánh giá Tổng số
Sinh viên, HVCH,
NCS CB, GV
Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ % Số trả lời Tỉ lệ
Chưa tốt 50 24.8 49 30.2 1 2.5
Bình
thường 89 44.2 65 40.1 24 61.5
Tốt 34 16.9 26 16.0 8 20.5
Rất tốt 6 3.0 6 3.7 0 0
Bảng 2.9 : Đánh giá cuả NDT về hệ thống mạng, đường truyền tại Trung tâm
Trước tháng 8/2012, Trung tâm thực hiện photocopy tự động. Bạn đọc muốn photo tài liệu phải nạp tiền tại phòng Tài chính kế toán; kích hoạt số tiền đã nạp tại Phòng Bổ sung biên mục, ghi nhớ mã pin để sử dụng khi photot tài liệu. Tuy nhiên, một thời gian dài, do trục trặc giữa phòng Tài chính Kế toán và trường trong việc thu tiền photo nên dịch vụ photo của Trung tâm đã dừng lại. Bạn đọc không photo được tài liệu nên đã nảy sinh những ý định như: xé dọc tài liệu hay lấy cắp tài liệu… Từ tháng 8/2012, việc thu tiền photo tài liệu đã chuyển về cho Trung tâm. Tuy nhiên, việc photo đôi khi vẫn gặp những khó khăn như: máy nạp tiền trục trặc, hay máy photo không nhận thẻ của bạn đọc… Thêm vào đó, tại Trung tâm có một số máy photo, scan tài liệu không hoạt động được do máy trong diện tài trợ của dự án SIDA, được chuyển từ Thụy Điển sang nên khi hỏng, không tìm được thiết bị tương thích để thay thế.
79
Bên cạnh đó, yêu cầu về việc đảm bảo an ninh cho kho tài liệu, tránh thất thoát tài liệu trong kho mở đòi hỏi hệ thống trang thiết bị, giám sát phải đầy đủ và luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Tuy nhiên, tại các kho mở của Trung tâm lại chưa được trang bị hệ thống camera giám sát, lãnh đạo Trung tâm đã nhiều lần đề xuất ý kiến này lên Ban giám hiệu nhà trường nhưng vẫn chưa được chấp nhận. Trung tâm có cổng từ đặt ở cửa ra vào chính nhưng cũng thường xuyên trong tình trạng trục trặc. Mặc dù, mỗi lần trục trặc, công ty 3M có sang kiểm tra nhưng tình trạng đó vẫn chưa được cải thiện nhiều do cổng từ mua từ nước ngoài, thiết bị thay thế ở Việt Nam khó tìm thấy hoặc giá cả quá cao.
Tổ chức kho mở nên tủ gửi đồ là rất cần thiết và bắt buộc phải có đối với mỗi thư viện. Trước kia, thư viện có 300 tủ, cuối năm 2012 được trang bị thêm 66 tủ nữa. Tuy nhiên, hiện tại, số tủ đó vẫn chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu của bạn đọc, nhất là trong giai đoạn bạn đọc làm bài tập và ôn thi hết môn. Tình trạng bạn đọc phải xếp hàng dài để chờ mượn chìa khóa tủ gửi đồ thường xuyên xảy ra.
- Chính sách bổ sung tại kho mở còn gặp nhiều khó khăn do kinh phí hàng năm cấp không đồng đều, tùy thuộc vào số tín chỉ sinh viên đăng ký và số lượng môn học của mỗi học kỳ.
- Trình độ của cán bộ thư viện còn hạn chế
Mặc dù, đội ngũ cán bộ đang được trẻ hóa, đa số tốt nghiệp đại học chuyên ngành thông tin thư viện, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững. Tuy nhiên, do đây là thư viện chuyên ngành luật, đa số cán bộ lại chưa được đi học văn bằng 2 luật nên đôi khi còn lúng túng trong việc xử lý tài liệu cũng như tư vấn, hỗ trợ cho bạn đọc trong việc lựa chọn tài liệu. Mặt khác, đa số cán bộ thư viện có trình độ ngoại ngữ và tin học nhưng không ở mức chuyên sâu nên mỗi khi gặp sự cố về máy tính lại phải nhờ sự trợ giúp của Trung tâm Tin học. Thời gian vừa qua, Trung tâm phải xử lý một số lượng lớn tài liệu bằng tiếng Đức và tiếng Pháp. Tuy nhiên, không có cán bộ nào biết hai ngoại ngữ đó nên bắt buộc phải thuê chuyên gia bên ngoài xử lý. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng trong tất cả các mặt hoạt động của Thư viện nói chung, công tác tổ chức kho mở nói riêng, đòi hỏi Trung tâm cần tiếp tục quan tâm, đầu tư cho nguồn nhân lực: nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện, chủ yếu là cán bộ có trình độ chuyên sâu về luật, tin học và ngoại ngữ. Đây là điều kiện cần thiết để phát triển Trung tâm nói chung và kho mở của Trung tâm nói riêng