6. Chun bị bỏo cỏo và kết thỳc dự ỏn
2.4.3. Cỏc phương phỏp lập WBS
Việc phõn chia cụng việc phải phản ỏnh được cỏch thức mà theo đú dự ỏn được thực hiện. Cú thể phỏt triển sơđồ WBS theo nhiều cỏch. Cú 3 phương phỏp chớnh hay sử dụng là:
1. Phương phỏp thiết kế theo dũng (phương phỏp phõn tớch hệ thống).
2. Phương phỏp phõn tỏch theo cỏc giai đoạn hỡnh thành phỏt triển (phương phỏp chu kỳ).
3. Phương phỏp phõn tỏch theo mụ hỡnh tổ chức (phương phỏp chức năng). Trong thực tế cỏc nhà quản lý dự ỏn cú thể sử dụng kết hợp cỏc phương phỏp trờn. Tuy nhiờn khụng nờn kết hợp nhiều phương phỏp cho cựng một cấp bậc.
Cơ sởđể phõn chia cụng việc là:
- Cơ cấu thành phần của đối tượng/sản phNm thu nhận được sau khi hoàn thành dự ỏn như cỏc bộ phận hay hạng mục cụng trỡnh của một dự ỏn cú xõy dựng;
- Cỏc bộ phận hoạt động theo quỏ trỡnh/chức năng/tổ chức của tổ chức thực hiện dự ỏn;
- Cỏc giai đoạn theo vũng đời của dự ỏn;
- Cỏc bộ phận phõn bố theo địa lý (đối với cỏc dự ỏn trải rộng theo khụng gian). Thụng thường sử dụng 6 cấp bậc để phõn tỏch cụng việc, trong đú 3 cấp bậc đầu phục vụ cho yờu cầu quản lý, 3 cấp bậc sau phục vụ cho cỏc yờu cầu kỹ thuật. Cấp độ
cuối cựng cú thể là một cụng việc cụ thể hoặc một nhúm nhiều việc làm chi tiết. Tuy nhiờn, mức độ chi tiết cho cỏc cụng việc ở cấp bậc cuối chỉ nờn vừa đủ để cú thể phõn phối nguồn nhõn lực và kinh phớ cho từng cụng việc, cho phộp giao trỏch nhiệm cho từng người để người chịu trỏch nhiệm về một cụng việc nào đú cú thể trả lời rừ ràng cõu hỏi "cụng việc đú đó hoàn thành chưa" và nếu hoàn thành rồi thỡ "cú thành cụng hay khụng". Cỏc cấp bậc phõn tỏch Cỏc cấp bậc, theo phương phỏp Cấp bậc Nội dung thể hiện Phõn tớch hệ thống Chu kỳ Tổ chức 1 Mức độ tổng quỏt (chương trỡnh) Toàn bộ dự ỏn (nhúm dự ỏn) Toàn bộ dự ỏn (nhúm dự ỏn) Toàn bộ dự ỏn (nhúm dự ỏn) 2 Mức độ dự ỏn Hệ thống lớn Những giai đoạn chớnh Cỏc bộ phận cấu thành chớnh 3 Cỏc nhiệm vụ chớnh Cỏc phõn hệ Cỏc hệ thống Cỏc phũng ban, cỏc đơn vị thành viờn 4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Cỏc phõn hệ Cỏc tổđội 5 Nhúm cụng việc Nhúm cụng việc Nhúm cụng việc Nhúm cụng việc 6 Cụng việc cụ thể Cụng việc cụ thể Cụng việc cụ thể Cụng việc cụ thể
Phõn chia cụng việc cần được tiến hành ngay sau khi thiết lập xong mục tiờu của dự ỏn. Người thực hiện là đội ngũ cỏn bộ chủ chốt tham gia quản lý dự ỏn trong tất cả
cỏc lĩnh vực. Cỏc nhà quản lý thảo luận, xem xột từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh vực liờn quan khi thực hiện phõn chia cụng việc. Nghệ thuật phõn chia cụng việc của dự ỏn là ở chỗ biết kết hợp hài hũa cỏc cơ cấu chớnh của dự ỏn. Cỏc cơ cấu cần kết hợp đú là:
Cơ cấu tổ chức dự ỏn (OBS - Organization Breakdown Structure); Cơ cấu cỏc khoản mục chi phớ (ABS - Account Breakdown Structure); Cơ cấu cỏc nguồn lực (RBS - Resource Breakdown Structure);
Cỏc cơ cấu chức năng, cơ cấu thụng tin, cơ cấu theo cỏc thời hạn, cỏc pha, cỏc sự
kiện chớnh hoặc giai đoạn hoàn thành dự ỏn.
Phõn tỏch cụng việc cần bảo đảm yờu cầu dễ quản lý, thể hiện rừ phõn chia trỏch nhiệm theo cụng việc, cỏc cụng việc độc lập tương đối nhưng vẫn liờn quan với nhau,
cho phộp tập hợp thống nhất dự ỏn từ cỏc cụng việc riờng biệt và phản ỏnh được tiến độ thực hiện dự ỏn. 2.4.4. Trỡnh tự lập WBS Cỏc nguyờn tắc và trỡnh tự lập cơ cấu phõn tỏch cụng việc như sau: 1. Phõn tớch dần dần dự ỏn thành cỏc cụng việc hoặc gúi cụng việc nhỏ theo một số tiờu chớ nhưđó lựa chọn.
Quỏ trỡnh phõn tớch này kộo dài mói cho đến khi nào đủ độ chi tiết. Nghĩa là cú thể gắn cho nú nguồn nhõn lực, kinh phớ, giao trỏch nhiệm cho người/bộ phận cụ thể, cú thể kiểm tra và giỏm sỏt được.
2. Lập danh mục và mó húa cỏc cụng việc đó phõn tỏch.
Đểđơn giản húa và dễ nhỡn người ta mó húa cỏc cụng việc/gúi cụng việc. Mó số
này thể hiện cấp bậc và thứ tự của cụng việc/gúi cụng việc.
Ngoài ra, trong sơ đồ cơ cấu phõn chia cụng việc, mỗi cấp bậc phõn chia thể hiện tiờu chớ phõn chia cụng việc ở cấp bậc đú. Vớ dụ, ở cấp bậc cuối cựng là cỏc cụng việc liờn quan đến cỏc hoạt động sản xuất ra sản phNm cuối cựng của dự ỏn.
3. Đối với mỗi cụng việc/gúi cụng việc đó được phõn tỏch, xỏc định cỏc dữ liệu liờn quan (về người chịu trỏch nhiệm thi hành, khối lượng cụng việc, thời gian thực hiện, ngõn sỏch và chi phớ, mỏy múc thiết bị, nguyờn vật liệu, nhà cung ứng...).
Mỗi một cấp sau lại chi tiết hơn cấp trước. Một cụng việc của cấp này chỉ xuất phỏt từ một cụng việc duy nhất của cấp trờn một cấp. Nguyờn tắc này đảm bảo tớnh
đỳng đắn khi tổng hợp chi phớ của cỏc cụng việc, khi tổ hợp cỏc sơ đồ mạng trờn trục thời gian...
4. Thụng tin quan trọng nhất là về người/bộ phận chịu trỏch nhiệm thi hành cụng việc/gúi cụng việc đó phõn tỏch - ma trận trỏch nhiệm. Trong ma trận trỏch nhiệm xỏc định ai chịu trỏch nhiệm về cỏi gỡ. Đõy là cơ sở để phối hợp cỏc cụng việc của dự ỏn.
5. Đối với mỗi cụng việc/gúi cụng việc đó phõn tỏch tổ chức cỏc cuộc phõn tớch với những người chịu trỏch nhiệm thi hành để làm rừ trỏch nhiệm - nghĩa vụ - quyền lợi và khẳng định tớnh đỳng đắn của việc phõn tỏch cụng việc.