6. Chun bị bỏo cỏo và kết thỳc dự ỏn
2.3.2.3. Quản lý cỏc thay đổ
Quản lý cỏc thay đổi là quỏ trỡnh dự bỏo và lập kế hoạch cỏc thay đổi trong tương lai về quy mụ, quy cỏch dự ỏn, về chi phớ, về kế hoạch, sơ đồ mạng của dự ỏn... để
nghiờn cứu chi tiết, đỏnh giỏ hậu quả, tỏn thành hay bỏc bỏ, cũng như tổ chức theo dừi và phối hợp trong thực hiện cỏc thay đổi dự ỏn.
Thay đổi được hiểu là thay một quyết định này bằng một quyết định khỏc do hậu quả của sự thay đổi cỏc yếu tố bờn trong hoặc/và bờn ngoài trong quỏ trỡnh lập và thực hiện dự ỏn. Cỏc thay đổi cú thểđược đưa vào cỏc bộ phận khỏc nhau của dự ỏn. Người
đưa ra ý tưởng về thay đổi cú thể là chủđầu tư, người/đơn vị giỏm sỏt, nhà tài trợ, nhà thiết kế hoặc nhà thầu xõy dựng. Chủđầu tư thường đưa ra cỏc thay đổi nõng cao đặc tớnh kinh tế - kỹ thuật cuối cựng của dự ỏn. Nhà thiết kế cú thểđưa ra cỏc thay đổi trong tài liệu thiết kế - dự toỏn ban đầu, về quy cỏch sản phNm. Nhà thầu trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn cú thểđưa ra cỏc thay đổi trong kế hoạch thời gian, cỏc phương phỏp và cụng nghệ thực hiện cụng việc, trỡnh tự (về cụng nghệ, về khụng gian) xõy dựng cụng trỡnh...
Nguyờn nhõn đưa ra cỏc thay đổi thụng thường là sự thiếu khả năng nhỡn thấy trước cỏc vấn đề trong quỏ trỡnh lập dự ỏn. Cỏc vấn đề đú cú thể là cỏc quyết định thiết kế mới, sử dụng nguyờn liệu/kết cấu/cụng nghệ hiệu quả hơn... cũng cú thể là sự chậm trễ so với kế hoạch trong tiến trỡnh thực hiện dự ỏn về thời gian cũng như về khối lượng cụng việc do những tỡnh huống khụng lường trước.
a) Kiểm soỏt chung cỏc thay đổi
Kiểm soỏt chung được thực hiện để đỏnh giỏ ảnh hưởng của cỏc yếu tố dẫn đến cỏc thay đổi tớch cực cũng như tiờu cực; để xỏc định cỏc thay đổi diễn ra trong dự ỏn;
để quản lý cỏc thay đổi trong dự ỏn theo mức độ xuất hiện của chỳng. Nội dung của kiểm soỏt chung cỏc thay đổi bao gồm:
- Hỗ trợ và đổi mới kế hoạch/biểu đồ cơ sở của dự ỏn. Cỏc kế hoạch/biểu đồ này dựng làm chuNn trong so sỏnh với cỏc kế hoạch sẽ được hỡnh thành trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn. Điều chỉnh kế hoạch cơ sở chỉ được phộp đối với cỏc thay đổi liờn quan đến nội dung dự ỏn. Tất cả cỏc dạng thay đổi khỏc khụng được đưa vào trong
điều chỉnh kế hoạch cơ sở mà chỉ được tớnh đến trong cỏc kế hoạch hiện hành của dự
ỏn trong quỏ tỡnh thực hiện nú.
- Thay đổi bắt buộc về nội dung/quy mụ dự ỏn khi cú sự thay đổi nội dung/quy mụ kết quả (sản phNm, hàng húa, dịch vụ...) của nú.
- Phối hợp và thống nhất cỏc thay đổi trong cỏc dạng thụng tin liờn quan, cỏc chức năng, cỏc quỏ trỡnh, cỏc thủ tục trong quản lý dự ỏn.
Dữ liệu đầu vào của kiểm soỏt chung bao gồm kế hoạch/biểu đồ cơ sở của dự ỏn, cỏc bỏo cỏo về tiến trỡnh thực hiện dự ỏn và cỏc yờu cầu thay đổi dự ỏn.
b) Kiểm soỏt thay đổi nội dung dự ỏn
Kiểm soỏt thay đổi nội dung (phạm vi) dự ỏn thực hiện để đỏnh giỏ ảnh hưởng của cỏc yếu tố cú thể dẫn đến cỏc thay đổi tớch cực cũng như tiờu cực về nội dung (phạm vi) của dự ỏn, xỏc định cỏc thay đổi, để quản lý cỏc thay đổi đú khi nú xuất hiện. Quản lý thay đổi nội dung liờn quan chặt chẽ với cỏc quỏ trỡnh khỏc của hệ thống giỏm sỏt.
Dữ liệu đầu vào của kiểm soỏt nội dung bao gồm cơ cấu phõn tỏch cụng việc WBS, thụng tin về kết quả cỏc hoạt động như cỏc bỏo cỏo về cỏc cụng việc đó hoàn thành, cỏc bỏo cỏo tài chớnh...; tài liệu về kết quả cuối cựng của dự ỏn (hàng húa, dịch vụ, cụng trỡnh xõy dựng...) ở dạng cỏc bản vẽ, cỏc quy cỏch, cỏc mụ tả, cỏc nhiệm vụ
kỹ thuật...; cỏc yờu cầu thay đổi ở bất cứ dạng nào: lời núi hoặc văn bản, bờn trong hoặc bờn ngoài tổ chức/doanh nghiệp thực hiện dự ỏn, mang tớnh mệnh lệnh hay chỉ là cỏc khuyến cỏo; trỡnh tự cỏc hoạt động quản lý nội dung về thống kờ, nhận dạng và liờn kết cỏc thay đổi trong dự ỏn, về chu kỳ cho phộp cỏc thay đổi.
2.4. TỔ CHỨC CễNG VIỆC DỰ ÁN THEO WBS
thực hiện dự ỏn (tiến độ dự ỏn), kế hoạch cung cấp tài nguyờn cho dự ỏn và kế hoạch cụng việc dự ỏn.
Với mỗi nội dung kế hoạch, chỳng ta cú nhiều phương phỏp, nhiều cụng cụ để
thể hiện.
Để lập kế hoạch cụng việc hay là tổ chức cụng việc dự ỏn cú một phương phỏp mới rất cú hiệu quả, đú là phương phỏp cấu trỳc phõn chia cụng việc WBS.
2.4.1. Khỏi niệm
Cấu trỳc phõn chia cụng việc WBS là việc phõn chia theo cấp bậc một dự ỏn thành cỏc nhúm nhiệm vụ và những cụng việc cụ thể, là việc xỏc định, liệt kờ và lập bảng giải thớch cho từng cụng việc cần thực hiện của dự ỏn. Phương phỏp WBS dựng biểu đồ hỡnh cõy để thể hiện cỏc cụng việc của dự ỏn, trong đú: - Gốc cõy: là dự ỏn. - Thõn cõy: là cỏc phạm vi cụng việc. - Cành cõy: là cỏc gúi cụng việc. - Nhỏnh cõy: là cỏc cụng việc. Cấu trỳc phõn chia cụng việc là một mụ hỡnh chớnh tắc và cú hệ thống để khỏi quỏt và xỏc định cỏc bộ phận thành phần của một dự ỏn là gỡ và cỏc cụng việc nào phải làm trong từng phần đú nhằm hoàn thành dự ỏn. Như vậy cấu trỳc phõn chia cụng việc WBS một cỏch đơn giản chỉ là tờn gọi một phương phỏp khắc họa dự ỏn bằng cỏch tổ chức cỏc cụng việc sẽđược thực hiện và mụ phỏng nú bằng một cụng cụđồ họa, ởđõy là một dạng biểu đồ hỡnh cõy.