quyết, xử lý các vi phạm phát sinh trong quá trình người dân thực hiện quyền tiếp cận thông tin.
Pháp luật tiếp cận thông tin các nước khi quy định về trình tự, thủ tục tiếp cận thông tin thường trải qua 04 bước sau: (i) Trình yêu cầu tiếp cận thông tin; (ii) Cơ quan có thẩm quyền thụ lý yêu cầu tiếp cận thông tin; (iii) hồ sơ thực hiện việc tiếp cận thông tin (iv) Thông báo giải quyết việc yêu cầu tiếp cận thông tin; (v) Thời hạn để giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin, từ chối cung cấp thông tin.
Phần lớn luật tiếp cận thông tin các nước đều hướng tới quy định một hình thức đơn giản nhất để người dân có thể sử dụng khi yêu cầu cung cấp thông tin. Thông thường các yêu cầu này thể hiện dưới dạng văn bản. Một số quốc gia còn chấp nhận cả hình thức yêu cầu bằng miệng (lời nói). Bên cạnh đó, để tạo điều kiện người dân tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng, các cơ quan giữ thông tin xây dựng các dữ liệu thống kê, thư viện... dưới dạng hệ thống dữ liệu điện tử mở để người nhân có thể trực tiếp truy cập và lấy các thông tin cần thiết. Công dân cũng có quyền yêu cầu các loại tài liệu cụ thể, mã tài liệu nếu biết. Nội dung yêu cầu tiếp cận thông tin bao gồm các nội dung như tên cơ quan tiếp nhận yêu cầu, các thông tin về tên, địa chỉ liên hệ của người yêu cầu, mô tả chi tiết các thông tin cần tiếp cận. Đối với việc trả lời yêu cầu cung cấp thông tin có thể thực hiện bằng cách được giải thích bằng miệng, trực tiếp nghe trả lời, trực tiếp xem thông tin qua việc đọc, nhìn, nghe, được cung cấp bản sao tài liệu, được sao chép thông tin qua các trang thiết bị của người yêu cầu, chỉ rõ nguồn mở tài liệu hoặc cung cấp nội dung của tài liệu những thông tin thuộc trách nhiệm nhà nước. Bên cạnh đó, công dân cũng có quyền được biết các thông tin thông qua tham dự các cuộc họp, buổi tường trình, các thông báo,... trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các phương tiện, thông tin đại chúng, truyền hình internet.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu tiếp cận thông tin cơ quan có tiếp nhận mà trực tiếp là nhân viên tiếp nhận xem xét thẩm quyền của cơ quan tiếp nhận và cấp giấy biên nhận cho người yêu cầu về việc đã thụ lý yêu cầu. Đối với việc xử xự
của cơ quan trong trường hợp không nắm giữ thông tin, không thuộc thẩm quyền thì có nước quy định cơ quan đó có trách nhiệm chuyển yêu cầu tới cơ quan có liên quan hoặc cơ quan có thẩm quyền và thông báo cho người yêu cầu về việc đó (Điều 20 Luật tiếp cận thông tin công của Cộng hòa Slovania 2003) nhưng cũng có nước chỉ dừng lại ở việc trả lại yêu cầu và hướng dẫn tiếp cho đương sự đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết. Việc cấp giấy biên nhận có ý nghĩa quan trọng trong quá trình giải quyết các vấn đề khiếu nại, vi phạm trong quá trình thực hiện việc tiếp cận thông tin. Ngoài ra cán bộ tiếp nhận yêu cầu phải ghi các thông tin về việc tiếp cận thông tin (tên, địa chỉ người yêu cầu, thông tin cần tiếp cận, hình thức trả lời,...) vào sổ thụ lý. “Ở một số nước đơn yêu cầu còn được đăng ký tại cơ quan đăng ký trung ương và ghi rõ của công chức nhận đơn, ngày nhận đơn và việc giải quyết yêu cầu đó ra sao.”34
Trên cơ sở yêu cầu tiếp cận thông tin, luật tiếp cận thông tin hầu hết các nước đều quy định một thời hạn hợp lý để cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin giải quyết yêu cầu tiếp cận thông tin bằng việc ra thông báo đáp ứng yêu cầu hay từ chối yêu cầu tiếp cận thông tin. Thông thường việc thông báo trả lời của cơ quan thụ lý yêu cầu dưới dạng văn bản. Luật tiếp cận thông tin một số nước quy định trong trường hợp quá thời hạn gửi yêu cầu giải quyết yêu cầu thì được hiểu là đã chấp nhận yêu cầu tiếp cận thông tin. Nội dung thông báo giải quyết yêu cầu tiếp cận thông tin bao gồm có hay không chấp nhận việc tiếp cận thông tin, số phí phải nộp, hình thức tiếp cận, thời điểm, địa điểm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin. Trường hợp từ chối tiếp cận phải nêu rõ lý do từ chối. Việc thông báo giải quyết yêu cầu tiếp cận thông tin với các nội dung trên là cơ sở người yêu cầu thực hiện việc khiếu nại và các cơ quan liên quan giám sát, kiểm tra thực thi luật.
Trường hợp cơ quan tiếp nhận yêu cầu chấp nhận yêu cầu, pháp luật tiếp cận thông tin các nước đều quy định thời hạn đáp ứng yêu cầu tiếp cận thông thường từ 7 đến 30 ngày tùy thuộc vào thông tin mà người yêu cầu muốn tiếp cận.Ví dụ, Luật về quyền thông tin của Mehico 2002 quy định “trong thời hạn