lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III. Hiện nay, về tên gọi và đội ngũ cán bộ của các Trung tâm cịn có những vấn đề tồn tại dưới đây:
Về tên gọi:. Với tên gọi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phần nào nói lên tính khơng khoa học và hợp lý về cách đặt tên. Bởi những lý do sau đây:
+ Với những tên gọi bằng số I, II, III không thể hiện rõ phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của từng Trung tâm đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia, không giới thiệu khái quát được thành phần tài liệu lưu trữ bảo quản ở mỗi Trung tâm. Do đó, các độc giả sẽ gặp khó khăn trong việc xác định tài liệu mình cần nghiên cứu được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nào- Trung tâm I, Trung tâm II hay Trung tâm III ? Khó khăn này đặc biệt sẽ xảy ra đối với độc giả nước ngoài và những người không am hiểu về hệ thống tổ chức lưu trữ Việt nam.
+ Ngoài hạn chế về tên gọi bằng số, bản thân từ “quốc gia” trong cụm từ “Trung tâm lưu trữ Quốc gia” cũng chưa chuẩn xác nếu đặt nó trong hệ thống tổ chức bảo quản tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Bởi vì tài liệu lưu trữ quốc gia, như chúng ta đã biết bao gồm cả tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước. Thế nhưng các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chỉ quản lý và bảo quản tài liệu thuộc Phơng Lưu
trữ Nhà nước, cịn tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được bảo quản ở hệ thống phòng, kho lưu trữ của Đảng.
Về tình hình đội ngũ cán bộ: Hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy
xét cho cùng phụ thuộc rất nhiều vào phẩm chất và năng lực của đội ngũ cán bộ công chức. Tuy nhiên, theo số liệu thống kê tại chương 1 về tình hình đội ngũ cán bộ ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, có nhiều điểm cần nhanh chóng được củng cố và tăng cường. Cụ thể là:
- Cán bộ được đào tạo chuyên ngành lưu trữ chiếm tỷ lệ thấp, phân bố không đều nhất là Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, chỉ có 3 người tốt nghiệp đại học lưu trữ . Các cán bộ làm công tác nghiệp vụ (chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp, Hán Nôm) chưa qua trường lớp đào tạo lưu trữ nào. Như vậy, chắn chắn sẽ không thể không ảnh hưởng tới chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm
- Trình độ chun mơn nghiệp vụ của cán bộ nhìn chung cịn hạn chế. Theo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, hiện nay cả ba Trung tâm khơng có cán bộ đạt bậc lưu trữ viên cao cấp. Các lưu trữ viên chính được cơng nhận chủ yếu bằng hình thức chuyển đổi về lương chứ chưa đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ theo yêu cầu Tiêu chuẩn ngạch công chức ngành lưu trữ được ban hành bởi Quyết định số 420/TCCP – VC ngày 29/5/1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ.
- Tỷ lệ biên chế cán bộ tại các trung tâm chưa tương xứng với chức năng, nhiệm vụ của từng Trung tâm: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, nơi có nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả khối tài liệu “khoảng 6km, với hơn 60 phông và các sưu tập lưu trữ” [7;28] được biên chế 31 người, trong khi đó Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II nơi có “15 km giá tài liệu của 55 phông, 4.396 đĩa, 600 cuộn băng ghi âm và hơn 70.000 phim ảnh với thành phần bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuât, khối tài liệu nghe nhìn, khối tài liệu mộc bản”[7;32] cũng chỉ có biên chế 41 người, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang bảo quản “khoảng 10 km giá tài liệu” [7;34] và là một Trung tâm lưu trữ mở biên chế 41 cán bộ.
Về tuổi tác, trước mắt các Trung tâm chưa có vấn đề đặt ra, nhưng thực tế cho thấy đội ngũ cán bộ nghiệp vụ chủ yếu là nữ đều đã ở lứa tuổi trên, dưới 50, thâm niên công tác từ 25 đến 30 năm. Trong khoảng 6 đến 7 năm nữa nếu số này nghỉ hưu mà chưa có đội ngũ kế tiếp thì sẽ gây nên sự hẫng hụt.