Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tiền thân là Kho lưu trữ TW II Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập bởi Quyết định số 252/BT ngày 29/11/1976
của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng. Theo Nghị định số 34/CP ngày 01/3/1984, Kho Lưu trữ TW II được đổi tên thành Kho Lưu trữ Nhà nước TW Thành phố Hồ Chí Minh. Cũng giống như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Kho Lưu trữ Nhà nước TW thành phố Hồ Chí Minh được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II bởi Quyết định số 358/ QĐ - TC ngày 06/9/1988 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước.
*Chức năng của Trung tâm là thu thập, bổ sung, sưu tầm tiếp nhận, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu của Nha Văn khố cũ và chính quyền Mỹ Nguỵ ở Sài gòn, kho lưu trữ tài liệu Mộc bản ở Đà lạt, tài liệu của các cơ quan Nhà nước TW đóng tại địa bàn miền Nam và tài liệu của Mặt trận Dân tộc Giải phóng miền Nam của cách mạng miền Nam trước đây.
Trung tâm lưu trữ Quốc gia II có nhiệm vụ:
+ “Hướng dẫn đơn đốc, kiểm tra hồ sơ tài liệu của các cơ quan Nhà nước là nguồn bổ sung vào Trung tâm
+ Bảo quản an toàn tuyệt đối tài liệu tại Trung tâm
+ Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Trung tâm bảo quản vào các mục đích chính đáng của xã hội
+ Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với Cục Lưu trữ Nhà nước
+ Xây dựng kết hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức tại Trung tâm để đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn của Trung tâm
+ Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm thiết bị, dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động của Trung tâm” [7; 31]
* Thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu.
Theo Quyết định số 13/QĐ - LTNN ngày 23/02/2001 (đã nêu) thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thẩm quyền quản lý, sưu tầm và thu thập những khối tài liệu sau:
+ “Khối tài liệu Mộc bản;
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Trung kỳ, Nam kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 và Trung Việt từ năm 1945 đến năm 1954;
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên lãnh thổ Trung kỳ và Nam kỳ từ 1940 đến 1945;
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của Nguỵ quyền Sài Gòn từ năm 1954 đến 1975;
+ Khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức của đế quốc Mỹ và các nước chư hầu có trụ sở đóng trên lãnh thổ miền Nam Việt Nam từ 1954 đến 1975;
+ Tài liệu của các cơ quan tổ chức TW của Mặt trận Dân tộc Giải phóng miền Nam Việt Nam, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hoà miền Nam Việt Nam và các tổ chức cách mạng khác có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng trị trở vào phía Nam trước tháng 4/1975
+ Khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và Cộng hồ Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng trị trở vào phía Nam sau tháng 5/1975” [33;402]
* Cơ cấu tổ chức
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có cơ cấu tổ chức như sau:
Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 02 phó giám đốc và 5 phòng trực thuộc:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia II
* Biên chế cán bộ: Trung tâm lưu trữ Quốc gia II được biên chế 42 cán
bộ, nhưng thực tế Trung tâm có 41 cán bộ, số cán bộ có trình độ đại học về lưu trữ là 08 người, chiếm 19,5%, 12 người có trình độ trung học về lưu trữ, chiếm 29%. Như vậy, nếu so với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, số lượng cán bộ có trình độ nghiệp vụ về lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã nhiều hơn, tổng số 20/41 chiếm gần 50%.
Trình độ cán bộ của Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau Trình độ chun mơn Số lượng
Trên đại học 01 Đại học - Lưu trữ 08 - Sử 01 - Ngoại ngữ 01 - Văn hoá 02 - Xây dựng 01 - Luật 01 Trung cấp và sơ cấp - Lưu trữ 12 - Trình độ khác 15 Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng HC Quản trị – Tổ chức Phòng Bảo quản tài liệu BAN GIÁM ĐỐC Phòng Thu thập – Bổ sung
1.2.1.3. Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Vào những năm 90 của thế kỷ XX, đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và tiến hành cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước, tài liệu sản sinh ra trong các cơ quan, tổ chức ngày càng nhiều, kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I q tải, khơng có khả năng thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Khắc phục tình trạng đó, Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III đã được thành lập trên cơ sở tách bộ phận lưu trữ tài liệu thời kỳ sau Cánh mạng tháng 8 năm 1945 từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, được thành lập bởi Quyết định 118 TC/CP ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ. Tiếp đó, ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 54/QĐ/TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
* Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Thu thập, bổ sung
bảo quản an toàn và tổ chức có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ CMT8 năm 1945 đến nay.
* Để thực hiện chức năng trên, Trung tâm có nhiệm vụ cụ thể là: + “Thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, cá nhân là nguồn nộp lưu vào Trung tâm.
+ Kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn các cơ quan, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ các tài liệu đã nộp vào Trung tâm, lập Phơng bảo hiểm đối với tài liệu có giá trị đặc biệt.
+ Thống kê, kiểm tra, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu và báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước.
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những thành tựu khoa học đã nghiên cứu trong, ngồi nước vào thực tế cơng tác của Trung tâm.
+ Quản lý tổ chức biên chế, cơ sở vật chất, kỹ thuật, vật tư tài sản và kinh phí của Trung tâm theo đung quy định của Nhà nước và Cục Lưu trữ Nhà nước [7; 33]
* Thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Theo Quyết định số 13/QĐ - LTNN (đã nêu) thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thẩm quyền thu thập, sưu tầm và quản lý các khối tài liệu sau:
+ “Tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt nam Dân chủ Cộng hoà và Cộng hồ Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra Bắc.
+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khi, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã tồn tại từ năm 1945 đến năm 1976” [33; 403].
* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Theo Quyết định số 54/QĐ - TCCB ngày 26/6/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có các Phịng, Ban chức năng sau:
- Phòng Thu thập và Bổ sung - Phòng Chỉnh lý
- Phòng Tổ chức sử dụng
- Phịng Thống kê và Cơng cụ tra cứu - Phòng Quản lý kho tài liệu
- Xưởng Tu bổ phục chế
- Phịng Hành chính – Quản trị – Tổ chức
Để kiện toàn tổ chức bộ máy theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm, ngày 22/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số
22/ QĐ - LTNN giải thể Phịng Thống kê và Cơng cụ tra cứu, bỏ Xưởng Tu bổ phục chế tài liệu và thành lập Phòng Lưu trữ phim ảnh, ghi âm.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III bao gồm sáu phòng chức năng là: Phòng Thu thập – Bổ sung, Phòng Lưu trữ Phim ảnh ghi âm; Phòng Chỉnh lý tài liệu, Phòng Tổ chức sử dụng, Phòng bảo quản, Phịng Hành chính – Quản trị – Tổ chức và Phòng Tin học
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
* Đội ngũ cán bộ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được giao 50 biên
chế, nhưng theo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến hết tháng 8 năm 2003, Trung tâm thực có 41 cán bộ. Trình độ chun mơn của cán bộ Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau:
Trình độ chun mơn Số lượng
Trên đại học 0 Đại học - Lưu trữ 22 - Sử 01 - Ngoại ngữ 01 - Văn hoá 02 - Xây dựng 01 - Luật 01 - Giao thông 01 Trung cấp - Lưu trữ 08 - Trình độ khác 07 Ban Giám đốc Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng HC Quản trị – Tổ chức Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Thu thập - Bổ sung Phòng Lưu trữ Phim ảnh ghi âm Phòng Tin học