3.2. Các giải pháp tăng cường minh bạch thông tin đối với DNNN Việt Nam
3.2.5. Phát triển hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hiện nay, một trong những nguyên nhân của việc suy giảm niềm tin của nhà đầu tư vào các DNNN, khiến cho việc cổ phần hóa diễn ra chậm chạp, đó là do họ khơng có cơ hội tiếp cận với các thơng tin tin cậy, kịp thời từ phía doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định đầu tư. Bên cạnh các nguyên nhân khiến DNNN kém hấp dẫn đối với các nhà đầu tư như đầu tư dàn trải vào nhiều lĩnh vực, quản trị kém, nợ đọng cao, thiếu năng lực chuyên môn; thủ tục cổ phần hóa phức tạp, kéo dài thì việc xác định giá trị DN và giá bán cổ phần tại các DNNN chưa phù hợp với thông lệ quốc tế chưa phản ánh đúng giá trị thực của DN cùng với việc thiếu công khai, minh bạch trong tiến trình cổ phần hóa và thoái vốn cũng là những nguyên nhân khiến các nhà đầu tư e ngại.
Mặt khác, để đáp ứng thông tin theo yêu cầu của các cơ quan đại diện sở hữu, các cơ quan quản lý Nhà nước cũng như người dân đảm bảo tính kịp thời, tin cậy, chính xác, doanh nghiệp nhà nước cũng phải phát triển hệ thông thông tin của riêng mình. Việc phát triển hệ thống tin là nâng cao chất lượng thông tin và dung lượng thông tin của doanh nghiệp nhằm cung cấp cho nhà đầu tư và thị trường cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình của doanh nghiệp.
Trước hết, nâng cao chất lượng thông tin được thể hiện ở yếu tố đảm bảo tính chính xác của các số liệu được trình bày ở các báo cáo tài chính. Các số liệu phải phản ánh đúng tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh thực của doanh nghiệp. Đồng thời, các số liệu phải được thể hiện rõ ràng và dễ hiểu, giúp người đọc có thể nắm bắt được thực trạng của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin. Các số liệu cần phải được kiểm tốn để đảm báo tính đúng đắn, hợp lý, tăng khả năng tin cậy của người sử dụng đối với thông tin được công bố.
Bên cạnh đó, nâng cao dung lượng thông tin được thể hiện ở yếu tố tăng cường các thơng tin được trình bày trong các bảng báo cáo tài chính. Để tăng cường thơng tin, cần quy định nội dung tối thiểu, tức là các khoản mục cần có trên các báo
báo cáo tài chính cụ thể. Thơng tin về doanh nghiệp phải được cơng bố rộng rãi ra bên ngồi để các đối tượng tham gia thị trường có điều kiện tiếp cận dễ dàng hơn
Ngoài ra, hệ thống thơng tin của doanh nghiệp cịn bao gồm các thông tin tức thời về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh – thương mại và các thông tin khác như cơ cấu tổ chức và điều hành hoạt động của doanh nghiệp, tỷ lệ nắm giữ cổ phiếu của các cổ đông lớn, các thành viên chủ chốt, cổ đông sáng lập. Yếu tố kịp thời rất quan trọng, nó bảo đảm giá trị hữu ích của thơng tin đối với người sử dụng. Đối với các thông tin về cơ cấu tổ chức và điều hành hoạt động của doanh nghiệp, tỷ lệ nắm giữ cổ phiếu của các cổ đông lớn, các thành viên chủ chốt, cổ đông sáng lập, .v.v. các thông tin này phải được công khai, thể hiện đầy đủ trên bản cáo bạch và phải cơng bố khi có sự thay đổi theo quy định của pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác bảo mật thông tin nhằm đảm bảo rằng các thông tin trước khi được công bố đã được thực hiện theo chế độ bảo mật tốt nhất, hạn chế tối đa số người tiếp xúc với thông tin nhằm tránh tình trạng rị rỉ thơng tin và tình trạng sử dụng thông tin nội bộ tạo ra các giao dịch nội gián.
Mặt khác, các doanh nghiệp cần chú trọng đến việc xây dựng chính sách công bố thông tin trong doanh nghiệp và cơ chế xác định trách nhiệm cá nhân tham gia vào q trình cơng bố thơng tin. Điều này không chỉ thiết lập một khuôn khổ công bố thông tin bên trong doanh nghiệp mà còn nâng cao trách nhiệm, ý thức của những cá nhân tham gia truyền tin trong doanh nghiệp như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phát ngôn viên doanh nghiệp, thư ký doanh nghiệp...
Hơn nữa, các DNNN cũng cần có kế hoạch phát triển hạ tầng cơng nghệ thông tin nhằm chủ động tham gia tích hợp vào cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý Nhà nước, đồng thời cung cấp những báo cáo tài chính với ngôn ngữ định dạng tiên tiến.
Để thực hiện được các yêu cầu trên, việc phát triển một hệ thống quản lý thông tin hiện đại, toàn diện là đòi hỏi cấp bách. Do vậy, các DNNN cần có kế hoạch triển khai xây dựng và hồn thiện hệ thống thơng tin của DN mình, hiện nay gọi là MIS là viết tắt của Management Information System – là hệ thống thơng tin quản lý q trình hoạt động kinh doanh. Nhờ hệ thống này, các thông tin được sản sinh ra từ khi có cơ hội kinh doanh đến khi bảo hành, đóng dự án, phục vụ cho tất
cả đối tượng từ nhân viên, cấp quản lý đến cấp lãnh đạo. Ngồi ra MIS cịn có khả năng trao đổi thơng tin với các ứng dụng ngồi như Kế tốn, Mua hàng, Kho,... thông qua lớp Datamining. Nói cách khác, MIS là hệ thống bao gồm con người, thiết bị, các dữ liệu, thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý ra quyết định. Đây là hệ thống thơng tin tổng thể có khả năng phân phối thơng tin đến đúng đối tượng cần thông tin để xử lý. Thông tin được quản lý và cảnh báo sớm theo các quy định của tổ chức. Hệ thống bao gồm rất nhiều luồng xử lý công việc. MIS có sự liên kết, gắn kết các giao dịch theo dịng tiền của DN, mơ tả cho người dùng hệ thống bức tranh nguồn lực, tài chính của doanh nghiệp, xác định được khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp, đưa chi phí lợi nhuận về đúng bản chất, từ đó cải tiến và phân tích tài chính cho KPI. Bên cạnh đó, MIS cịn có những tính năng tích hợp mở, có thể tích hợp với các ứng dụng ngồi (như kế tốn, nhân sự, kho...). Ngoài ra, một trong những phần mềm phổ biến nhất trong MIS chính là phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho DN quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định. Với ERP, mọi hoạt động của một DN, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Tuy vậy, triển khai ERP là một quá trình thay đổi lớn của doanh nghiệp. Nó khơng chỉ địi hỏi yếu tố cơng nghệ, kỹ thuật mà còn bao gồm nhiều giá trị nghiệp vụ bên trong. Khi một
dựng quy trình tương lai và nghiệm thu - tiếp quản hệ thống. Nhờ đó, các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.
Một thực tế đang diễn ra với các doanh nghiệp Việt Nam đang niêm yết trên sàn chứng khốn chính là việc đầu tư một hệ thống ERP để nâng tầm quản lý doanh nghiệp và tạo lịng tin cho các cổ đơng. Vinamilk là một ví dụ điển hình. Cùng với việc triển khai thành cơng hệ thống ERP và sau đó niêm yết trên sàn CK TP.HCM vào tháng 01/2006, khi đó giá trị cổ phiếu Vinamilk (531 triệu USD) đã vượt qua tổng giá trị cổ phiếu của tất cả các đơn vị đang niêm yết trên sàn cộng lại, tạo ra một cú huých cho thị trường chứng khốn Việt Nam. Sở dĩ có được thực tế trên là việc ứng dụng một hệ thống quản lý minh bạch để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp là một nhu cầu cơ bản của các doanh nghiệp hiện nay. Bản thân các doanh nghiệp đã bị gị bó với số lượng lớn các thơng tin khơng có tính liên kết và lưu chuyển giữa các đơn vị tác nghiệp trong toàn doanh nghiệp. Hơn thế nữa, sự nhạy bén trong kinh doanh đã giúp họ nắm bắt cơ hội phát triển, cạnh tranh với những thương hiệu lớn từ các tập đồn nước ngồi. Đó cũng là những áp lực lớn buộc họ phải chuẩn hóa, hồn thiện các quy trình kinh doanh, khai thác tối đa các ứng dụng CNTT, đưa các thông lệ quốc tế về quản lý doanh nghiệp hiện đại vào hệ thống. Như vậy, việc ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp niêm yết cũng như DNNN là một trong những việc lên làm ngay. Với các doanh nghiệp thì việc nâng cấp hệ thống ERP sẽ không chỉ mang lại cho mình một hệ thống kiểm sốt tiên tiến hơn mà cịn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các nhà đầu tư, các cổ đông, một trong những giá trị tiền đề của việc nâng giá trị doanh nghiệp.