- Các tiêu chuẩn đánh giá do tổ chức kiểm định xây
Hình 2.4.Quy trình triển khai CQI/TQM trong tổ chức
CQI/TQM cũng tạo ra môi trường làm việc thoải mái và phấn khởi trong tổ chức nhờ việc khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên. Nguyên tắc chấp nhận và không phán xét các thử nghiệm thất bại, coi đó như một phần của quá trình ứng dụng CQI/TQM giúp nhân viên tự do sáng tạo và phát triển các ý tưởng mới. Cũng nhờ vậy, nhân viên có xu huớng tăng cường cam kết với tổ chức hơn. Khi nhân viên tự cảm thấy mình đã là một phần của tổ chức, họ sẽ làm việc với sự thích thú chứ không chỉ làm nó vì nghĩa vụ. Về lâu dài, điều này sẽ dẫn tới việc cải thiện chất lượng dịch vụ của tổ chức.
Một đặc điểm quan trọng của CQI/TQM là hoạt động dựa trên sức mạnh tập thể - làm việc theo nhóm. Khi làm việc theo nhóm để cùng giải quyết vấn đề, các nhân viên sẽ hiểu được lợi ích của việc hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau. Khi đã tạo cho đội ngũ nhân viên thói quen làm việc nhóm, cùng nhau họ có thể liên kết giữa các bộ phận, tạo nên nhóm “lớn” để giải quyết các vấn đề chung của cả tổ chức. CQI/TQM mang lại cho tổ chức khả năng giải quyết vấn đề một cách rất linh hoạt và làm tận dụng được năng lực của tất cả nhân viên.
CQI/TQM không trực tiếp mang lại lợi ích vật chất hay một sự công nhận về chất lượng (như giấy chứng nhận chất lượng) cho tổ chức, nhưng khi được triển khai một cách phù hợp, CQI/TQM sẽ giúp phát hiện các quy trình không phù hợp và cải thiện chúng, tiết kiệm được các chi phí không cần thiết. Hơn thế nữa, triển khai CQI/TQM không tốn kém các chi phí kiểm tra, đánh giá như với các mô hình quản lý dựa trên chứng nhận chất lượng khác. Tổ chức chỉ mất chi phí ban đầu đào tạo về CQI/TQM trong tổ chức mình, và chi phí triển khai cải thiện thuờng kỳ mà thôi. Như vậy, CQI/TQM giúp tổ chức tiết kiệm rất nhiều về nguồn lực.
3.6. Hạn chế của áp dụng CQI/TQM
Mặc dù có nhiều ưu điểm nổi trội, nhưng không phải CQI/TQM không có những hạn chế nhất định. Những hạn chế đó bao gồm:
CQI/TQM có tốc độ cải tiến chậm, không phù hợp với các cơ sở cần liên tục thay đổi về sản phẩm, dịch vụ. Hơn nữa, cần phải mất khoảng vài năm để CQI/ TQM phát huy hiệu quả trong tổ chức vì nó cần một quá trình dài để có được sự cam kết của ban lãnh đạo, đào tạo nhân viên về CQI/TQM, thay đổi văn hóa của tổ chức, cải thiện các quy trình… Điều này cũng có thể khiến nhân viên và cả nhà quản lý cảm thấy mệt mỏi và mất tự tin vì lâu thấy được kết quả, kết quả đạt được cũng không thể hiện dưới dạng được chứng nhận bằng văn bản, những thay đối lớn trong phương cách làm việc của nhân viên và cách thức quản lý của lãnh đạo, v.v…
CQI/TQM giúp tổ chức tiết kiệm các chi phí lãng phí và qua đó mang lại lợi nhuận gián tiếp cho tổ chức sau một thời gian triển khai. Nhưng chính điều này gây nên những áp lực về tài chính cho các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức nhỏ và đuợc coi là một trong những rào cản lớn nhất khi áp dụng CQI/ TQM.
Không những vậy, với đặc thù của ngành y tế, việc áp dụng CQI/TQM cũng có một số hạn chế riêng. Ngành y tế có đối tượng khách hàng rất đa dạng. Với một cơ sở sản xuất thông thường, khách hàng thường được coi là những người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ cuối, nhưng với một cơ sở y tế, họ cần phải thỏa mãn rất nhiều đối tượng khách hàng như bệnh nhân, người nhà bệnh nhân, cộng đồng, các tổ chức chi trả bảo hiểm, chính phủ và sinh viên y khoa. Với nhiều đối tượng khách hàng như vậy sẽ làm tăng độ phức tạp khi áp dụng CQI/TQM.
Thêm nữa, các khoa phòng của bệnh viện đảm nhiệm các nhiệm vụ chuyên môn rất khác biệt và do đó làm hạn chế việc góp ý lẫn nhau giữa các khoa để cải thiện hay thay đổi cách làm việc. Trong môi trường kém linh hoạt như vậy, việc áp dụng CQI/TQM cũng không thuận lợi.