CHƯƠNG V : PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
4. Bảng cân đối kế toán
4.3. Tính chất "cân đối" của bảng cân đối kế toán
Tính chất cơ bản nhất của bảng cân đối kế toán là tính cân đối. Biếu hiện của tính cân đối là tổng số tiền phần tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn của bảng cân đối kế toán được lập ở một thời điểm luôn bằng nhau.
Tính chất cân đối của bảng cân đối kế toán là một tất yếu khách quan, vì bảng cân đối kế toán được xây dựng trên cơ sở quan hệ tổng hợp và cân đối tổng thể giữa tài sản và nguồn vốn được biểu hiện bằng phương trình cơ bản của kế toán là:
Tài sản = Vốn chủ sở hữu + Nợ phải trả
Mặt khác, tài sản và nguồn vốn là hai mặt của khối lượng tài sản của doanh
nghiệp được xem xét ở tại một thời điểm nhất định
Ngoài ra, khi xem xét mối quan hệ tài trợ giữa tài sản và nguồn vốn một vấn đề
khách quan nữa là mỗi một loại tài sản đều do một hoặc một số nguồn vốn nhất định
hình thành và mỗi một nguồn vốn đều có thể hình thành nên một hoặc một số tài sản
nhất định.
Từ đó có thể thấy được quan hệ cân đối từng bộ phận tài sản và nguồn vốn,
cũng như các mối quan hệ khác. Thông qua nghiên cứu các mối quan hệ đó giúp cho người quản lý thấy rõ tình hình huy động đầu tư hoặc quan hệ giữa công ty nợ và khả năng thanh toán… làm cho thông tin trình bày trên bảng cân đối kế toán có thể đánh giá được hiệu quả các hoạt động tài chính của DN chỉ sau một kỳ hoạt động kinh
doanh,
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung khác nhau làm cho tài sản và nguồn vốn của doanh
nghiệp biến động. Do đó tại các thời điểm khác nhau, tình trạng tài sản và nguồn vốn
của doanh nghiệp cũng khác nhau.
Để xem xét tính chất cân đối của bảng cânđối kế toán cần thiết phải nghiên cứu
sự ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến bảng cân đối kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gồm nhiều loại nhưng xét theo chiều hướng ảnh hưởng đến sự biến động của tài sản và nguồn vốn thì không ngoài 4 trường hợp sau:
TH1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho một khoản tài sản tăng và một khoản
tài sản khác giảm tương ứng
TH 2: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho một khoản nguồn vốn tăng và một
khoản nguồn vốn khác giảm tương ứng.
TH3: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho một khoản tài sản tăng và một khoản
nguồn vốn tăng tương ứng.
TH4: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho một khoản tài sản giảm và một
khoản nguồn vốn giảm tương ứng.
Nghiên cứu vận động của 4 quan hệ trên tác động đến bảng cân đối kế toán qua
ví dụ cụ thể:
Tại doanh nghiệp X có tài liệu như sau:
Bảng cân đối kế toán
Ngày 01 tháng 01 năm N
Đơn vị: 1.000đ
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
1. Tiền và các khoản tương đương tiền
120.000 1.Vay ngắn hạn 300.000
2. Đầu tư ngắn hạn 50.000 2. Phải trả người bán 260.000 3.Phải thu ( phải thu ở
người mua)
70.000 3. Phải trả nhân viên 30.000
4. Hàng tồn kho(hàng hóa) 430.000 4. Vốn kinh donh 700.000
5. TSCĐHH 620.000
Tổng cộng 1.290.000 Tổng cộng 1.290.000
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các kỳ kế toán như sau:
VD1: Trong kỳ mua hàng hóa trị giá 60.000 đã thanh toán bằng tiền mặt, hàng
đã nhập kho.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho hàng hóa tăng thêm 60.000, kho hàng hóa
sau nghiệp vụ kinh tế này là 490.000, đồng thời tiền mặt giảm 60.000, số dư quỹ tiền
mặt sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn 60.000, tổng số tiền bên tài sản nguồn vốn không thay đổi.
Ta có: Bảng cân đối kế toán
Cuối kỳ
Đơn vị 1.000đ
1. Tiền và các khoản tương đương tiền (tiền mặt)
60.000 1. Vay ngắn hạn 300.000
2. Đầu tư ngắn hạn 50.000 2. Phải trả người
bán
260.000
3. Phải thu (phải thu ở người
mua)
70.000 3. Phải trả nhân
viên
30.000
4. Hàng tồn kho (Hàng hóa) 490.000 4. Vốn kinh doanh 700.000
5. TSCĐHH 620.000
Tổng cộng 1.290.000 Tổng cộng 1.290.000
Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng đến bên tài sản của bảng cân đối kế toán, làm cho loại tài sản này tăng lên, loại tài sản khác giảm đi tương ứng,
làm cho số lượng và tỷ trọng của các khoản mục bị ảnh hưởng thay đổi, còn các khoản
mục khác và số tổng cộng không thay đổi, sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh nếu lập
bảng cân đối kế toán mới thì tổng số tiền phần tài sản = tổng số tiền phần nguồn vốn.
VD2: Trong kỳ tiếp theo, vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ người bán 100.000.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho khoản vay ngắn hạn tăng 100.000, sau
nghiệp vụ kinh tế số dư tiền vay ngắn hạn là 400.000, đồng thời khoản phải trả người
bán giảm 100.000, sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh số dư công nợ phải trả người bán là 160.000, tổng số tiền bên tài sản và nguồn vốn không thay đổi.
Bảng cân đối kế toán
Cuối kỳ
Đơn vị: 1.000đ
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
1. Tiền và các khoản tương đương
tiền(tiền mặt)
60.000 1. Vay ngắn hạn 400.000
2. Đầu tư ngắn hạn 50.000 2. Phải trả người bán 160.000
3. Phải thu (Phải thu ở người mua) 70.000 3. Phải trả nhân viên 30.000 4. Hàng tồn kho(hàng hóa) 490.000 4. Vốn kinh doanh 700.000
5. TSCĐHH 620.000
Tổng cộng 1.290.000 Tổng cộng 1.290.000
Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng đến bên nguồn vốn của
bảng cân đối kế toán, làm cho loại nguồn vốn này tăng lên, loại nguồn vốn khác giảm đi tương ứng, làm cho khối lượng và tỷ trọng của các khoản mục bị ảnh hưởng thay đổi, còn các khoản mục khác và số tổng cộng không thay đổi, sau nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nếu lập bảng cân đối kế toán mới thì tổng số tiền phần tài sản bằng tổng số
tiền phần nguồn vốn.
VD3: Trong kỳ tiếp theo, nhận vốn kinh doanh bằng tiền mặt 150.000 nhập
quỹ.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm vốn kinh doanh tăng 150.000, sau nghiệp vụ
kinh tế này vốn kinh doanh có số dư 850.000, đồng thời tiền mặt tăng 150.000, sau
nghiệp vụ kinh tế này số dư tiền mặt là 210.000 tổng số tiền phần tài sản tăng 150.000
thành 1.440.000 tổng số tiền phần nguồn vốn tăng 150.000 thành 1.440.000.
Bảng cân đối kế toán
Cuối kỳ
Đơn vị tính: 1000đ
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
1. Tiền và các khoản tương đương tiền
210.000 1. Vay ngắn hạn 400.000
2. Đầu tư ngắn hạn 50.000 2.Phải trả người bán 160.000 3. Phải thu (phải thu ở
người mua)
70.000 3. Phải trả nhân viên 30.000
4. Hàng tồn kho(Hàng hóa)
490.000 4. Vốn kinh doanh 850.000
5. TSCĐHH 620.000
Tổng cộng 1.440.000 Tổng cộng 1.440.000
Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến hai bên của bảng cân đối
kế toán làm cho tài sản tăng lên đồng thời nguồn vốn tăng tương ứng, làm cho số lượng của các khoản mục bị ảnh hưởng thay đổi, tỷ trọng của tất cả các khoản mục thay đổi, tổng số tiền phần tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn cùng tăng lên một lượng như nhau, sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh nếu lập bảng cân đối kế toán mới thì tổng số tiền phần tài sản bằng tổng số tiền phần nguồn vốn.
VD4: Trong kỳ tiếp theo, xuất quỹ tiền mặt để trả lương nhân viên 20.000.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho tiền mặt giảm 20.000, sau nghiệp vụ này số dư quỹ tiền mặt là 190.000. Đồng thời khoản phải trả nhân viên giảm 20.000, sau
nghiệp vụ này số dư khoản phải trả nhân viên là 10.000, tổng số tiền phần tài sản giảm
20.000 còn 1.420.000, tổng số tiền phần nguồn vốn giảm 20.000 còn 1.420.000.
Cuối kỳ
Đơn vị: 1.000đ
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
1. Tiền và các khoản tương đương tiền (tiền mặt)
190.000 1. Vay ngắn hạn 40.000
2. Đầu tư ngắn hạn 50.000 2. Phải trả người bán 160.000 3. Phải thu (phải thu ở
người mua)
70.000 3. Phải trả nhân viên 10.000
4. Hàng tồn kho (hàng hóa) 490.000 4. Vốn kinh doanh 850.000
5. TSCĐHH 620.000
Tổng cộng 1.420.000 Tổng cộng 1.420.000
Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến hai bên của bảng cân đối
kế toán làm cho tài sản giảm đi đồng thời nguồn vốn giảm tương ứng, làm cho số lượng của các khoản mục bị ảnh hưởng thay đổi, tỷ trọng của các khoản mục thay đổi
và tổng số tiền bên tài sản và bên nguồn vốn cùng giảm một lượng như nhau, sau
nghiệp vụ kinh tế phát sinh nếu lập bảng cân đối kế toán mới thì tổng số tiền phần tài sản bằng tổng số tiền phần nguồn vốn.
Kết luận: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh ảnh hưởng ít nhất đến hai khoản mục trên bảng cân đối kế toán và chúng làm cho thông tin tài chính của doanh nghiệp trên bảng cân đối kế toán thay đổi. Sự tác động
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến bảng cân đối kế toán như sau:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng tới một bên tài sản hoặc nguồn vốn
của bảng cân đối kế toán chỉ làm thay đổi số lượng và tỷ trọng các khoản mục tài sản
hoặc nguồn vốn bị ảnh hưởng, số tổng cộng không thay đổi.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng tới cả hai bên tài sản và nguồn vốn
của bảng cân đối kế toán sẽ làm cho tỷ trọng các khoản mục bên tài sản và bên nguồn
vốn thay đổi, tổng số tiền bên tài sản và bên nguồn vốn cùng tăng hoặc cùng giảm.
Bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào cũng không làm mất tính cân đối của
bảng cân đối kế toán.
4.4. Nguyên tắc và phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán.
Để lập bảng cân đối kế toán được dễ dàng, nhanh chóng và trung thực, trước hết
phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán, tiến hành khoá sổ tài khoản, kiểm tra, đối chiếu số
liệu kế toán giữa các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu
giữa các sổ kế toán. Tiếp đó, căn cứ vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và các số dư cuối kỳ của tài khoản để phản ánh theo nguyên tắc:
Số dư bên Có của tài khoản sẽ được ghi vào bên "Nguồn vốn"
Đối với một số tài khoản vừa có số dư bên Nợ vừa có số dư bên Có (các tài
khoản thanh toán như TK phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán...) tuyệt đối không được bù trừ số dư mà căn cứ vào số dư chi tiết của từng khách nợ, chủ nợ, tổng hợp riêng số dư Nợ, số dư Có để ghi vào các chỉ tiêu cho phù hợp hai bên "Tài sản" và "Nguồn vốn". Khi lập bảng cân đối kế toán, cần lưu ý một số trường hợp ngoại lệ sau:
Các tài khoản "Dự phòng nợ phải thu khó đòi" "Hao mòn tài sản cố định" mặc
dù có số dư bên Có nhưng được ghi bên "Tài sản" bằng cách ghi đỏ hoặc đặt trong
ngoặc đơn. Cách ghi này nhằm giúp cho kế toán xác định chính xác giá trị thực của tài sản.
Các tài khoản "Chênhh lệch đánh giá lại tài sản" "Lợi nhuận chưa phân
phối"...có thể có số dư Nợ hoặc số dư Có nhưng được ghi bên "Nguồn vốn". Nếu dư
bên Có thì ghi bình thường. Trường hợp dư bên Nợ phải ghi đỏ để xác định đúng tổng
số nguồn vốn.
4.5. Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán.
Trong hệ thống thông tin của kế toán, phương pháp tài khoản kế toán được coi
là bộ xử lý thông tin trung tâm của hệ thống kế toán. Thông tin đơn lẻ, cá thể về từng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ kế toán được xử lý qua phương pháp tài khoản
sẽ trở thành thông tin tổng hợp về tình hình và sự vận động của từng đối tượng kế toán. Để thông tin này trở nên thông dụng và hữu ích với người sử dụng thì chúng phải được trình bày trên bản báo cáo theo những yêu cầu và nguyên tắc nhất định. Phương
pháp tổng hợp cân đối kế toán là quá trình tiếp theo của hệ thống thông tin kế toán, chúng được coi là quá trình cung cấp thông tin “đầu ra” của kế toán. Trong chu trình thông tin của kế toán nếu tài khoản là nơi xử lý thông tin thì tổng hợp cân đối kế toán là nơi truyền tải thông tin đến cho người sử dụng. Tài khoản kế toán và bảng cân đối
kế toán đều phản ánh tình trạng đối tượng kế toán song ở phạm vi mức độ khác nhau.
Bảng cân đối kế toán phản ánh đối tượng kế toán ở trạng thái tĩnh tại một thời điểm,
còn tài khoản kế toán phản ánh đối tượng kế toán ở cả trạng thái tĩnh và trạng thái vận động, là thông tin của cả quá trình. Do đó giữa tài khoản kế toán và bảng cân đối kê toán có mối quan hệ mật thiết với nhau trong một chu trình thông tin thông suốt của kế
toán. Mối quan hệ giữa tài khoản kế toán và bảng cân đối kế toán là quan hệ về số liệu,
biểu hiện:
- Mỗi chỉ tiêu kinh tế trên bảng cân đối kế toán đều được mở một tài khoản
hoặc một số tài khoản để phản ánh tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán
trong kỳ, tên gọi của các chỉ tiêu kinh tế trên bảng cân đối kế toán đều tương ứng và phù hợp với nội dung kinh tế của các đối tượng kế toán mà chúng phản ánh trên tài khoản.
- Đầu niên độ kinh doanh khi mở các tài khoản kế toán để theo dõi tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán trong kỳ, số dư đầu kỳ của các tài khoản kế toán có
thể căn cứ vào số dư cuối kỳ ở bảng cân đối kế toán kết thúc niên độ kinh doanh trước để ghi hoặc để kiểm tra.
- Cuối kỳ kinh doanh căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán để lập
bảng cân đối kế toán ở cuối kỳ theo nguyên tắc số dư cuối kỳ các tài khoản tài sản được xếp vào các chỉ tiêu bên tài sản của bảng cân đối, số dư cuối kỳ các tài khoản
nguồn vốn được xếp vào các chỉ tiêu bên nguồn vốn của bảng cân đối kế toán.
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
1. Sổ kế toán.
1.1. Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối
liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế
toán.
Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, thông tin trên các chứng từ mang tính đơn lẻ về từng nghiệp vụ, chưa mang
tính hệ thống, nếu chỉ căn cứ vào thông tin trên các chứng từ thì các nhà quản trị
doanh nghiệp chưa thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của đơn vị. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán trong quá trình thu nhận, xử lý thông tin về tình hình tài sản, tình hình hoạt động của đơn vị phải vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ
thống theo từng đối tượng kế toán, tổng hợp và hệ thống hóa được thông tin về tình hoạt động của đơn vị và sử dụng các thông tin để lập các báo cáo tài chính. Xuất phát
từ những yêu cầu trên, cần phải thiết kế hệ thống sổ kế toán để tập hợp, xử lý các