c) Phõn loại tiến độ theo cỏch lập tiến độ
3.4.3. Quản lý tiến độ bằng phương phỏp sơ đồ mạng, sử dụng phần mềm Microsoft Project
Microsoft Project
Sơ đồ mạng là một mụ hỡnh toỏn học động, nú sử dụng lý thuyết đồ thị để tạo ra một mụ hỡnh mạng lưới cú khả năng diễn tả chớnh xỏc một dự ỏn, đồng thời ỏp dụng một số thuật toỏn để tớnh được đường găng, là một trong những ưu điểm cơ bản nhất của sơ đồ mạng. Nhờ cú đường găng mà người quản lý cú thể nắm bắt được khõu chủ
yếu, then chốt của toàn bộ dự ỏn, từ đú cú những quyết định đỳng đắn để điều khiển dự ỏn theo đỳng quỹđạo đó định. Mặc dự sơ đồ mạng cú rất nhiều ưu điểm, nhưng khi ỏp dụng vào thực tế lại bộc lộ nhiều nhược điểm, vớ dụ trong quỏ trỡnh sản xuất luụn phải điều chỉnh, tớnh toỏn lại tiến độ, sau một chu kỳ thời gian. Với một dự ỏn phức tạp, sơ đồ mạng cú đến vài trăm sự kiện và cụng việc, thỡ việc tớnh toỏn lại trong một
thời gian ngắn để kịp phục vụ cho việc thi cụng trờn cụng trường được liờn tục là điều rất khú. Vỡ vậy mặc dự sơ đồ mạng ra đời đó được gần nửa thế kỷ, nhưng việc ứng dụng vào trong sản xuất vẫn cũn rất hạn chế.
Hỡnh 3.2. Sơđồ khống chế tiến độ bằng chu kỳ tuần hoàn
Phải đến những năm cuối của thế kỷ XX, khi mỏy tớnh cỏ nhõn trở nờn thụng dụng, khi cỏc thuật toỏn để tớnh sơ đồ mạng cú sự trợ giỳp của mỏy tớnh điện tử được tớnh một cỏch dễ dàng, thỡ sơ đồ mạng lại được sử dụng như một cụng cụ đắc lực để
lập tiến độ xõy dựng. Đặc biệt khi hóng Microsoft đưa ra phần mềm ứng dụng cú tờn gọi Microsoft Project (MP) thỡ việc sử dụng sơ đồ mạng trong xõy dựng mới thực sự
mạnh mẽ và cú hiệu quả.
Kể từ chương trỡnh MP đầu tiờn được đưa vào Việt Nam năm 1995, là chương trỡnh Microsoft Project 4 For Windows, đến nay đó cú nhiều chương trỡnh mới được cải tiến như Microsoft Project 98 và gần đõy nhất là Microsoft Projet 2011.
Ưu điểm cơ bản nhất của MP là nú cú cả hai khả năng để phục vụ cho quỏ trỡnh xõy dựng đú là: khả năng lập tiến độ và điều khiển tiến độ. Khả năng lập tiến độ: Thực hiện kế hoạch của chu kỳ tiến độ Kiểm tra đụn đốc Giỏm sỏt cụng việc Lập tiến độ mới Chậm Xử lý điều chỉnh Điều chỉnh lại kế hoạch Xỏc nhận khối lượng đó hoàn thành Đề xuất cỏc biện phỏp tăng nhanh tiến độ So sỏnh với kế hoạch Phõn tớch nguyờn nhõn làm chậm tiến độ Lập kế hoạch cho chu kỳ mới N h an h h o ặ c đ ỳ n g t i ế n đ ộ
+ Lập kế hoạch sản xuất cho bất kỳ dự ỏn xõy dựng nào, từ nhỏ đến lớn, từđơn giản đến phức tạp.
+ Thớch ứng với bất kỳ cụng trỡnh xõy dựng nào: dõn dụng hoặc cụng nghiệp. + Cú thể cựng một lỳc lập kế hoạch cho 80 dự ỏn của cựng một Ban giỏm đốc. Và trong cơ sở dữ liệu này cú thể phõn tớch từng dự ỏn riờng lẻ, cũng như hợp nhất cỏc dự ỏn để dựng phõn phối và điều hũa tài nguyờn từ nguồn lực của cụng ty.
+ Lờn lịch cụng tỏc từng ngày, tuần, thỏng, kể cả ngày nghỉ theo niờn lịch (Calendar).
+ Chỉđịnh tài nguyờn (nhõn lực, vật tư…) và chi phớ cho cỏc cụng việc.
Khả năng điều khiển tiến độ:
Đõy là khả năng ưu việt nhất của chương trỡnh MP, trong quỏ trỡnh thi cụng ở
hiện trường, cỏc cụng việc sẽ diễn biến khụng hoàn toàn như kế hoạch. Vỡ vậy cứ sau một chu kỳ thời gian làm việc, nhúm tiến độ trờn cụng trường phải cập nhật số liệu để
lập tiến độ cho chu kỳ mới. Khi này MP là cụng cụ cực kỳđắc lực. Trong vũng một ngày nhúm tiến độ với sự trợ giỳp của cỏc computer cú thể lập tiến độ, tớnh toỏn cỏc nhu cầu tài nguyờn, để việc thi cụng trờn cụng trường là liờn tục, điều này trước kia khi tớnh bằng tay rất khú cú thể thực hiện.
+ Cú thể in ra cỏc phiếu cụng việc để giao cho từng đội thợ chuyờn nghiệp, trong phiếu ghi rừ cỏc vấn đềđược giao khoỏn gọn:
- Ngày bắt đầu và ngày kết thỳc cụng việc (cú thời gian dự trữ hoặc khụng là cú dự trữ);
- Ràng buộc với cỏc cụng việc trước và sau đú;
- Chỉđịnh về tài nguyờn (số người, thiết bị, vật liệu…);
- Tiền cụng được thanh toỏn nếu hoàn thành đỳng chất lượng và tiến độ.
+ Lập và ghi ra cỏc bỏo cỏo của chu kỳ làm việc phục vụ cho cỏc cuộc họp giao ban ở cụng trường.
Chớnh nhờ cỏc tớnh năng ưu việt này mà ngày nay hầu hết cỏc doanh nghiệp xõy dựng, đó cố gắng trang bị computer tới tận cụng trường và sử dụng phần mềm MP cho suốt cả quỏ trỡnh thi cụng.
Computer và chương trỡnh Microsof Project đó đỏnh dấu một thời kỳ mới cho ngành xõy dựng, thời kỳ cụng nghiệp húa – hiện đại húa.
Chương 4 QUẢN Lí CHI PHÍ
4.1. NHỮNG NGUYấN TẮC CƠ BẢN QUẢN Lí GIÁ THÀNH DỰ ÁN
Giỏ thành dự ỏn được xỏc định bởi tập hợp giỏ trị cỏc nguồn lực, chi phớ và thời gian thực hiện cỏc cụng việc.
Đối với cỏc dự ỏn cú xõy dựng người ta cũn xỏc định chỉ tiờu giỏ trị cụng trỡnh xõy dựng, đú là tất cả cỏc chi phớ tớnh bằng tiền để hoàn thành cụng trỡnh. Giỏ trị cụng trỡnh xõy dựng là một thành phần của giỏ trị dự ỏn cú xõy dựng.
Giỏ thành dự ỏn là toàn bộ cỏc chi phớ tớnh bằng tiền để hoàn thành tất cả cỏc cụng việc của dự ỏn cho đến khi đưa dự ỏn vào khai thỏc sử dụng theo đỳng mục tiờu
đó đặt ra.
Quản lý giỏ thành dự ỏn là tập hợp cỏc biện phỏp quản lý nhằm bảo đảm dự ỏn
được hoàn thành trong phạm vi ngõn sỏch được duyệt.
Trong phạm vi cỏc vấn đề xem xột trong chương này, khỏi niệm quản lý giỏ thành và khỏi niệm quản lý chi phớ cú thể coi như tương đồng nhau vỡ mục đớch đều là xỏc lập chiến lược, cỏc thủ tục, cỏc biện phỏp để lập kế hoạch và kiểm soỏt chi phớ.
Quản lý giỏ thành dự ỏn bao gồm cỏc nội dung sau: 1. Phõn tớch chi phớ vũng đời dự ỏn.
2. Dự toỏn ngõn sỏch dự ỏn - xỏc định cỏc chỉ tiờu chi phớ cần thiết để thực hiện dự ỏn.
3. Kiểm soỏt giỏ thành dự ỏn - thường xuyờn đỏnh giỏ cỏc chi phớ thực tế, so sỏnh với cỏc số liệu kế hoạch trong ngõn sỏch đó lập để đề ra cỏc biện phỏp ngăn chặn và
điều chỉnh những sai lệch khụng mong muốn.
Tài liệu dựng trong quản lý giỏ thành dự ỏn là bản ngõn sỏch.
Ngõn sỏch là một tài liệu cú tớnh chất chỉ thị phản ỏnh cỏc khoản thu, chi theo kế
hoạch cú sự phõn bổ theo khoản mục trong một khoảng thời gian xỏc định. Ngõn sỏch xỏc định cỏc hạn chế về nguồn nhõn lực của dự ỏn, vỡ thế trong quản lý giỏ thành dự ỏn người ta quan tõm nhiều hơn phần chi của nú. Phần chi của ngõn sỏch thụng thường
được gọi là dự toỏn.
Dự toỏn của một dự ỏn là tài liệu bao gồm cỏc luận chứng và cỏc tớnh toỏn giỏ thành dự ỏn, thường là dựa trờn khối lượng cỏc cụng việc dự ỏn, cỏc nguồn lực yờu cầu và bảng giỏ.
giai đoạn của vũng đời dự ỏn, quản lý giỏ thành cú vai trũ khỏc nhau và được thực hiện khỏc nhau. Điều này được thể hiện rất rừ ràng trong hệ thống lý luận về quản lý chi phớ vũng đời dự ỏn.
4.2. PHÂN TÍCH CHI PHI VềNG ĐỜI DỰ ÁN