1. Sổ kế toán.
1.1. Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế
tốn.
Trong q trình thu nhận và xử lý thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính của
các đơn vị, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, thơng tin trên các chứng từ mang tính đơn lẻ về từng nghiệp vụ, chưa mang tính hệ thống, nếu chỉ căn cứ vào thông tin trên các chứng từ thì các nhà quản trị doanh nghiệp chưa thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của đơn vị. Yêu cầu
đặt ra đối với kế tốn trong q trình thu nhận, xử lý thơng tin về tình hình tài sản, tình
hình hoạt động của đơn vị phải vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ thống theo từng đối tượng kế toán, tổng hợp và hệ thống hóa được thơng tin về tình hoạt động của đơn vị và sử dụng các thông tin để lập các báo cáo tài chính. Xuất phát từ những yêu cầu trên, cần phải thiết kế hệ thống sổ kế toán để tập hợp, xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hệ thống hóa tình hình và sự vận động của các đối tượng kế tốn. Thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ được kế toán phân loại tập hợp trên các sổ kế toán theo những tiêu thức nhất định, cuối kỳ số liệu trên các sổ kế toán sẽ được tổng hợp theo những chỉ tiêu kinh tế cần thiết để phản ánh trên các báo cáo tài chính của đơn vị và các báo cáo tổng hợp khác theo yêu cấu quản lý.
1.2. Các loại sổ kế tốn.
Trong cơng tác kế tốn để phản ánh các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác
nhau. Để thuận tiện cho việc ghi chép, tổng họp và kiểm tra, đối chiếu số liệu cần thiết
phải thực hiện phân loại sổ kế tốn và nó được thực hiện theo nhiều tiêu thức khác nhau:
1.2.1. Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên số
Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào mức độ tổng hợp chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ để tiến hành phân loại sổ. Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm các loại sau:
- Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến đối tượng kế tốn cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng
tổng quát.
Trên sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin ở dạng tổng quát và chỉ sử dụng thước đo tiền tệ. Thuộc
loại sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…
Bảng 6.1: Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễngiải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày …tháng … năm….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
- Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
liên quan đến các đối tượng kế tóan ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý.
Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế tốn được phản ánh với các thơng tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau. Ví dụ hàng hóa mua về theo hóa đơn nào, mua của ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính… Sổ chi tiết vật liệu trong bảng 6.2 là loại sổ kế toán chi tiết.
Bảng 6.2: Sổ chi tiết vật liệu
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (sản phẩm, hàng hoá)
Năm… Tài khoản … Tên kho… Chứng từ Diển giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Số dư đầu năm
Cộng
- Sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp, vừa chi tiết, cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của kế toán.
Trên sổ kế tốn cung cấp các thơng tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán … thuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết gồm các sổ nhật ký chứng từ số 3, 4, 5, 9, 10 trong hình thức Nhật ký - chứng từ.
Việc phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu về cung cấp thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết.
1.2.2. Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ.
Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau:
- Sổ ghi chép hệ thống: là loại sổ kế tốn tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt.
- Trên sổ kế tốn cung cấp các thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan
đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng tài khoản kế tốn theo hình
thức Chứng từ ghi sổ (bảng 6.3)
Bảng 6.3: Sổ cái của hình thức Chứng từ ghi sổ
SỔ CÁI
Năm …
Tên tài khoản… Số hiệu… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diển giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có - Cộng PS tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Bảng 6.4. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm… Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng tháng - Lũy kế đầu tháng
Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ kế tốn tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ.
Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước, phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế tốn có liên quan … Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (bảng 6.4)
- Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán.
- Sổ được mở để theo dõi cho từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có
liên quan đến đối tượng kế tốn được quy định phản ánh trên sổ, ví dụ sổ cái các tài khoản theo hình thức nhật ký chung, chứng từ ghi
sổ, nhật ký sổ cái… (Bảng 6.5) Bảng 6.5 Bảng 7.5: Sổ Nhật ký sổ cái NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm … TT dòng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK 131 TK 511 TK… Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số đầu năm - Cộng số PS - Số dư cuối tháng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
1.2.3. Phân loại theo cấu trúc sổ.
Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào cấu trúc thiết kế mẫu sổ để phản ánh các thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc sự vận động của đối tượng kế toán để phân loại sổ. Phân loại theo cấu trúc sổ, sổ kế toán được phân loại thành các loại sổ sau:
- Sổ kết cấu kiểu một bên: là loại sổ kế toán trên một trang sổ, được thiết kế một bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, cịn một bên phản ánh quy mơ, sự biến động của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản)
- Sổ kết cấu kiểu hai bên: là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối
tượng kế toán.(Bảng 6.6.)
Bảng 6.6: Sổ cái kiểu hai bên
SỔ CÁI
Năm…
Tên tài khoản… Số hiệu … Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Ngày Tháng Nợ Có
Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dịng thơng tin nhất
định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ, ví dụ nhật ký sổ cái (bảng 6.5)
Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là loại sổ trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dịng (ơ bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về các đối
tượng được theo dõi, ví dụ trên nhật ký chứng từ số 8 (bảng 6.7)
Bảng 6.7: Nhật ký chứng từ số 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi Có các TK155, 156, 511, 512, 515, 632…Tháng: …năm… 156 511 131 632 … … … … Cộng SPS Nợ 111 112 131 632 … … … Cộng số PS Có
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Việc phân loại sổ theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu sổ có cấu
trúc đáp ứng được u cầu cơng tác kế tốn trong đơn vị.
1.2.4. Phân loại theo hình thức tổ chức sổ.
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ kế toán tại đơn vị, sổ kế toán được chia thành
hai loại là sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển:
- Sổ tờ rời là loại sổ kế toán, những tờ sổ được để riêng biệt, độc lập với nhau
được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của những đối tượng kế tốn hàng tháng (ví dụ: các nhật ký chứng từ số 5, số8, bảng kê số 1, 8 …
là sổ tờ rời). Sử dụng sổ tờ rời thuận tiện cho việc phân công lao động ghi sổ kế tốn, tuy nhiên việc bảo quản khó khăn, dễ thất lạc và phát sinh các hiện tượng tùy tiện thay
- Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế, hoặc theo dõi cho nhiều đối tượng kế tốn, sổ có thể được mở hàng tháng hoặc theo năm (ví dụ sổ nhật ký sổ cái mở theo tháng, sổ cái của hình thức nhật ký chứng từ mở theo năm). Mỗi quyển sổ phải ghi rõ số trang, giữa các trang sổ phải có dấu giáp lai.
Việc phân loại sổ theo hình thức tổ chức sử dụng sổ có tác dụng cho việc sử dụng và phân cơng lao động kế tốn một cách khoa học và hợp lý trong đơn vị.
1.2.5. Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ.
Với tiêu thức phân loại này, những nghiệp vụ kinh tế có cùng một nội dung,
liên quan đến cùng một đối tượng kế toán sẽ được tập hợp và phản ánh trên cùng một
sổ.
Theo tiêu thức phân loại này, sổ kế toán được chia thành những loại sổ sau:
- Sổ tài sản bằng tiền: được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản bằng tiền trong đơn vị như sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng…
- Sổ vật tư: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư
trong đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm…
- Sổ tài sản cố định: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản cố định trong đơn vị như sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vơ hình…
- Sổ công nợ: được sử dụng để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ công nợ phải thu ở khách hàng, sổ công nợ phải trả người cung cấp, sổ công nợ phải thanh toán với ngân sách…
- Sổ thu nhập: được sử dụng để tập hợp các khoản thu nhập về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu nhập khác đã thu nhập trong kỳ hoạt động của đơn vị như sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc họat động tài chính…
- Sổ chi phí: được sử dụng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đơn vị đã chi ra
để tiến hành hoạt động trong kỳ như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí bán hàng, sổ chi
phí quản lý…
- Sổ vốn - quỹ: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quỹ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản…
Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế tốn trong q trình xử lý thông tin và tổng hợp số liệu.
1.3. Quy tắc sổ kế tốn.
Q trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo trình tự và quy tắc sau:
1, Mở sổ: Cơng việc mở sổ kế tốn được thực hiện vào đầu kỳ kế toán(tháng,
quý, năm), hoặc khi doanh nghiệp mới thành lập, hoặc khi thay đổi hình thức sở hữu,
hoặc khi sáp nhập… Khi mở sổ đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh mục sổ kế toán đã được đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào số lượng tài khoản sử dụng và yêu cầu của công tác quản lý. Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất. Các sổ kế toán được mở, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Khi mở sổ kế tốn viên phải thực hiện những cơng việc sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển: trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên
sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên và chữ ký của người ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của
từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời , trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế tốn và phải đảm bảo sự an tồn, dễ tìm.