III. CôNG CỤ QUẢN LÝ 1 KIểm đỊNH
Hình 3.2 Sơ đồ cơ chế đảm bảo chất lượng
2.2. Các nguyên tắc kiểmtra
Tất cả các nhà quản lý đều muốn có một cơ chế kiểm tra thích hợp và hữu hiệu để giúp họ trong việc duy trì các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạnh và đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc, và những con người khác nhau nên các biện pháp và công cụ kiểm tra áp dụng trong từng trường hợp cụ thể có thể khác nhau nhưng cần tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra sau đây:
• Kiểm tra cần được thiết kế dựa trên kế hoạch hoạt động và cấp bậc quản lý của đối tượng được kiểm tra.
• Kiểm tra cần được thiết kế theo ý đồ của các nhà quản lý để đảm bảo rằng những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra sẽ được các nhà quản lý hiểu và sử dụng, nếu không kết quả kiểm tra sẽ không có ý nghĩa đối với nhà quản lý.
• Kiểm tra cần được thực hiện tại những điểm quan trọng. Các nhà quản lý cần chú trọng đến điểm đặt các phép đo để việc kiểm tra phản ánh chính xác thực tế và xác định xem sai lệch nào có ý nghĩa quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới kết quả thực hiện kế hoạch
• Kiểm tra cần được tiến hành một cách khách quan. Trong quá trình kiểm tra cần giữ một thái độ khách quan, tránh những định kiến sẵn có khiến các nhà quản lý có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá không đúng về đối tượng kiểm tra và kết quả kiểm tra để đảm bảo phản ánh đúng thực tế.
• Hệ thống kiểm tra cần được xây dựng hài hòa với văn hóa của tổ chức. Các quy trình và các quy định của việc kiểm tra cần hòa hợp với bầu không khí của tổ chức
• Kiểm tra cần tiết kiệm. Cần chú ý đến hiệu quả kinh tế của công tác kiểm tra sao cho kết quả, tác dụng của công tác kiểm tra xứng đáng với chi phí bỏ ra.
• Kiểm tra phải đưa đến hành động. Việc kiểm tra chỉ có ý nghĩa khi dẫn đến hành động điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện được những sai lệch mà không thực hiện được điều chỉnh và rút kinh nghiệm việc kiểm tra sẽ trở thành vô ích.