Kế hoạch thu mua
Kế hoạch thu mua tôm thẻ nguyên liệu cho sản xuất của Công ty được thực hiện dựa trên sự liên kết giữa 2 bộ phận là phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu và bộ phận thu mua trong Công ty. Đầu tiên, bộ phận thu mua sẽ nắm bắt tình hình thị trường, tình hình nuôi tôm thẻ ở các hộ dân, các thông tin về mùa vụ, kích cỡ tôm thẻ nguyên liệu, giá cả tôm thẻ được sản xuất trong vụ… Từ những thông tin mà bên thu mua thu thập được, sẽ thông báo lại cho phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu, từ đó bên phòng kinh doanh sẽ lập ra một bảng giá thành phẩm tạm tính và chuẩn bị các kế hoạch chào hàng tới những khách hàng của Công ty. Sau khi phòng kinh doanh đã ký được hợp đồng và nhận đơn đặt hàng thì sẽ tiến hành báo lại cho bên bộ phận thu mua. Dựa trên các đơn đặt hàng mà phòng kinh doanh đưa xuống, bên thu mua sẽ tiến hành thu mua tôm thẻ nguyên liệu theo yêu cầu của các hợp đồng về số lượng, kích cỡ của tôm thẻ.
Tuy nhiên, vào những lúc thời tiết có những lúc thay đổi tiêu cực như: vào mùa mưa, bão, lũ lụt…, thì lúc này người nuôi sẽ tiến hành thu hoạch hết tất cả tôm thẻ có trong ao. Vào những thời điểm này, Công ty sẽ tiến hành thu mua một lượng khá lớn tôm thẻ nguyên liệu với mức giá thấp hơn, sau đó sẽ tiến hành cấp đông để dự trữ cho các hợp đồng sau này.
Như vậy, về việc lên kế hoạch thu mua và vấn đề tiêu thụ sản phẩm của Công ty luôn có mối quan hệ kết nối với nhau, các kế hoạch thu mua đều được dựa chủ yếu trên cơ sở các hợp đồng được phòng kinh doanh ký với khách hàng. Vì vậy, để các hoạt động ở 2 khâu đạt được hiệu quả cao thì đòi hỏi phải có sự hợp tác nhịp nhàng giữa 2 phòng kinh doanh và thu mua, mà đặc biệt là quá trình tìm hiểu và truyền thông tin cần phải nhanh chóng và chính xác.
Ngoài những yếu tố trên, hiệu quả của công tác thu mua tôm thẻ nguyên liệu còn phải dựa vào trình độ, năng lực, kinh nghiệm và giữ tốt các mối quan hệ với đầu vào của cán bộ thu mua. Hiện tại, Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17, bộ phận thu mua và bộ phận sản xuất đều trực thuộc sự quản lý của Ban giám đốc Công ty và luôn giữ được mối liên hệ mật thiết với nhau. Nghiệp vụ chính của bộ phận thu mua tại Công ty là dự báo nhu cầu , lên kế hoạch thu mua, nắm vững các quy định về nguyên liệu như quy cách, kích cỡ, màu sắc, độ tươi… Bộ phận thu mua thường căn cứ vào số liệu thu mua của năm trước và tình hình thực tế của thị trường tại thời điểm hiện tại để đưa ra những dự báo cho năm nay, để quyết định thời điểm; số lượng; giá cả thu mua sao cho hợp lý và mang lại hiệu quả tốt nhất cho Công ty.
Hình thức giao dịch với nguồn đầu vào
Hiện nay, Công ty giao dịch với các đại lý hay người nuôi cũng chỉ qua giao dịch bằng miệng thông qua điện thoại, không có hợp đồng nào giữa hai bên. Việc đảm bảo chất lượng nguồn đầu vào, trước đây khi sản lượng sản xuất không cao thì Công ty thường gửi nhân viên kỹ thuật xuống tận ao lấy mẫu về kiểm nghiệm trước khi tiến hành thỏa thuận mua nguồn nguyên liệu với các nhà cung cấp. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất thực tế, trung bình một ngày Công ty chế biến tới hơn 50 tấn tôm thẻ nguyên liệu thì việc đến tận ao/ đìa nuôi để kiểm tra chất lượng để tiến hành thu mua là một việc khó thực hiện và không hiệu quả. Vì thế mà hiện tại, thì việc thương lượng mua tôm thẻ nguyên liệu sẽ được thực hiện trước, sau đó nguyên liệu sẽ được vận chuyển đến các nhà máy, lúc này đội ngũ KCS của nhà máy sẽ tiến hành việc lấy mẫu kiểm tra đánh giá chất lượng và phân loại.
Qui trình thu mua nguyên liệu
Đầu tiên, Công ty sẽ tiến hành liên lạc với các nhà cung cấp thường xuyên để tìm nguồn nguyên liệu đúng theo yêu cầu của đơn hàng, sau đó sẽ đưa ra giá mua nguyên
liệu. Sau khi thỏa thuận đã được tiến hành xong, nguyên liệu sẽ được vận chuyển đến Công ty để tiến hành đánh giá chất lượng. Những lô hàng đạt chất lượng sẽ được tiến hành các công đoạn sơ chế, những lô hàng không đạt chất lượng thì sẽ được yêu cầu trả lại cho bên cung cấp. Những lô hàng nguyên liệu được kiểm tra và đánh giá đạt tiêu chuẩn sẽ được đưa vào xử lý ngay chứ không tiến hành đưa vào kho nguyên liệu. Đây cũng là đặc điểm của các mặt hàng thủy sản, vì thời gian hư hỏng rất nhanh nên phải xử lý nhanh để làm giảm phế phẩm và tăng chất lượng sản phẩm.
Sơ đồ 2.7: Quy trình thu mua nguyên liệu tại Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17
Tình hình thu mua tôm thẻ nguyên liệu
Bảng 2.6: Sản lượng và giá trị của nguyên liệu tôm thẻ thu mua giai đoạn 2009-2010
Năm Sản lƣợng (kg) Thành tiền (VNĐ) 2009 11.533.699,760 494.893.611.210,000 2010 9.340.900,829 564.220.906.737,400 2011 12.528.131,700 1.061.369.449.840,000 Sản lƣợng (%) Thành tiền (%) Chênh lệch 2009/2010 -19,012 14,009 Chênh lệch 2010/2011 34,121 88,112
Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17
Nhận xét
Qua bảng 2.6, ta thấy sản lượng thu mua qua 3 năm không được ổn định năm 2009 sản lượng tôm thẻ nguyên liệu được thu mua là 11.533.699,760 kg với giá trị là 494.893.611.210 đồng. Năm 2010, sản lượng tôm nguyên liệu thu mua đã giảm tới 19,012% chỉ thu mua có 9.340.900,829 kg, tuy sản lượng nguyên liệu giảm nhưng giá trị lại tăng lên 14,009% đưa giá trị thu mua tăng lên 564.220.906.737,400 đồng. Năm 2010, nền kinh tế nước ta bị khủng hoảng, giá cả mọi thứ trên thị trường đều tăng giá khá
Tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên liệu Thỏa thuận giá mua Tiếp nhận, đánh giá chất lượng nguyên liệu Xử lý,
sơ chế Nhập kho, bảo quản
Trả hàng
Không đạt Đạt
mạnh, nên sản lượng giảm và giá trị lại tăng, mặt khác tình hình kinh doanh cũng khó khăn hơn vào năm 2010 nên sản lượng nguyên liệu tôm thẻ Công ty thu mua cũng giảm hơn so với năm 2009. Nhưng tình hình đã được cải thiện hơn vào năm 2011, khi cả giá trị và sản lượng tôm thẻ nguyên liệu được Công ty thu mua lại tăng lên. Sản lượng tăng mạnh tới 34,121% đạt 12.528.131,700 kg, đẩy giá trị cũng tăng lên khá mạnh so với 2010 là 88,112% đạt mức cao nhất trong 3 năm là 1.061.369.449.840 đồng. Với những số liệu năm 2011, ta thấy tình hình kinh doanh sản xuất của Công ty đã được cải thiện, ký được nhiều hợp đồng với khách hàng tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn. Nhìn chung ta thấy, giá nguyên liệu tôm thẻ trung bình tăng qua 3 năm nếu năm 2009 là 43.000 đồng; thì năm 2010 là 61.000 đồng, và tiếp tục tăng vào năm 2011 là 85.000 đồng.
Bảng 2.7: Tỷ trọng tôm thẻ nguyên liệu được thu mua năm 2011
Năm 2011 Sản lƣợng (kg) Tỷ lệ (%) Thành tiền (VNĐ) Tỷ lệ (%) Đơn giá bình quân (VNĐ) Tôm thẻ nguyên liệu 12.528.131,70 98,462 1.061.369.449,840 98,942 84.719 Tổng tôm nguyên liệu 12.528.131,70 98,462 1.061.369.449.840 98,942 84.719 Tổng nguyên liệu 12.723.841,30 100,000 1.072.720.901.974 100,000 84.308
Nguồn: Phòng kế toán-Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17
Nhận xét
Ta thấy năm 2011 sản phẩm chủ lực mang lại nguồn thu lớn cho Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 chính là các sản phẩm được chế biến từ tôm thẻ nguyên liệu. Nguyên liệu sản xuất là tôm thẻ đã chiếm trọn vẹn hết phần tôm nguyên liệu được thu mua trong năm 2011, chiếm tới 98.462% sản lượng trong tổng sản lượng nguyên liệu và chiếm 98.942% trong tổng giá trị nguyên liệu được thu mua vào năm 2011 của Công ty. Điều nay cho ta thấy, hiện nay nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường trong nước và thế giới đối với mặt hàng tôm thẻ chân trắng đông lạnh đang ngày càng tăng, chiếm ưu thế gần như tuyệt đối trong các sản phẩm xuất khẩu của Công ty. Vì thế mà, để đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường, Công ty cần phải có những chính sách thu mua hợp lý và hiệu quả để đảm bảo cho chất lượng và số lượng của nguồn nguyên liệu tôm thẻ đầu vào.
Lập kế hoạch sản xuất
Sau khi phòng kinh doanh đã ký hợp đồng và nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên ở phòng kinh doanh sẽ thông báo về nội dung đơn đặt hàng (số lượng, mặt hàng,
ngày giao hàng) cho bộ phận thu mua và bộ phận sản xuất. Từ đây, bộ phận thu mua sẽ tiến hành lập ra kế hoạch thu mua nguyên liệu, đồng thời cũng báo cho bộ phận sản xuất về thời gian nguyên liệu về sẵn sàng cho chế biến. Dựa trên các yêu cầu của đơn đặt hàng ( số lượng, kích cỡ, chất lượng, quy trình sản xuất…), nhân viên phụ trách kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào khả năng của bộ phận sản xuất để sắp xếp và cân đối các kế hoạch sản xuất cho từng nhà máy rồi thông báo lại cho phòng kinh doanh để tiến hành theo dõi quá trình thực hiện. Trong suốt quá trình thực hiện, kế hoạch này có thể bị thay đổi khi bộ phận thu mua thông báo thay đổi ngày nguyên liệu về sẵn sàng cho sản xuất, hay năng suất chế biến thực tế không đạt được như năng suất được tính toán ban đầu…
Quy trình chế biến tôm thẻ nguyên liệu
Sản phẩm được chế biến từ nguồn nguyên liệu tôm thẻ của Công ty gồm 2 loại là sản phẩm dạng sống (sơ chế) và sản phẩm dạng chín (tinh chế). Sau đây là quy trình công nghệ sản xuất 2 loại sản phẩm này:
- Sản phẩm dạng sống
Nguồn: Phòng kỹ thuật-Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 Sơ đồ 2.8: Sơ đồ quy trình sơ chế tôm thẻ thịt đông lạnh BLOCK/IQF
Kiểm tra bán thành phẩm
Tiếp nhận nguyên liệu
Rửa 1 → Vặt đầu → Rửa 2
Phân cỡ → Rửa 3 → Lột vỏ, bỏ gân
Rửa 4 → Quay, ngâm hóa chất → Cân
Rửa 5 → Xếp khuôn → Chờ đông
Cấp đông (BLOCK/IQF)
Cân → Mạ băng → Bao gói
Dò kim loại → Đóng thùng → Bảo quản Kiểm tra thành phẩm
- Sản phẩm dạng chín
Nguồn Phòng kỹ thuật-Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 Sơ đồ 2.9: Sơ đồ quy trình tinh chế tôm thẻ thịt đông lạnh IQF
Công đoạn tiếp nhận nguyên liệu
Tôm thẻ chân trắng nguyên liệu sau khi được các hộ nuôi hay các đại lý chở đến Công ty sẽ được nhân viên ở bộ phận thu mua và các chuyên viên bộ phần KCS kiểm tra nhiệt độ bảo quản của từng lô hàng này (phải luôn đảm bảo được nhiệt độ bảo quản cho tôm thẻ chân trắng nguyên liệu luôn dưới 40C). Sau đó nguyên liệu được mang vào nhà máy chế biến để rửa sạch và được phân loại theo từng lô. Mỗi lô hàng sau khi phân loại sẽ được gắn thẻ size bao gồm các thông tin sau: chủng loại nguyên liệu, kích cỡ, nguồn cung cấp, ngày nhập về.
Công đoạn sơ chế
Tôm thẻ nguyên liệu đến công đoạn này sẽ được tách bỏ phần đầu, làm sạch tim ở ngay đốt đầu và được bảo quan bằng đá xay ở nhiệt độ thấp hơn 100C. Phần đầu và tim lấy ra sẽ được đổ vào thùng phế liệu để mang đi xử lý.
Kiếm tra bán thành phẩm
Kiếm tra thành phẩm
Tiếp nhận nguyên liệu
Rửa 1 → Vặt đầu → Rửa 2
Phân cỡ → Rửa 3 → Lột vỏ, bỏ gân
Rửa 4 → Quay, ngâm hóa chất → Cân
Hấp/Luộc
Làm nguội → Rửa 5 → Cấp đông IQF
Cân → Mạ băng → Bao gói
Công đoạn phân cỡ
Ở phân đoạn này tôm sau khi được làm sạch sẽ được đưa vào máy để tiến hành phân loại kích cỡ một cách sơ bộ, sau đó công nhân sẽ phân loại lại theo kích cỡ tiêu chuẩn theo đúng yêu cầu sản xuất của từng đơn hàng. Trong quá trình phân cỡ, tôm sẽ được bắt riêng theo từng loại như loại I, loại II và tôm dạt thịt. Tôm sau khi phân cỡ sẽ được bảo quản bằng đá vảy ở nhiệt độ thấp hơn 60C.
Công đoạn chế biến
Tôm đến phân đoạn này sẽ được công nhân tiến hành chế biến theo yêu cầu của đơn đặt hàng như tôm sẽ được lột vỏ một phần hay toàn bộ, cắt bụng – xẻ lưng – rút tim nhằm tạo hình cho sản phẩm…, sau đó sẽ được loại bỏ những phần không thể sử dụng được, và được xử lý qua hóa chất để tăng độ giữ nước cho sản phẩm. Dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng mà tôm thành phẩm có thể được luộc chín nhằm cung cấp các sản phẩm ăn liền đạt chất lượng tốt. Nếu tôm được luộc thì sau đó tôm sẽ được làm lạnh hạ nhanh thân nhiệt nhằm làm cho tôm không bị chín tiếp và không bị cong sau khi luộc.
Công đoạn xếp khuôn, đóng gói
Sau khi được chế biến, tôm sẽ được bắt màu theo một màu đồng nhất hay tương đương nhau thành một nhóm để khi xếp lên khuôn sẽ tạo ra cảm giác hấp dẫn và đẹp mắt cho sản phẩm. Đây cũng là công đoạn mà sản phẩm sẽ được tiến hành kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng trước khi tiến hành đóng vào bao và hút chân không.
Công đoạn cấp đông
Tôm sẽ được làm hạ nhanh nhiệt độ xuống mức nhiệt độ âm, việc này nhằm mục đích làm cho nước còn trong thân tôm sẽ bị đóng băng để giữ độ tươi cho sản phẩm trong quá trình cấp đông và phân phối sản phẩm đến khách hàng.
Công đoạn đóng gói
Đối với từng loại mặt hàng khác nhau sẽ có những đặc trưng cho từng mặt hàng khác nhau. Vì thế mà sản phẩm sau khi được tiến hành sơ chế tại xưởng của Công ty sẽ được tiến hành đóng gói vào từng loại thùng hoặc bao bì sản phẩm khác nhau để nhằm bảo vệ cho tình trạng của sản phẩm bên trong luôn được đảm bảo chất lượng cao, tránh làm hư hại đến phẩm chất của sản phẩm, tránh được sự va chạm bên ngoài trong suốt quá trình bảo quản và vận chuyển.
Công đoạn bảo quản lạnh
Tôm thẻ thành phẩm sau khi được đóng gói vào các thùng sẽ được bảo quản ở nhiệt độ thấp nhằm ức chế sự phát triển của các vi sinh vật và đảm bảo cho sản phẩm luôn được tươi nguyên.
Vấn đề kiểm tra chất lượng
Quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm của Công ty luôn được tiến hành toàn diện từ khâu nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra. Hiện tại, Công ty vẫn sử dụng hai phương pháp để đánh giá và kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất là phương pháp cảm quan và phương pháp hóa nghiệm.
Ở khâu nguồn nguyên liệu tôm thẻ đầu vào, việc đánh giá chất lượng và phân loại nguyên liệu sẽ được dựa chủ yếu vào kinh nghiệm của đội ngũ chuyên viên kiểm tra chất lượng (KCS) đa phần là có tuổi nghề và kinh nghiệm trên 10 năm, công nhân chế biến lành nghề của Công ty. Họ sẽ tiến hành đánh giá chất lượng của nguồn nguyên liệu bằng cảm quan của mình để quyết định lô nguyên liệu nào đạt đúng yêu cầu, sau đó nguồn nguyên liệu sẽ được lấy mẫu để tiến hành việc kiểm nghiệm. Công ty có xây dựng một phòng thí nghiệm nội bộ, ở đây họ có thể tiến hành việc kiểm tra các chỉ tiêu vi sinh cơ bản như: tổng khuẩn, coliform, shigella, salmonella và kháng sinh nhóm Nitrofuran.
Khi nguyên liệu đã trải qua quá trình chế biến thì sẽ được tiến hành kiểm tra chất lượng và vệ sinh thực phẩm một lần nữa, chuyên viên KCS sẽ lấy mấu ngẫu nhiên để tiến hành việc kiểm nghiệm, sau đó đem đối chiếu với mẫu nguyên liệu đã được kiểm nghiệm trước đó. Nếu mẫu thành phẩm và mẫu nguyên liệu đều đạt yêu cầu thì thành phẩm sẽ được chứng nhận đạt yêu cầu về chất lượng và sẽ tiến hành đóng gói thành phẩm, nhập kho và chờ đến thời gian giao hàng. Ngược lại, nếu cả hai mẫu khi kiểm nghiệm đều