4) Đối với các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học:
3.2.1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:
* Vị trí của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong bộ máy nhà nước
Theo Quyết định số 177/2003/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 01 tháng 9 năm 2003, cơ quan quản lý ngành lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, trực thuộc Bộ Nội vụ
Tuy nhiên, theo chúng tôi, sẽ hợp lý hơn nếu trong tương lai Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được cơ cấu trực thuộc Chính phủ. Sở dĩ như vậy là
Về mặt pháp lý, nó sẽ phù hợp với Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001. Điều 26 của Pháp lệnh quy định: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [33;269]
Về thực tiễn, nếu Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Chính phủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác văn thư và lưu trữ trong cả nước. Vì cơng tác văn thư, lưu trữ là hoạt động có liên quan đến mọi cơ quan, tổ chức từ TW đến địa phương. Bởi vậy, cơ quan quản lý ngành cần có vị trí xứng đáng trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước, để cho các quyết định quản lý có hiệu lực thi hành cao. Mặt khác, với cơ cấu cơ quan quản lý nhà nước cao nhất của ngành trực thuộc Chính phủ thì hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước thống nhất từ TW đến địa phương được thiết lập một cách hợp lý nhất.
* Về chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần
hoàn thiện trên các nội dung:
Một là, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần được quy định cụ thể và đầy đủ hơn về nhiệm vụ, quyền hạn đối với việc quản lý lưu trữ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, tổ chức lưu trữ của các địa phương, các lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ của các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các tổ chức kinh tế ngoài quốc doanh v.v... Đối với những quy định này nên tập trung vào những nội dung sau:
- Xác định cơ chế phối hợp, mối quan hệ pháp lý trong hoạt động quản lý nhà nước giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với các cơ quan, tổ chức lưu trữ trên các mặt: phối hợp xây dựng các văn bản quản lý, hướng dẫn công tác lưu trữ. Thực hiện cơ chế trên, yêu cầu các cơ quan, tổ chức khi ban hành các văn bản quản lý về cơng tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng đều phải có sự trao đổi, phối hợp với cơ quan quản lý ngành, tránh trường hợp tuỳ tiện, mỗi nơi quy định một kiểu, thiếu sự quản lý, chỉ đạo chung của cơ quan quản lý nhà nước. Cơ chế quản lý, phối hợp trên nhằm đảm bảo sự thống nhất
giữa quy định của Cục Văn thư - Lưu trữ với những quy định của các cơ quan, ban ngành TW và địa phương.
- Xác định vai trò và trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đối với hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Trên cơ sở xây dựng quy chế phối hợp liên ngành kiểm tra công tác văn thư lưu trữ thường kỳ và đột xuất, xác định thẩm quyền và quy định các chế tài xử lý nghiêm minh đối với những cơ quan, tổ chức không thực thi nghiêm túc những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.
- Cần xác định rõ hơn, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
Hai là, cần có những quy định cụ thể về nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu trữ đối với việc công bố, giới thiệu, xác định các thời hạn giải mật tài liệu lưu trữ. Theo tìm hiểu của chúng tơi, hiện nay chưa có văn bản nào quy định thẩm quyền trên cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Mặc dù ở một số cấp, thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nhà nước quy định. Theo điều 20 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ cơ quan, tổ chức do mình quản lý. Tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, người đứng đầu Trung tâm được quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Như vậy, một trong hai chức năng quan trọng của cơng tác lưu trữ đó là, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu thuộc Phơng Lưu trữ Nhà nước đã không được giao cho cơ quan quản lý ngành. Đây là điều bất hợp lý cần được khắc phục.
*Về cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước nên được tổ chức theo cơ chế phân định chức năng và quyền hạn, được cụ thể hoá với phương thức mỗi việc cần được giải quyết dứt điểm ở một đơn vị, tổ chức, và mỗi người cần làm cơng việc của chính mình. Trên cơ sở đó, theo chúng tơi sẽ là
hợp lý hơn nếu cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư - Lưu trữ được sắp xếp theo hướng sau:
1, Sáp nhập Phòng nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW và Phòng nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương thành Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ. Viêc sáp nhập này đảm bảo cho công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được thống nhất giữa TW và địa phương, hạn chế được sự dàn mỏng lực lượng cán bộ trong lúc đội ngũ cán bộ của hai Phòng hiện nay cịn ít về số lượng và có những hạn chế nhất định về chuyên môn nghiệp so với yêu cầu.
Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan TW và địa phương thực hiện các quy định của Nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, tham mưu giúp Cục trưởng trong việc giải quyết các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của người nước ngoài
2, Thành lập một số phòng ban chuyên trách trên các lĩnh vực quan trọng thuộc chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Cụ thể là:
+ Phòng Pháp chế lưu trữ: Phịng có chức năng giúp Cục trưởng soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật về cơng tác văn thư lưu trữ trình các cơ quan có thẩm quyền và soạn thảo các văn bản quản lý, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ thuộc thẩm quyền ban hành của Cục. Sở dĩ cần thành lập thêm Phịng này là vì, như đã đề cập ở chương 2, số lượng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về văn thư và lưu trữ cần được ban hành khá nhiều và mang tính cấp thiết. Nếu giao cho các Phịng hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo thì có nhiều hạn chế, điều này đã được thực tế chứng minh
+ Phịng Xuất bản, có chức năng biên tập, xuất bản các sách chỉ dẫn phông lưu trữ, giới thiệu các nguồn tư liệu tài liệu có trong các kho lưu trữ, các cơng trình nghiên cứu về lý luận và nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ Như vậy, Phịng Xuất bản hoạt động tập trung trên các mảng về công bố giới thiệu tài liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động
quản lý và các hoạt động xã hội khác; công bố giới thiệu sách tài liệu chuyên mơn để phổ biến rộng rãi trong và ngồi ngành. Chúng tôi cho rằng, việc giới thiệu công bố tài liệu lưu trữ và các cơng trình nghiên cứu lý luận nghiệp vụ văn thư lưu trữ là một việc làm rất cần thiết. Nếu làm tốt sẽ có tác dụng về nhiều mặt. Bởi vậy, thiết lập một đơn vị chuyên trách trực thuộc Cục là phù hợp với yêu cầu của thực tiễn.
+ Phòng Quan hệ quốc tế: có chức năng giúp Cục trưởng thực hiện hợp tác quan hệ quốc tế của cơ quan, với những nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, đề xuất phương hướng, nội dung và lĩnh vực hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan trên cơ sở nắm vững nhu cầu và khả năng hợp tác của các cơ quan, tổ chức lưu trữ và các đối tượng cần hợp tác, tìm kiếm các đối tượng hợp tác.
- Phối hợp với các phòng chức năng, tổ chức thực hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế, theo dõi, tổ chức đánh giá thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lễ tân, thủ tục đoàn ra, đoàn vào;
- Soạn thảo các văn bản và đề cương nhiệm vụ, kế hoạch thực hiện các nội dung trong quan hệ hợp tác quốc tế. Theo dõi, đánh giá tổng hợp kết quả hợp tác, kiến nghị nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế;
Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ này được giao cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học, theo chúng tơi như vậy có mặt khơng hợp lý. Bởi lẽ
Trước hết, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có quan hệ hợp tác quốc tế trực tiếp và thường xuyên với nhiều tổ chức lưu trữ khác nhau như: Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, Hiệp hội Lưu trữ Đông Nam Á, Hội đồng Lưu trữ các nước có sử dụng tiếng Pháp. Ngồi quan hệ đa phương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cịn có quan hệ song phương với một số nước như: Pháp, Ý, Trung Quốc, Nhật Bản, Canađa, v.v... Với những quan hệ quốc tế đa dạng, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều tham gia nhiều hội thảo và hội nghị quốc tế, cử nhiều đoàn cán bộ đi nghiên cứu, khảo sát ở nhiều nước, đón tiếp nhiều đồn khách quốc tế, thường xun nhận được hỗ
trợ về kỹ thuật và tài chính của các quốc gia, các tổ chức quốc tế khác nhau. Có thể thấy, hoạt động quan hệ quốc tế là lĩnh vực thường xuyên và quan trọng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Do đó, khơng thể thiếu một đơn vị chuyên trách giúp Cục trưởng thực hiện chức năng, nhiệm vụ này. Việc thành lập Phòng Quan hệ Quốc tế là yêu cầu cần thiết.
Hai là, nếu để nguyên như hiện nay, giao nhiệm vụ phụ trách quan hệ quốc tế cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học thì vừa phân tán lực lượng cán bộ nghiên cứu khoa học của Trung tâm, vừa làm hạn chế hiệu quả và chất lượng hợp tác quan hệ quốc tế của toàn ngành. Bởi lẽ, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học như tên của nó, chủ yếu là một cơ quan nghiên cứu khoa học, còn chức năng giúp Cục trưởng trong công tác đối ngoại chỉ là kiêm nhiệm. Nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau. Với tình hình hợp tác quốc tế ngày càng được mở rộng và đi vào chiều sâu như hiện nay, thiết nghĩ việc thành lập một đơn vị chuyên trách về quan hệ quốc tế trực thuộc lãnh đạo Cục là hợp lý.
*Về đội ngũ cán bộ: Xây dựng và hoàn thiện đội ngũ cán bộ cần được coi là nhiệm vụ trọng tâm trong xây dựng và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần xây dựng kế hoạch dài hạn về phát triển đội ngũ cán bộ với những mục tiêu, định biên hợp lý. Cán bộ công chức phải được sắp xếp vị trí cơng tác theo đúng ngạch bậc, tiêu chuẩn
Là cơ quan có chức năng quản lý nhà nước đầu ngành, đội ngũ cán bộ, công chức của Cục cần được nâng cao về chất lượng và bổ sung đầy đủ về số lượng. Cụ thể, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần tăng cường đội ngũ cán bộ có trình độ đại học và trên đại học về lưu trữ, ngồi trình độ về nghiệp vụ chun mơn, cán bộ công chức phải được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước, nâng cao khả năng, chất lượng quản lý của một ngành khoa học đặc thù.