Lưu trữ Bộ Quốc phòng vừa thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ, vừa tổ chức bảo quản an tồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngành Quốc phịng từ sau CMT8 năm 1945.
Những năm trước đây, bộ phận lưu trữ của Bộ Quốc phòng nằm trong Phòng Văn thư Bảo mật trực thuộc Văn phòng Bộ. Phịng Văn thư Bảo mật có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý công tác lưu trữ, văn thư, khắc dấu. Hiện nay, lưu trữ Bộ Quốc phòng thành lập thêm Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Bộ
Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phịng có chức năng tập trung quản lý tài liệu lưu trữ của Bộ và các cơ quan. đơn vị trực thuộc Bộ. Như vậy, việc quản lý Nhà nước về cơng tác lưu trữ trong tồn qn vẫn do Phòng Văn thư Bảo mật đảm nhiệm. Còn Trung tâm lưu trữ chỉ làm nhiệm vụ bảo quản cố định tài liệu, giống như một lưu trữ lịch sử
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Bộ Quốc phòng: theo thống kê mới nhất của chúng tôi, cơ cấu tổ chức của Trung tâm không được tổ chức theo các tổ, bộ phận chức năng mà được quy định cụ thể theo từng chuyên
môn cho cán bộ. Cụ thể, ngồi ban giám đốc bao gồm có 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, cịn lại các cán bộ của Trung tâm được biên chế thành:
- Cán bộ phụ trách công tác thu thâp tài liệu: 02 người
- Cán bộ phụ trách lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật: 04 người - Cán bộ phụ trách bảo quản, phục chế: 04 người
- Cán bộ phục vụ khai thác: 10 người - Nhân viên vi tính: 01 người
Theo thống kê tại Báo cáo số 403/BC – LTNN ngày 30/8/2002 tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 726/CT – Tgg của Thủ tướng Chính phủ, tính đến hết tháng 6 năm 2002, Lưu trữ Bộ Quốc phòng đang bảo quản 16.022mét giá tài liệu hành chính, 2.163 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật, 2046 cuốn băng, 140.352 bức ảnh tài liệu. Tuy nhiên, trong đó mới chỉ chỉnh lý được 7.023 mét giá. Như vậy có thể nói ở lưu trữ Bộ Quốc phịng tình trạng tài liệu bó gói chưa chỉnh lý chiếm một khối lượng khá lớn.
Nguyên nhân của tình trạng trên là do tổ chức lưu trữ chưa đủ mạnh nên việc tham mưu cho thủ trưởng và tổ chức thực hiện các văn bản còn yếu.