CHƯƠNG II : PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2. Các loại chứng từ kế toán
2.1. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành.
Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân viên kinh tế được phân
công phải tiến hành lập chứng từ. Khi lập chứng từ phải đảm bảo số liên quy định, việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ những phần trống. Trường hợp viết sai cần phải hủy bỏ không được xé rời chứng từ ra khỏi cuốn,
khơng được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Những chứng từ được lập từ bên ngồi,
kế tốn có nhiệm vụ tiếp nhận đầy đủ chứng từ.
Chứng từ kế toán là phương tiện để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị, nó có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế tốn và cơng tác quản lý, được biểu hiện cụ thể như sau:
- Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị.
- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế và là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành các chính sách chế độ và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản và sử
dụng tài sản , phát hiện và ngăn ngừa, có biện pháp xử lý mọi hiện tượng tham ơ, lãng phí tài sản của đơn vị, của Nhà nước.
- Chứng từ kế toán là bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết các vụ kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị.
Trong q trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau. Do đó để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán.
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ…Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau.
2.2. Các loại chứng từ kế tốn:
* Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ, chứng từ kế tốn được chia
thành: chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy) và chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hố mà khơng bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin
như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện
tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:
- Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được uỷ quyền của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử.
- Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin. - Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng
quy định.
* Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế
toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài.
- Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập
như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan
đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy
báo nợ, báo có của ngân hàng; hố đơn bán hàng của người bán…
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
* Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ: theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế tốn, giảm bớt khối lượng cơng việc ghi sổ. Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế tốn và thơng tin kinh tế.
Ví dụ: Phiếu thu
Đơn vị: … Địa chỉ: …
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày… tháng…năm..... Quyển số: ... Số :…. Nợ: … Có: … Họ và tên người nộp tiền: …………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………….. Lý do nộp: …………………………………………………………………………. Số tiền: ………….(Viết bằng chữ)………………………………………………… Kèm theo: …. chứng từ gốc. Ngày…tháng…năm..... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền(Viết bằng chữ)………………………………………………….
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)……………………………………………… + Số tiền quy đổi:…………………………………………………………………..
Ví dụ: Bảng kê chi tiền
Đơn vị: … Địa chỉ: …
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ CHI TIỀN
Ngày… tháng…năm ....
Họ và tên người chi tiền: …………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………..
Lý do chi: ………………………………………………………………………….
STT
Chứng từ
Nội dung chi tiền Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B C D 1 1 2 3 … … Cộng Số tiền: ………….(Viết bằng chữ)………………………………………………… Kèm theo: …. chứng từ gốc. Người lập bảng kê (Ký, họ tên,) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên)
* Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước: chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mang tính chất hướng dẫn.
- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Chứng từ kế tốn mang tính chất hướng dấn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ
đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần
kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
* Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân thành các loại khác nhau như chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền, chứng từ kế toán về hàng tồn kho. chứng từ về TSCĐ…
2.3. Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế tốn và thơng tin về các hoạt động kinh tế tài chính, nó mang tính chất pháp lý. Do đó nội dung bản chứng từ kế tốn phải có những yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế xảy ra. Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm :
* Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế tốn phải có như:
- Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế tốn đều phải có tên gọi nhất định
như phiếu thu, phiều nhập kho…nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng
hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhămg giúp cho việc kiểm tra
được thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác
định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế tốn đều phải ghi tóm tắt nôi dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt,
khơng được tẩy xố, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục,
không ngắt quãng, chổ trống phải gạch chéo.
- Số lượng,đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ.
- Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiêp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm sốt (kế tốn trưởng) và người phê duyệt ( thủ trưởng của đơn vị) đóng dấu của đơn vị.
* Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mỗi bản chứng từ tuỳ thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế tốn mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng…
Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thơng tin kế tốn cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính khơng được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chổ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ kê toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, sửa chữa trên chứng từ.
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định. - Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.