Việc tổ chức kho sách một cách khoa học và đi vào hoạt động hiệu quả là một vấn đề không đơn giản, nhất là đối với tổ chức kho mở. Vốn tài liệu là yếu tố quan trọng thúc đẩy thư viện phát triển. Vấn đề quan trọng là phải tổ chức và sắp xếp sao cho khoa học, sao cho bạn đọc có thể tiếp cận một cách nhanh nhất đến tài liệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan TT-TV đã và đang có nhiều ý kiến đánh giá khác nhau về vấn đề tổ chức kho tài liệu sao cho đúng đắn nhất, khoa học nhất. Tổ chức kho tài liệu không tốt sẽ dẫn đến hiệu quả phục vụ bạn đọc không cao, vòng quay của tài liệu thấp. Vì lẽ đó, các cơ quan TT-TV đều nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu trong quá trình tổ chức và hoạt động của mình.
Tổ chức kho tài liệu nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp tài liệu để có thể bảo quản, giữ gìn lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng. Công việc này có ý nghĩa rất lớn đối với tất cả hoạt động của thư viện. Việc phân bố tài liệu, quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa vốn tài liệu trong thư viện.
Tài liệu sau khi được chọn lọc, bổ sung vào thư viện sẽ được xử lý qua các khâu nghiệp vụ: vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, biên mục , phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa, in nhãn gáy, in mã vạch, dán nhãn gáy, dán mã vạch, dán chỉ từ, sắp xếp lên giá và đưa ra phục vụ bạn đọc. Việc sắp xếp tài liệu được căn cứ dựa trên ký hiệu xếp giá của từng tài liệu. Ký hiệu xếp giá của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật là được cấu tạo:
46
1. Ký hiệu phân loại
2. Mã hóa tên tác giả/tên sách. Năm xuất bản
3. Đăng ký cá biệt