Công tác bổ sung, biên mục tài liệu là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động của cơ quan thông tin, thư viện. Đây chính là chu trình đường đi của tài liệu được CBTV thực hiện từ khi tài liệu chưa được nhập vào Trung tâm đến khi tài liệu được xử lí kĩ thuật nghiệp vụ và đưa ra phục vụ NDT. Công tác bổ sung tài liệu được Trung tâm thực hiện theo kế hoạch công tác hàng năm. Phân hệ bổ sung của phần mềm Libol 6.0 là công cụ hữu hiệu để quản lí, kiểm soát các nguồn tài liệu nhập vào Trung tâm, tránh bổ sung trùng lặp, đồng thời giúp CBTV tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình thực hiện các công đoạn của quy trình bổ sung, biên mục khi xử lí thông tin, dữ liệu biểu ghi thư mục thống nhất trong hệ thống lưu trữ thông tin. Với vai trò là bộ não trong hoạt động TT-TV, phân hệ biên mục là phân hệ được chú ý phát triển một cách toàn diện. Phân hệ biên mục là công cụ để xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục. Bao gồm các công đoạn sau:
- Biên mục sơ lược, phân kho, xếp giá, in mã vạch theo ĐKCB.
+ Dữ liệu trong danh mục tài liệu đã được nhập vào ở phần quản lí hợp đồng đặt mua được sử dụng để biên mục sơ lược cho từng tài liệu. Khi biên mục sơ lược, phải tuân thủ các trường, chuẩn biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21 bao gồm các trường cơ bản: phân loại, nhan đề tài liệu, tác giả, năm XB, NXB…và quy tắc biên mục Anh - Mĩ (AACR2).
+ Phân kho, tạo dữ liệu xếp giá: Sau khi tài liệu đã nhận đủ số lượng từ nhà xuất bản hoặc từ nguồn nộp lưu chiểu, tặng, biếu, tài trợ… Cán bộ bổ sung sẽ phân chia số lượng cụ thể cho từng kho tài liệu: kho đọc - DSV, kho mượn - MSV; tiến hành phân loại và quản lí tài liệu trong hệ thống kho lưu trữ điện tử của Trung tâm; tạo dữ liệu xếp giá bằng cách tiến hành ĐKCB theo lô. Chức năng xử lí ĐKCB theo lô của phần mềm có tác dụng giảm thời gian nhập dữ liệu cho cán bộ bổ sung, bởi chỉ cần một thao tác đơn giản CBTV có thể tạo hàng ngàn ĐKCB trong một khoảng
60
thời gian rất ngắn bằng cách kết hợp giữa kí hiệu kho, số ĐKCB tiếp theo của giá sách với số lượng cuốn của từng tên tài liệu và nhấn nút “sinh giá trị”.
Ví dụ: Muốn tạo dữ liệu xếp giá bằng sinh số ĐKCB tự động đối với tên tài liệu: “Luật bảo vệ môi trường và những văn bản hướng dẫn thi hành”, xuất bản năm 2005, mua theo hợp đồng, số lượng 30 cuốn, được xếp ở kho đọc sinh viên, trên giá Luật môi trường. CBTV thực hiện như sau:
+ Chọn ký hiệu kho đọc sinh viên - DSV;
+ Chọn giá sách Luật môi trường có ký hiệu LMT;
+ Nhập số ĐKCB tiếp theo cho giá LMT là 2816 vào ô ĐKCB;
+ Nhập số 30 vào ô “số lượng” và nhấn vào nút “sinh giá trị” chương trình sẽ tự động sinh các số ĐKCB tiếp theo cho tài liệu này bắt đầu từ LMT002816, 2817, 2818…đến LMT002845 (tương đương 30 cuốn tài liệu).
Hình 2.3: Tạo dữ liệu xếp giá bằng sinh số ĐKCB tự động
+ In mã vạch: sau khi tạo ĐKCB theo lô, cán bộ bổ sung có thể lựa chọn in toàn bộ mã vạch ĐKCB cho tài liệu theo biểu ghi hoặc in mã vạch theo từng kho khi xử lí kỹ thuật cho từng kho tài liệu, tránh nhầm lẫn. Có rất nhiều kiểu mã vạch được mặc định trong dữ liệu, chỉ cần lựa chọn kiểu mã vạch phù hợp để in.
61
+ In nhãn gáy, mã vạch cũng được tạo tự động ngay trong phân hệ biên mục. Công đoạn này cán bộ biên mục có thể thực hiện thao tác in nhãn gáy, in mã vạch khi nhập đầy đủ thông tin trong các trường biên mục: phân loại, chỉ số Cutter của họ tên tác giả, năm xuất bản, ĐKCB trong trường hợp cán bộ bổ sung chưa kịp làm. Cán bộ biên mục có thể lựa chọn in nhãn gáy, in mã vạch cho toàn bộ ĐKCB của các kho trong biểu ghi hoặc có thể in nhãn gáy cho từng kho sách, tránh sự nhầm lẫn trong quá trình xử lí kỹ thuật. Trung tâm đã có cải tiến khi in nhãn gáy sách phân biệt theo màu sắc cho từng chuyên ngành tài liệu. Chẳng hạn, tài liệu của chuyên ngành luật dân sự được in, dán nhãn gáy màu vàng nhạt, tài liệu chuyên ngành luật môi trường được dán nhãn gáy màu vàng đậm, luật kinh tế được dán nhãn gáy màu trắng…Việc phân biệt tài liệu của các chuyên ngành bằng dán nhãn gáy có màu sắc khác nhau giúp CBTV tại các bộ phận phục vụ và NDT dễ dàng nhận biết, sắp xếp tài liệu lên giá đúng vị trí tại các kho mở.