dân pháp luật nhiều nước khi quy định vấn đề phí tiếp cận thông tin phải dựa trên nguyên tắc hoàn trả chi phí cần thiết của Nhà nước đã bỏ ra để cung cấp thông tin nhưng không tạo rào cản đối với quyền tiếp cận thông tin.
Trên cơ sở nghiên cứu các quy định về phí tiếp cận thông tin của các quốc gia, chúng tôi rút ra một số điểm trong trường hợp Việt Nam xây dựng các quy định về phí tiếp cận thông tin.
Thứ nhất, Phí tiếp cận thông tin là cần thiết và người dân phải trả khi tiếp cận thông tin. Mặc dù nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cộng đồng nhưng nó cũng là một hoạt động mang tính chất dịch vụ công. Khoản tiền người dân phải trả khi tiếp cận thông tin cần được xác định không phải là lệ phí mà là một khoản phí. Khoản phí này không được quy định mang tính chất kinh doanh, vì lợi nhuận và phải đảm bảo người dân chấp nhận được, không cảm thấy sợ phải nộp khi tiếp cận thông tin. Khoản phí này là cần thiết nhằm đảm bảo bù đắp một phần các chi phí hoạt động cho cơ quan nhà nước, tránh tình trạng quá tải cho ngân sách nhà nước và tránh tình trạng công dân yêu cầu cung cấp thông tin một cách tùy tiện.
Thứ hai, Phí tiếp cận thông tin phải đảm bảo nguyên tắc không cản trở việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin. Các quy định về phí tiếp cận thông tin là một trong những vấn đề quan trọng có ảnh hưởng đến tính thực thi của luật nên rất được quan tâm vầ là vấn đề thường gây ra tranh cãi. Việc quy định về khoản phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền tiếp cận thông tin, có thể làm tăng hoặc giảm các yêu cầu cung cáp thông tin từ phía các cơ quan Chính phủ. Khoản lệ phí tiếp cận thông tin có thể tạo rào cản hành chính không cần thiết và làm giảm số các yêu cầu hơn là một cơ chế bồi hoàn các chi phí đã bỏ ra. Do đó, việc quy định phí tiếp cận thông tin phải ở mức độ hợp lý, đảm bảo hoàn trả những chi phí cần thiết của Nhà nước đã bỏ ra và không tạo rào cản hành chính với quyền tiếp cận thông tin. Kinh nghiệm cho thấy, tốt nhất nên hạn chế các khoản phí trong việc chi trả các chi phí thực sự của việc cung cấp thông tin và không bao gồm khoảng thời gian để cơ quan đó giải quyết về việc áp dụng các trường hợp
có ngoại lệ hay không, hay cung cấp các thông tin vì lợi ích công cộng và không nên thu phí với việc khiếu nại.
Thứ ba, pháp luật tiếp cận thông tin chỉ quy định mang tính chất nguyên tắc đối với quy định về phí tiếp cận thông tin. Mức phí cụ thể giao cho Chính phủ quy định đối với từng trường hợp. Điều này cũng xuất phát từ chức năng của luật tiếp cận thông tin là giải quyết xung đội giữa quyền tiếp cận thông tin và quyền bảo mật. Thông tin nhà nước nắm dưới nhiều dạng, phức tạp do đó luật chỉ quy định mang tính chất nguyên tắc không thể quy định riêng lẻ, cụ thể về tiếp cận thông tin từng lĩnh vực. Do tính chất của luật khung nên luật tiếp cận thông tin chỉ cần quy định mang tính nguyên tắc mà không cần mọt chương riêng, không quy định mức phí cụ thể. Điều này cũng phù hợp với thông lệ quy định về các loại phí, lệ phí ở Việt Nam.
2.2. Trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của người dân tiếp cận thông tin của người dân
Việc quyền tiếp cận thông tin của người dân có được thực thi hay không
phụ thuộc chủ yếu vào hoạt động của các cơ quan nắm giữ thông tin, đặc biệt là năng lực, thái độ phục vụ của cán bộ phụ trách giải quyết yêu cầu tiếp cận thông tin. Do đó, một trong những biện pháp quan trọng để đảm bảo cho việc thực thi quyền này đa số pháp luật tiếp cận thông tin các nước đều có quy định khá cụ thể về trách nhiệm của các cơ quan, cán bộ có trách nhiệm cung cấp thông tin. Việc quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc cung cấp thông tin trong trường hợp chủ động công khai thông tin ngay cả khi không có yêu cầu và trong trường hợp cung cấp thông tin khi có yêu cầu.
Đối với trường hợp chủ động cung cấp thông tin, pháp luật tiếp cận hầu hết các quốc gia đều quy định các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin phải cung cấp một số loại thông tin nhất định một cách tích cực. Các thông tin này bao gồm chi tiết về cơ cầu tổ chức và các quan chức chủ yếu của chính phủ, các đạo luật, quy định, các đề xuất và chính sách hiện hành, các biểu mẫu, quyết định... Việc công bố các thông tin đó có thể dưới nhiều hình thức đăng tải trên trang thông tin điện tử, trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua người phát
ngôn,...Bên cạnh, việc quy định các loại thông tin các cơ quan phải có trách nhiệm chủ động cung cấp thì luật tiếp cận các nước còn quy định thời gian thực hiện việc công bố như việc công bố trên trang tin điện tử theo định kỳ.
Đối với trường hợp cung cấp thông tin theo yêu cầu, pháp luật thông tin quy định khá cụ thể trách nhiệm của cơ quan cung cấp thông tin từ giai đoạn thụ lý yêu cầu, quy định về thời hạn trả lời, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin, từ chối tiếp cận thông tin và bố trí cán bộ phụ trách giải quyết yêu cầu tiếp cận thôn tin. Ví dụ Luật tiếp cận thông tin Autralia quy định “trong thời gian 14 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu tiếp cận thông tin, cơ quan tiếp cận yêu cầu phải gửi thông báo cho người yêu cầu để thông báo về việc đơn yêu cầu của họ đã được xử lý; Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu tiếp cận thông tin, cơ quan tiếp nhận yêu cầu phải ra thông báo về việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin, cụ thể là quyết định cho phép hay không cho phép tiếp cận thông tin”40.
Đối với cán bộ phụ trách cung cấp thông tin theo khuyến cáo tại phần thứ III Luật mẫu về tự do thông tin thì mỗi cơ quan công cộng chỉ định một cán bộ phụ trách thông tin và đảm bảo các nhân viên có thể tiếp cận được dễ dàng những thông tin liên quan đến cán bộ đặc trách về thông tin. Điều 9, Luật tiếp cận thông tin công của Cộng hòa Slovenia 2003 quy định “mọi cơ quan phải bố trí một hoặc một số cán bộ chuyên trách phụ trách việc cung cấp thông tin. Một số sơ quan có thể phối hợp cùng chỉ định một hoặc một số cán bộ đại diện chung chuyên trách việc cung cấp thông tin và việc chỉ định này không bị coi là trái với quy định trên. Cán bộ phụ trách thông tin có trách nhiệm trong việc lưu trữ, cập nhật và hủy bỏ hồ sơ, tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin, hỗ trợ các cá nhân tìm kiếm thông tin, tiếp nhận các khiếu nại liên quan đến việc thực hiện cung cấp thông tin...Trường hợp có hành vi hủy hoại, làm giả, làm sai lệch nội dung hồ sơ, cản trở việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin, không cung cấp thông tin, trì hoãn việc cung cáp thông tin thì tùy theo mức độ có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu gây thiệt hại còn phải bồi thường dân sự.