Quy trình quản lí NDT được thực hiện trên phân hệ bạn đọc của phần mềm LIBOL 6.0. Thực tế, ứng dụng các tính năng:
63
- Cấp thẻ thư viện và quản lí: Từ năm 2006, Trường thực hiện cấp thẻ đa chức năng bằng thẻ nhựa có độ bền cao hơn, có tích hợp mã vạch và công nghệ từ. Thẻ sinh viên, thẻ học viên, thẻ cán bộ đồng thời là thẻ thư viện cho tất cả sinh viên, học viên, cán bộ, giáo viên của trường. Trung tâm Tin học của Trường chịu trách nhiệm in thẻ, cấp thẻ cho toàn thể cán bộ, giáo viên; đối với sinh viên, học viên thủ tục cấp thẻ được thực hiện ngay khi nhập học. Các thông tin cá nhân như: họ tên; ngày, tháng, năm sinh; lớp, khoa, khoá; đơn vị công tác; số thẻ, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn được mã hoá trên thẻ bằng công nghệ mã vạch và từ tính. Đồng thời, Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu thông tin cá nhân NDT vào hệ thống máy chủ Libol trong CSDL của phân hệ bạn đọc. Trung tâm Thông tin Thư viện tiếp nhận dữ liệu thông tin NDT, quản lí NDT khi sử dụng tài liệu và dịch vụ thư viện trong thời gian học tập và nghiên cứu tại trường.
Nhóm NDT Số lƣợng
Sinh viên 7805
Cao học, nghiên cứu sinh 336
Cán bộ, giảng viên 486
Văn bằng 2 chính quy 308
Bảng 2.5: Số lượng NDT hiện tại tính đến tháng 12/2012
Trung tâm hiện đang quản lí trên 8000 NDT thường xuyên sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thư viện. Hàng năm, số lượng NDT được cập nhật mới vào phân hệ bạn đọc khoảng 2000 sinh viên chính quy, học viên cao học và nghiên cứu sinh. Phân hệ bạn đọc cho phép quản lí NDT theo nhiều cách khác nhau như quản lí nhóm: nhóm sinh viên, nhóm cán bộ, nhóm học viên cao học và nghiên cứu sinh. Mỗi nhóm, cho phép quản lí ở cấp độ nhỏ hơn theo khoá, lớp, họ tên, số thẻ…
Quản lí NDT theo nhóm tạo thuận tiện khi Trung tâm đưa ra các chính sách lưu thông riêng biệt cho từng nhóm NDT như: cấp hạn ngạch tài liệu được phép mượn, thời gian mượn, gia hạn, hết hạn thẻ.
- Tạo tài khoản cung cấp cho NDT sử dụng dịch vụ Internet, Wireless. Hàng
năm, căn cứ vào số lượng sinh viên, học viên mới được Trung tâm Tin học cập nhật vào phân hệ bạn đọc, CBTV tiến hành tạo tài khoản cung cấp cho từng NDT ngay khi họ được tập huấn lớp kĩ năng thông tin, giúp NDT truy cập sử dụng hệ thống máy tính và mạng không dây của Trung tâm.
64
- Kiểm soát NDT: Công nghệ mã vạch được tích hợp cho phép quản lí, kiểm
tra nhanh thông tin NDT trên phân hệ lưu thông (phần kiểm soát bạn đọc). Khi ra, vào Trung tâm NDT phải tích thẻ thư viện vào máy đọc mã vạch để CBTV kiểm soát các thông tin cá nhân, cũng như kiểm tra tình trạng thẻ của NDT còn hạn hay hết hạn sử dụng? Thẻ đang bị khoá do vi phạm nội quy thư viện hay không? Vi phạm bao nhiêu lỗi trong quá trình sử dụng thư viện? Đây cũng là cơ sở để thống kê số lượt NDT tới Trung tâm sử dụng các dịch vụ thư viện.
- Quản lí NDT mượn trả chìa khoá tủ gửi đồ: trước khi vào Trung tâm, nếu NDT có cặp sách, tài liệu cá nhân phải gửi tại tủ gửi đồ. Từ năm 2009 đến nay Trung tâm ứng dụng phần mềm LIBOL trong công tác quản lí tủ gửi đồ. NDT tự thao tác quy trình mượn/trả chìa khoá tủ gửi đồ trên phân hệ bạn đọc (phần quản lí bạn đọc gửi đồ) tại quầy lễ tân.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quy trình mượn/trả chìa khoá tủ gửi đồ, nếu NDT gặp khó khăn sẽ nhờ sự trợ giúp từ các CBTV trực tại quầy lễ tân. Qua thống kê số liệu, số lượt NDT mượn/trả chìa khoá trong các năm tăng cao. Tổng số lượt mượn/trả chìa khoá tủ gửi đồ năm 2009 là 51.837 lượt; năm 2010 là 109.731 lượt; năm 2011 là 140.919 lượt.
- Lưu thông (mượn/trả) tài liệu, sử dụng dịch vụ in, sao chụp tài liệu: phân hệ
bạn đọc được tích hợp với phân hệ lưu thông bằng công nghệ mã vạch để quản lí NDT sử dụng các dịch vụ của Trung tâm