6. Chun bị bỏo cỏo và kết thỳc dự ỏn
2.5. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM
Cơ cấu phõn chia cụng việc WBS là cơ sở để cỏc thành viờn nhúm dự ỏn hiểu cơ
cấu và cỏc mối quan hệ của cỏc cụng việc trong dự ỏn. Song dự ỏn hoặc bất kỳ bộ phận nào của nú cũng chỉ cú thể được thực hiện trong một quỏ trỡnh hoạt động phối hợp thống nhất giữa cỏc thành viờn dự ỏn.
Để mụ tả một WBS trỏch nhiệm cụng việc, cú thể dựng một hệ trục tọa độ gồm hai trục: nhõn sự và cụng việc. Nhưng hay dựng hơn cả là Ma trận trỏch nhiệm RAM (Responsibility Assignment Matrix). Ma trận sẽ lập được mối tương quan qua lại giữa cỏc cụng việc cụ thể với những người thực hiện cụng việc đú. Đú là kiểu tương tỏc con người - dự ỏn.
RAM là một phương tiện giao tiếp quý giỏ, bởi nú hiển thị đầy đủ cỏc cỏ nhõn cũng như cỏc bờn tham gia dự ỏn và mối quan hệ tương tỏc giữa họ với nhau cũng như đối với cỏc cụng việc của dự ỏn.
Trong cỏc ụ của ma trận sẽ dựng một ký tự biểu thị kiểu tương tỏc con người - dự
ỏn. Khụng cú cỏc ụ chuNn dành cho cỏc mó này, cú thể dựng bất kỳ ký tự nào để làm khúa cho phự hợp. Dưới đõy là một vài tương tỏc quen thuộc:
- Chịu trỏch nhiệm Người xem lại tư liệu - Chịu trỏch nhiệm giải thớch Hỗ trợ nếu thấy cần thiết - Cú thểđược thụng bỏo Sự chấp thuận cần thiết - Bờn tham gia Cú quyền lợi
RAM dự ỏn Trung tõm thương mại LINABOPCO
Cỏc phần tử WBS Ban quản lý dự ỏn Cỏc bờn tham gia
Mó số Cụng việc KS.A Giỏm đốc KS.B Phú giỏm đốc KS.C Chuyờn viờn KS.D Chuyờn viờn Tư vấn Thiết kế 1.0.1 Lập dự ỏn đầu tư R S R N 1.0.1.1 Thuyết minh dự ỏn A S R R N 1.0.1.2 Thiết kế cơ sở A S R C R 1.0.1.3 Tổng mức đầu tư A S R C R 1.0.2 Thẩm định dự ỏn R S R N N 1.0.3 Phờ duyệt dự ỏn R S R N N
Trong đú cỏc từ khúa thường dựng là: R = Responsible (Chịu trỏch nhiệm) S = Support (Hỗ trợ cần thiết)
N = Must Be Notified (Phải được thụng bỏo) C = Must Be Consulted (Phải được tư vấn)
A = Approval Requyred (Sự chấp thuận cần thiết)