Trong bất kỳ một thư viện hay trung tâm thông tin nào, để phục vụ hoạt động, khai thác có hiệu quả thì tài liệu trong kho nói chung và tài liệu ở kho mở nói riêng phải thường xuyên được bổ sung. Muốn tài liệu bổ sung có chất lượng thì điều cơ bản là phải xác định loại hình, tính chất thư viện, nghiên cứu đặc điểm, tính chất môi trường mà thư viện phục vụ, thành phần và nhu cầu hứng thú của bạn đọc, đặc biệt là nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc. Việc xây dựng vốn tài liệu trong kho mở, đòi hỏi cán bộ thư viện phải nắm được nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc dựa trên sự theo dõi và thống kê nhu cầu đọc hàng ngày, hàng tháng của bạn đọc đối với loại hình tài liệu hay từng lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm, từ đó có kế hoạch định hướng bổ sung vào kho mở những tài liệu có giá trị nhất, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu bạn đọc, tránh tình trạng “sách chết” không được luân chuyển, lãng phí tiền của, diện tích kho, mà nhu cầu thực sự của bạn đọc không được đáp ứng. Thông thường, sách trong kho mở thường là những sách mới xuất bản, có giá trị thông tin cao, hay loại sách bạn đọc thường xuyên sử dụng.
35
Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tất cả tài liệu liên quan đến chuyên ngành luật, ngoài ra còn bổ sung thêm một số sách chính trị xã hội. Khi bổ sung tài liệu, Trung tâm đã xác định cơ cấu tỷ lệ tài liệu hợp lý theo chức năng nhiệm vụ của mình. Trước kia, công tác bổ sung được thực hiện dàn trải, nghĩa là tài liệu môn học nào cũng bổ sung như nhau, dẫn đến tình trạng, có môn học thừa rất nhiều sách nhưng có môn học lại thiếu sách. Từ khi nhà trường chuyển sang phương thức đào tạo theo tín chỉ, Trung tâm đã chú trọng đến công tác bổ sung hơn. Trước khi bổ sung tài liệu, cán bộ bổ sung phải nghiên cứu học liệu các môn học, thu thập yêu cầu về tài liệu từ cán bộ thư viện tại Tổ phục vụ dựa trên nhu cầu của bạn đọc và thực tiễn công tác phục vụ, và yêu cầu về nguồn tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu của cán bộ, giáo viên trong trường. Từ đó, cán bộ phụ trách Tổ bổ sung, biên mục đề xuất yêu cầu bổ sung tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn đọc và chính sách bổ sung của Trung tâm. Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu đối với bạn đọc tại Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau: Kém: 0,5%, Trung bình: 35,3%, Khá: 53,7%, Tốt: 6,7%
Kém Trung bình Khá Tốt
Không trả lời
Biểu đồ 1.1 : Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu đối với bạn đọc tại Trung tâm
Ngoài ra, để công tác bổ sung tài liệu phát triển tốt, đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của bạn đọc, lãnh đạo Trung tâm đã thành lập đội “contact librarian” (cán bộ thư viện liên lạc với các khoa). Với phương thức đào tạo theo tín chỉ, việc phát triển vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu của sinh viên, học viên cao học là rất cần thiết. Một trong những biện phát quan trọng để nắm bắt đúng nhu cầu của bạn đọc là cách tiếp cận từ vai trò cầu nối của cán bộ thư viện với các khoa, cụ thể:
36
- Nắm bắt được học liệu cần thiết theo đề cương môn học đề ra: cán bộ thư viện được phân công liên lạc với khoa và theo dõi học liệu môn học chịu trách nhiệm việc thống kê học liệu đó, phản ánh với lãnh đạo để đề ra biện pháp giải quyết.
- Nắm bắt được nguồn tài liệu mà giảng viên cung cấp: Thư viện lưu trữ nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Tuy nhiên, nhiều tài liệu có trong học liệu nhưng thư viện không có hoặc cán bộ thư viện không biết ở đâu có để bổ sung. Cán bộ thư viện có thể liên lạc với giảng viên để biết tài liệu đó có ở đâu để bổ sung nhanh nhất.
- Nắm bắt được những công trình nghiên cứu mới của chính giảng viên. Giảng viên là người tạo ra tác phẩm, thông qua mối liên hệ đã phân công, cán bộ thư viện biết về những tài liệu mới của giảng viên để đề nghị bổ sung.
Ngoài tài liệu bổ sung bằng ngân sách từ nhà trường, Trung tâm còn nhận tài liệu từ nhiều nguồn khác như: tặng, biếu, tài trợ từ dự án…
Hiện nay, công tác bổ sung vốn tài liệu tại Trung tâm được thực hiện theo quy trình ISO QT-TV-01: Quy trình Bổ sung và quản lý tài liệu thư viện, đã được nhà trường phê duyệt.
Nhìn chung, công tác bổ sung tài liệu cho kho mở, đáp ứng nhu cầu đào tạo