CHƯƠNG II : PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
3. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến động của tài sản ở thời gian và địa điểm khác nhau, nó là vật mang thơng tin, do đó để phục vụ cơng tác kế tốn và cung cấp thông tin phục vụ quản lý các chứng từ sau khi lập
đều phải tập trung về bộ phận kế toán để xử lý, luân chuyển một cách khoa học.
Xử lý, luân chuyển chứng từ là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ sau khi lập và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho các bộ phận có liên quan. Q trình xử lý, luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo. Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ bao gồm
các bước sau:
* Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận kế toán đều phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm:
- Kiểm tra tính rõ rang, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ. - Kiểm tra việc tính tốn trên chứng từ.
* Hồn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các chứng tử phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
* Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế tốn sau
bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thơng tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tâph hợp làm cơ sở ghi sổ kế tốn. Q trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định. * Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thơng tin kế tốn, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản,
lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước. Đối với chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa
từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thơng tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.