CHƯƠNG VI : SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
1. Sổ kế toán
1.3. Quy tắc sổ kế toán
Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự
vận động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo trình tự và quy tắc sau:
1, Mở sổ: Công việc mở sổ kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán(tháng, quý, năm), hoặc khi doanh nghiệp mới thành lập, hoặc khi thay đổi hình thức sở hữu,
hoặc khi sáp nhập… Khi mở sổ đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh
mục sổ kế toán đã được đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào số lượng
tài khoản sử dụng và yêu cầu của công tác quản lý. Các đơn vị chỉ được mở một hệ
thống sổ kế toán chính thức và duy nhất. Các sổ kế toán được mở, căn cứ vào số liệu
trên sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để
tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Khi mở sổ kế toán viên phải thực hiện những công việc sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển: trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên và chữ ký của người ghi sổ, của
kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang
cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của
từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời , trước khi
dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng
dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ
tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách
nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế
toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
2, Ghi sổ: Trong kỳ kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn
cứ vào các chứng từ kế toán đã được lập và đã được kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để
ghi vào các sổ kế toán đã được mở theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và đúng phương pháp kế toán. Quá trình ghi sổ kế toán phải theo đúng quy tắc đã quy định.
- Phải ghi sổ kế toán bằng mực tốt, không phai, không nhòe - Không ghi xen kẽ và ghi số đè lên nhau
- Các dòng không có số liệu phải gạch ngang giữa dòng.
- Không được tẩy xóa trên sổ kế toán bằng bất kỳ hình thức nào, trong quá trình ghi sổ nếu có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.
3, Khóa sổ: Cuối kỳ kinh doanh hoặc trong các trường hợp kiểm kê tài sản, sát
nhập, phân tích hay giải thể … phải tiến hành khóa sổ kế toán. Trước khi khóa sổ, kế
cộng số liệu đã ghi trên các sổ, tính số dư của các đối tượng trên từng sổ kế toán,
người ghi sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận trên sổ kế toán.
1.3.2. Sửa chữa sai sót trong sổ kế toán.
Trong quá trình ghi sổ kế toán do nhiều nguyên nhân khác nhau có thể phát sinh
các sai sót:
- Ghi sai quy mô của nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của
nghiệp vụ.
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản
- Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót các nghiệp vụ kinh tế
Khi phát hiện các sai sót kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán, quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ.
- Tùy từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo đúng phương pháp quy định
- Sau khi sửa chữa sai sót, người chữa sổ phải ký xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa.
Phương pháp chữa sổ cụ thể phụ thuộc vào công việc của kế toán được thực
hiện thủ công hay bằng máy vi tính.
Đối với ghi sổ thủ công(Ghi bằng tay): khi phát hiện có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, sô liệu ghi sai mà phải
sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:
8* Phương pháp cải chính:
Phương pháp cải chính được áp dụng trong trường hợp sai sót sau:
- Sai sót trong diển giải.
- Sai sót về số liệu đã ghi khác với số thực tế, nhưng chưa ảnh hưởng đến số
tổng cộng
Các sai sót đều chưa liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản. Khi phát
hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: gạch ngang chổ đã ghi bằng mực đỏ để xóa, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường.
* Phương pháp ghi số âm:
Phương pháp ghi số âm được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau:
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán
- Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
- Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh .
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai phải lập “chứng từ ghi
sổ đính chính” do kế toán trưởng ký xác nhận và kế toán tiến hành sửa chữa bằng
- Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng phương pháp số âm (ghi
bằng mực đỏ hoặc ghi số liệu trong ngoặc đơn, ví dụ (…)để hủy bỏ bút toán đã ghi. - Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế
- Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng phương pháp số âm để hủy bỏ bút toán đã ghi trùng.
* Ghi bằng phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp:
- Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
- Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế.
Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách ghi lại một định
khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch còn thiếu hoặc bỏ sót của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Đối với trường hợp kế toán được thực hiện trên máy vi tính, việc sửa chữa sai sót được tiến hành như sau:
- Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ, kế toán được phép sửa chữa trực
tiếp trong sổ trên máy.
- Trường hợp đã in sổ sau đó mới phát hiện sai sót, sổ đã in được sửa chữa theo đúng quy định của một trong ba phương pháp trên đồng thời phải sửa lại sai sót trong
sổ trên máy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu lại tờ sổ mới cùng tờ sổ có sai sót để đảm bảo
thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được phát hành thì phải sữa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đó phát hành thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.
1.3.3. Nguyên tắc lập và đăng ký sổ kế toán
Trước khi dùng sổ kế toán phải đảm bảo thủ tục sau:
* Đối với sổ đóng thành quyển
- Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, số hiệu, tên tài khoản tổng
hợp, tên tài khoản chi tiết, niên độ kế toán và thời kỳ ghi sổ.
- Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay
- Đánh số trang và giữa hai trang đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán
- Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối.
* Đối với sổ tờ rời:
- Đầu mỗi tờ phải ghi tên đơn vị kế toán, số thứ tự tờ rời, số hiệu, tên tài khoản,
tháng, họ tên cán bộ ghi sổ.
- Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu
của đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài
khoản, ngày xuất dùng...
- Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khoá
và thiết bị cần thiết để tránh mất mát, lẫn lộn.
Trong năm nếu cần mở thêm sổ, bộ phận kế toán cần phải điền thêm vào danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cho đơn vị kế toán cấp trên biết.
Sổ kế toán phải ghi kịp thời đầy đủ, chính xác, nhất thiết phải căn cứ vào chứng
từ hợp pháp, hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ
Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ để đảm
bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời và trung thực
Cuối trang phải cộng đuổi, số cộng ở dòng cuối trang phải ghi "Chuyển sang trang sau" và đầu trang sau phải ghi "Chuyển sang"
Sau khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã ghi vào sổ thì trên chứng từ cần ghi
dấu hiệu (thường ghi tắt chữ V) để tránh việc ghi hai lần hoặc ghi sót. Cũng có thể viết
số trang của sổ vào chứng từ đó.
Đơn vị kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng, các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi
khoá sổ. Tài khoản trong tháng phải kết toán xong sau khi hết tháng và trước khi lập
báo biểu cuối tháng. Cấm khoá sổ trước thời hạn để làm báo biểu trước khi hết tháng
và cấm làm báo biểu trước khi khoá sổ.
Hàng ngày phải khoá sổ quỹ tiền mặt
Đơn vị kế toán phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ kế toán:
- Đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp, ít nhất mỗi tháng một lần.
- Đối chiếu giữa sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày
- Đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ của kho, ít nhất mỗi tháng một lần
- Đối chiếu giữa số tiền gửi ngân hàng với ngân hàng nơi mở tài khoản, mỗi
tuần lễ một lần
- Đối chiếu số dư chi tiết về các tài khoản thanh toán nợ và khách hàng với từng
chủ nợ, từng khách hàng ít nhất 3 tháng một lần
Các đơn vị kế toán phải tiến hành khoá sổ cuối năm. Những dòng kẻ còn lại
trong trang sổ khi khoá phải gạch chéo để huỷ bỏ.
Sổ mới thể hiện sự tiếp tục công việc kế toán của năm cũ, phải chuyển số dư
tài khoản này trong sổ năm cũ sẽ là số dư đầu năm của các tài khoản ấy trong sổ năm
mới)
Nếu cấp trên phát hiện sai và ra lệnh đính chính các số liệu trên báo cáo kế toán
có liên quan đến sổ kế toán và số dư của một số tài khoản thì đơn vị kế toán phải dựa
vào tài liệu chính thức đã được duyệt mà tiến hành lập các chứng từ đính chính và căn
cứ vào đó ghi vào sổ năm nay đồng thời phải ghi chú vào trang cuối, dòng cuối của sổ
kế toán năm trước những số liệu dùng kèm bản sao chứng từ đính chính để tiện tra
cứu.
Căn cứ vào điều kiện và đặc điểm cụ thể của từng đơn vị để xây dựng phương
án tổ chức hệ thống sổ kế toán cần thiết phù hợp cho đơn vị.
Cuối năm đơn vị phải lập danh sách tất cả các sổ kế toán dùng cho năm sau và đăng ký cho cơ quan cấp trên, cơ quan thuế. Hệ thống sổ kế toán lập phải đảm bảo hệ
thống hoá được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế - tài chính để lập được báo cáo
kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế - tài chính 1.3.4. Nguyên tắc ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Hiện nay chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ của công nghệ thông tin và cũng là thời kỳ tin học hoá kế toán, với sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính, những
phần mềm kế toán được thiết lập đa dạng và phong phú. Sự ra đời của máy vi tính đã làm cho công tác kế toán có được công cụ hết sức quan trọng, có ý nghĩa lớn lao trong
việc tăng cường chất lượng của công tác kế toán, đặc biệt là đảm bảo được tính nhanh
chóng và kịp thời của thông tin kế toán. Tuy nhiên phần mềm kế toán có được là nhờ
từ việc thiết kế chương trình trên máy vi tính để thu nhận và xử lý thông tin, còn bản
thân máy vi tính không tạo nên một cấu trúc mới của một hình thức kế toán. Khi sử
dụng máy vi tính, nó vẫn biểu hiện quy trình thu nhận, xử lý và tổng hợp thông tin qua
các khâu: Chứng từ - Sổ kế toán - Báo cáo. Điều khác chăng là hệ thống sổ cũng như
việc xác lập và ghi sổ được cài đặt và chứa đựng trong bộ nhớ của máy vi tính, lúc cần
có hình mẫu cụ thể người ta sẽ dùng các lệnh cần thiết để truy xuất thông tin qua màn hình và in ra các loại sổ cần thiết. Như vậy, máy vi tính chỉ được xem là một công cụ để thực hiện công việc thu nhận và xử lý thông tin gắn liền với từng hình thức kế toán
cụ thể đã và đang được sử dụng trong công tác kế toán.
Tiến trình kế toán được bắt đầu từ khi lập chứng từ, ghi sổ kế toán cho đến khi
lập báo cáo kế toán định kỳ. Tiến trình này cũng là việc thực hiện và phối hợp các phương pháp kế toán. Tiến trình kế toán có thể được thực hiện thông qua các phương
pháp thủ công hoặc thông qua máy vi tính. Quá trình thực hiện thông qua phương pháp
thủ công hay tự động hoá đều phải vận dụng các hình thức kế toán phù hợp. Áp dụng
hình thức kế toán nào cần căn cứ vào điều kiện cụ thể cũng như đặc điểm kinh doanh
Hiện nay quá trình thực hiện công tác kế toán thông qua máy vi tính đã được sử
dụng rộng rãi trong các đưon vị. Để thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính, thông
thường người ta sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Khi sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, mặc dù cấu trúc của hình thức
kế toán không thay đổi song việc tổ chức sử dụng nhân viên kế toán lại có những thay đổi căn bản do việc xử lý thông tin được cài đặt bằng máy vi tính.
Trong quá trình kế toán trên máy vi tính, các bộ phận có chức năng riêng biệt
trong bộ máy kế toán. Bộ phận thu nhập chứng từ và phân tích dữ liệu theo chương
