CHƯƠNG VI : SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
2. Hình thức kế toán
2.1. Khái niệm hình thức kế toán
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm số lượng, kết
cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép tập
hợp, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên
cơ sở các kế toán hợp lệ, hợp pháp.
Trong các đơn vị, cùng với sự phát triển của sản xuất, yêu cầu của công tác
quản lý công tác kế toán sử dụng nhiều loại sổ kế toán có kết cấu, phương pháp ghi
khác nhau do đó hình thành các hình thức kế toán khác nhau bao gồm:
- Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong công tác kế toán ở các đơn vị, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán (lựa chọn
thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của quản lý, đồng thời góp phần
nâng cao trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán.
2.2. Hình thức kế toán
2.2.1. Hình thức Nhật ký sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký sổ cái: sử dụng Nhật ký sổ cái là sổ
tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên sổ kết hợp ghi theo
trình tự thời gian và ghi theo hệ thống.
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức Nhật ký sổ cái: sổ Nhật ký - sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái( Sơ đồ 6.1): hằng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được lập để ghi vào sổ
Nhật ký - sổ cái, sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối kỳ tổng hợp số liệu của các tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 6.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
2.2.2. Hình thức nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ - SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ
kinh tế.
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức Nhật ký chung: sổ nhật ký
chung, sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 6.2): hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, hợp pháp kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Đối với các đối tượng phát sinh nhiều cần quản lý riêng, căn cứ vào chứng từ ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp nhật ký chuyên dùng để ghi sổ cái. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký, các nghiệp vụ kinh tế
liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì căn cứ chứng từ ghi vào các sổ chi
tiết có liên quan.
Cuối kỳ, căn cứ sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu số liệu
với sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 6.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chuyên dùng
Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
2.2.3. Hình thức chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc lập “Chứng từ ghi sổ” để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp.
Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản.
Các sổ kế toán được sử dụng trong hình thức Chứng từ ghi sổ: sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 6.3): căn cứ vào các
chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào
chứng từ ghi sổ kế toán ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. Đối với
các đối tượng cần hạch toán chi tiết, kế toán căn cứ chứng từ ghi sổ kèm theo chứng từ
gốc ghi vào các sổ, thẻ chi tiết.
Cuối tháng căn cứ các sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu giữa
bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết và lập các báo cáo kế toán.
Sơ đồ 6.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
2.2.4. Hình thức Nhật ký - chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ: mọi nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra hợp lệ, hợp pháp để phân loại,
tập hợp, hệ thống hóa vào các sổ “nhật ký chứng từ” mở theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng
Nợ.
Các sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ gồm:
sổ nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản và các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ (Sơ đồ 6.4): hàng ngày
căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra kế toán ghi vào các sổ nhật ký chứng từ. Đối với các
nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng cần theo dõi chi tiết trên bảng kê, sổ chi tiết, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu
ghi vào các sổ nhật ký chứng từ có liên quan.
Đối với các khoản chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh cần tính toán phân bổ, căn cứ chứng từ gốc lập các bảng phân bổ, sau đó căn cứ bảng phân bổ để ghi bảng kê, nhật ký chứng từ.
Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Căn cứ sổ
cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê và nhật ký chứng từ lập báo cái tài chính.
Sơ đồ 6.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
NKCT
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
2.2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính.
* Đặc trưng:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm
kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết
hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ
quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ
của hình thức kế toán đó nhưng không hòan toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
*Trình tự ghi sổ kế toán.
1. Hàng ngay, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản
ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được
thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ
kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
2. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in các báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi
Sơ đồ 6.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm:
Đối chiếu, kiểm tra:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị
MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế toán Nhật ký chung Nhật ký - sổ cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký - Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 01 Nhật ký - Sổ cái S01 - DN - x - - 02 Chứng từ ghi sổ S02a - DN - - x - 03 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b-DN - - x -
04 Sổ cái ( dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) S02c1-DN
S02c2-DN - - x -
05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x - - -
06 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN x - - -
07 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN x - - -
08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x - - -
09 Sổ Nhật ký bán hàng So3a4-DN x - - -
10 Sổ cái ( dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN x - - -
11 Nhật ký chứng từ, các loại Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê Gồm: Nhật ký chứng từ số 01 đến số 10 S04-DN So4a-DN So4b-DN - - - x
Bảng kê từ số 1 đến số 11
12 Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) S05-DN - - - x
13 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN - x -
14 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN x x x -
15 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN x x x -
16 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN x x x x
17 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,sản phẩm, hàng hoá S10-DN x x x x
18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm
hàng hoá S11-DN x x x x
19 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN x x x x
20 Sổ tài sản cố định S21-DN x x x x
21 Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng S22-DN x x x x
22 Thẻ TSCĐ S23-DN x x x x
23 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) S31-DN x x x x
24 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng
ngoại tệ S32-DN x x x x
25 Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ S33-DN x x x x
26 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN x x x x
28 Sổ chi phí sản xuất kinh doanh S36-DN x x x x
29 Thẻ tính giá thành, sản phẩm dịch vụ S37-DN x x x x
30 Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN x x x x
31 Sổ kế toán chi tiết theo dõi khoản ĐT vào CT liên kết S41-DN x x x x
32 Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh
khi mua khoản đầu tư vào xcông ty liên kết S42-DN x x x x
33 Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu S43-DN x x x x
34 Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ S44-DN x x x x
35 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45-DN x x x x
36 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S51-DN x x x x
37 Sổ chi phí đầu tư xây dựng S52-DN x x x x
38 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN x x x x
39 Sổ chi tiết thúê GTGT được hoàn lại S62-DN x x x x
40 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S63-DN x
Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh
