4) Đối với các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học:
3.1.1. Đối với cơ quan quản lý ngàn hở TW: Hiện nay trên thế giới tồn
tại hai hình thức tổ chức cơ quan quản lý ngành.
Hình thức thứ nhất: Hệ thống tổ chức lưu trữ khơng có sự tách biệt rõ ràng giữa cơ quan quản lý ngành và các cơ quan, đơn vị sự nghiệp. Theo hình thức này, chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được giao cho một lưu trữ quốc gia. Lưu trữ Quốc gia vừa làm chức năng sự nghiệp quản lý tài liệu vừa làm chức năng quản lý nhà nước công tác lưu trữ. Đối với lưu trữ của các địa phương, lưu trữ của các ngành, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lưu trữ Quốc gia. Những vấn đề về khoa học nghiệp vụ lưu trữ, về chế độ chính sách đối với cơng tác lưu trữ, về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho toàn quốc đều được lưu trữ quốc gia nghiên cứu ban hành, tập huấn để áp dụng cho tất cả các lưu trữ trong cả nước. Đây là mơ hình tổ chức hệ thống lưu trữ của nhiều nước tư bản phát triển hiện nay như Anh, Pháp, Mỹ .v.v...
Hình thức thứ hai: nhà nước thành lập cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về công tác lưu trữ. Cơ quan này, chỉ có chức năng quản lý chứ khơng kiêm chức năng hoạt động nghiệp vụ. Tên gọi của cơ quan thường là Cục Lưu trữ Nhà nước hoặc Tổng cục Lưu trữ. Dưới cơ quan quản lý ngành là hệ thống
các trung tâm, (viện) lưu trữ quốc gia, các trung tâm (viện) lưu trữ địa phương, các trường đào tạo cán bộ có trình độ trung học lưu trữ, trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ.
Đây là hình thức tổ chức phổ biến ở các nước XHCN trước đây. Hiện nay, tổ chức lưu trữ của Liên bang Nga, Trung Quốc, Lào và Việt Nam cũng theo mơ hình này. Ở Việt Nam, có nhiều ý kiến cho rằng hệ thống tổ chức lưu trữ nên học tập theo mơ hình thứ nhất vì nó có nhiều ưu điểm như: bộ máy tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ gọn nhẹ, (giám đốc lưu trữ Quốc gia đồng thời kiêm luôn Tổng giám đốc lưu trữ); bộ máy tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ gắn chặt với thực tiễn khoa học nghiệp vụ lưu trữ. Vì thế, khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn trong công tác lưu trữ được rút ngắn, tiết kiệm ngân sách cho nhà nước trong các khoản đầu tư xây dựng trụ sở cơ quan quản lý, kinh phí mua sắm các trang thiết bị và các chi phí quản lý khác,.v.v... Tuy nhiên, theo chúng tôi tổ chức cơ quan quản lý nhà nước ở TW khơng nên áp dụng theo hình thức thứ nhất và nên được duy trì theo hình thức tổ chức như hiện nay. Sở dĩ như vậy là vì:
1) Cơng tác lưu trữ ở Việt nam được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc này, đỏi hỏi phải có một mạng lưới tổ chức lưu trữ thống nhất, một hệ thống các quy định về cơng tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng thống nhất từ TW đến địa phương. Với những yêu cầu như vậy, tổ chức cơ quan quản lý nhà nước chỉ được đặt kiêm nhiệm trong một lưu trữ quốc gia thì khơng thể đáp ứng được các yêu cầu về quản lý.
2) Hệ thống tổ chức lưu trữ Việt nam được hình thành trên cơ sở những đặc điểm riêng về lịch sử, địa lý, .v.v... nên không thể tổ chức lưu trữ địa phương thành các chi nhánh của lưu trữ quốc gia, để chịu sự quản lý trực tiếp của lưu trữ này. Mặt khác, hiện nay, chúng ta chưa có được một hệ thống pháp luật hồn chỉnh về cơng tác lưu trữ, hoạt đông chuyên môn nghiệp vụ phụ thuộc nhiều vào hoạt động quản lý, hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp
trên. Vì vậy, một cơ quan quản lý mạnh là yêu cầu tất yếu của lưu trữ Việt nam trong quá trình phát triển.
3) Cơng tác lưu trữ có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Thực tiễn cho thấy muốn làm tốt công tác lưu trữ, trước hết phải làm tốt công tác văn thư Do vậy, để hoạt động quản lý công tác văn thư và lưu trữ có hiệu quả, cần phải có một cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước, quản lý thống nhất cả công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Như vậy, theo chúng tơi, hình thức tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước ở TW là phù hợp với thực tiễn. Tuy nhiên, để cơ quan hoạt động có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện hồn cảnh mới thì cần phải được hồn thiện trên những mặt:
Một là, vị trí của các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Hai là, hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Ba là, hoàn thiện về đội ngũ cán bộ