trữ nhà nước.
+ Hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa tạo thành mạng lưới thống nhất, hoàn chỉnh theo một thứ bậc chặt chẽ từ trung ương đến địa phương. Thể hiện trên các mặt sau:
Một là về mơ hình tổ chức: Cơ quan quản lý nhà nước TW tức Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước được đặt trực thuộc Bộ Nội vụ, nhưng cơ quan quản lý lưu trữ ở các tỉnh, tức Trung tâm lưu trữ tỉnh lại đặt trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Đây là một điều bất hợp lý, vì khơng đảm bảo tính hệ thống theo ngành dọc của cơ quan quản lý.
Với mô hình tổ chức như hiện nay, cơ quan quản lý ngành khơng thể tự mình chủ động chỉ đạo, hướng dẫn và đánh giá được hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong hệ thống theo ngành dọc mà phải lệ thuộc vào quan hệ phối hợp với các ngành, cơ quan chủ quản khác nhau. Vì vậy, trong thực tế đã tạo ra sự thiếu nghiêm túc trong ý thức chấp hành của các cơ quan, tổ chức đối với các quyết định quản lý của cơ quan quản lý ngành cấp trên. Cụ thể hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải tiến hành thanh, kiểm tra tình hình tài liệu và cơng tác lưu trữ ở các cơ quan TW và địa phương. Tuy nhiên, theo thống kê của Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW và Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương số cơ quan gửi báo báo chỉ đạt khoảng 40 - 50% một năm. Sự tuỳ tiện, thiếu nguyên tắc của các cơ quan, tổ chức đã ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Nguyên nhân sâu xa của tình trạng này là vì hiệu lực quản lý nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bị hạn chế do đặt trực thuộc Bộ Nội Vụ.
Hiện nay, chúng ta khơng có căn cứ khoa học để xác định tại sao Cục Lưu trữ Nhà nước từ là một cơ quan trực thuộc HĐBT năm 1984 thành cơ quan trực thuộc Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ năm 1991 (nay là Bộ Nội vụ). Một cơ quan có chức năng tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, tổ chức chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính, cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, các tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ. Trong lúc đó, cơng tác lưu trữ là một cơng tác khơng chỉ mang tính chất hành chính mà cịn mang tính chất văn hố và khoa học kỹ thuật. Nói đến cơng tác lưu trữ chủ yếu là nói đến công tác tổ chức quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu có giá trị thực tiễn lâu dài và giá trị lịch sử- nguồn di sản văn hoá của dân tộc cần được bảo tồn để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Mặt khác, công tác lưu trữ là một ngành của Nhà nước có hệ thống tổ chức từ TW đến địa phương. Do vậy, nếu đặt cơ quan quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ, xét về lâu dài, thì khơng thể khơng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của ngành lưu trữ nước ta.
Nếu nhìn ra thế giới, theo tìm hiểu của chúng tôi, không một quốc gia nào, cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước lại đặt trực thuộc cơ quan quản lý bộ máy hành chính Nhà nước. Ở Trung Quốc, Liên bang Nga cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước được đặt trực thuộc Chính phủ. Các nước Châu Âu như Pháp, Bỉ cơ quan quản lý lưu trữ trực thuộc Bộ Văn hố. Vì ở các nước này, tài liệu lưu trữ vừa được coi là sản phẩm của hoạt động quản lý vừa được xác định là đối tượng của luật di sản văn hoá quốc gia. Do vậy, khi cơ quan quản lý ngành được cơ cấu trực thuộc cơ quan quản lý về văn hố thì giá trị lịch sử, giá trị văn hố của tài liệu sẽ được khai thác triệt để và tài liệu lưu trữ sẽ được tôn trọng và bảo tồn tốt hơn.
Cũng cần nói thêm rằng, ở Liên Xô cũ, từ năm 1938 cho đến sau khi cuộc chiến tranh thế giới lần thứ II kết thúc, cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước, tức Tổng cục quản lý lưu trữ Liên Xô được đặt dưới sự quản lý của Bộ Nội vụ, tức bộ Cơng an Liên Xơ. Như vậy là vì, kể từ cuối thập niên 30 của thế kỷ XX, Liên Xơ phải chuẩn bị đối phó với nguy cơ xâm lược của phát xít Đức, tài liệu lưu trữ vừa chứa đựng nhiều bí mật quốc gia vừa là di sản văn hoá quý giá cần được bảo vệ an tồn. Trong bối cảnh lịch sử đó, ngày 16 tháng 4 năm 1938, Chủ tịch đồn Xơ Viết tối cao Liên Xô đã ra Sắc lệnh chuyển Tổng cục quản lý lưu trữ trực thuộc Xô Viết tối cao sang trực thuộc Bộ Nội vụ Liên Xô. Bộ Nội vụ Liên Xơ là cơ quan có chức năng bảo vệ an ninh đất nước Xô Viết thời bấy giờ. Như vậy, sẽ có điều kiện tốt nhất để bảo vệ một cách an toàn tài liệu lưu trữ. Sau khi cuộc chiến tranh vệ quốc vĩ đại của nhân dân Liên Xô giành được thắng lợi vẻ vang, đất nước Xô Viết bước vào thời kỳ khôi phục kinh tế bị chiến tranh tàn phá và xây dựng chủ nghĩa xã hội phát triển. Trong tình hình mới, việc đặt cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước – một cơ quan quản lý một ngành hoạt động mang nhiều tính chất văn hố và khoa học kỹ thuật dưới sự quản lý của Bộ Nội vụ khơng cịn phù hợp nữa. Bởi vậy, Xô Viết tối
cao Liên Xô đã ra quyết định chuyển Tổng cục quản lý lưu trữ Liên Xô sang trực thuộc Hội Đồng Bộ trưởng Liên Xơ, tức Chính phủ Liên Xô.
Ở nước ta hiện nay, việc đặt cơ quan quản lý lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ chứng tỏ rằng cơng tác lưu trữ cịn mang nặng tính chất hành chính, tài liệu lưu trữ chủ yếu phục vụ cho quản lý hành chính, chứ chưa chú trọng đúng mức đến phục vụ các nhu cầu nghiên cứu lịch sử và các mặt khác. Hơn nữa, Bộ Nội vụ chỉ thuần tuý quản lý về tổ chức bộ máy, mà quản lý hành chính thì bao gồm nhiều lĩnh vực, nên khơng thể khơng gặp khó khăn trong quản lý cơng tác lưu trữ và cả công tác văn thư.
Hai là về tổ chức lưu trữ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và những cơ quan trực thuộc các cơ quan trên tổ chức lưu trữ còn nhiều bất cập
Đối với lưu trữ các Bộ: Mặc dù, tổ chức lưu trữ của cơ quan này đã
được quy định trong Thông tư 40/1998/TT –TCCP là thành lập các Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng. Nhưng theo thống kê của Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đến hết tháng 6 năm 2002, trong tổng số 14 Bộ (trừ 3 Bộ là Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao), chỉ có 10 Bộ thành lập phịng lưu trữ còn lại 4 Bộ thiết lập tổ lưu trữ trực thuộc Phịng Hành chính. Đó lại là những Bộ sản sinh và quản lý nhiều khối tài liệu quan trọng như Bộ Lao động Thương binh - Xã hội, Bộ Tài chính, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tư pháp. Đối với các Bộ, khi chưa xây dựng được phòng lưu trữ đã hạn chế rất nhiều đến sự phát triển của cơng tác lưu trữ nói chung và tổ chức lưu trữ nói riêng. Cụ thể ở các Bộ trên, chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không được thực thi nghiêm túc, công tác tổ chức khoa học tài liệu hầu như chưa có gì. Ở Bộ Tài chính, hiện có 639 mét giá tài liệu hành chính nhưng mới chỉnh lý được 41 mét giá, việc ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn cơng tác lưu trữ cho tồn ngành còn nhiều hạn chế. Bộ Lao động Thương binh - Xã hội trong hơn 40 năm hoạt động chưa tiến hành thu thập, chỉnh lý một đợt tài liệu nào của các
vụ chức năng. Tài liệu thu thập vào kho lưu trữ Bộ chủ yếu là tài liệu của Văn phòng Bộ và tài liệu của các Bộ tiền thân như Bộ Cứu tế, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động, Bộ Thương binh Xã hội, Ban Điều tra tội ác chiến tranh .v.v..và trong tổng số 280 mét giá tài liệu hành chính, 28 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật thì Bộ phận lưu trữ mới chỉnh lý được 120 mét giá với khoảng 13.638 đơn vị bảo quản, số còn lại đang ở dạng thống kê bó gói.
Đối với lưu trữ các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ tỷ lệ các cơ quan thành lập phòng lưu trữ theo quy định của Thông tư số 40/TT – TCCP cịn ít hơn, chỉ có khoảng 50-70% các cơ quan thành lập Phòng lưu trữ còn lại thành lập các bộ phận, tổ lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính. Sự hạn chế về quy mơ tổ chức cũng đã ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức lưu trữ ở các cơ quan trên.
Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ chưa có quy định về việc thiết lập tổ chức lưu
trữ. Mặt dù, trong những cơ quan đó, có nhiều cơ quan có chức năng, nhiệm vụ quan trọng, là nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Theo Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia (được ban hành kèm theo Quyết định số 58/QĐ - TCCP ngày 17/3/1995 của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ) (từ nay gọi tắt là Danh mục số 1) trong tổng số 105 cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu trực tiếp có tới gần một nửa là các cơ quan thuộc diện trên. Vì chưa có quy định cụ thể tổ chức lưu trữ, nên hầu hết các cơ quan chưa thiết lập bộ phận lưu trữ chuyên trách, chủ yếu là cử cán bộ kiêm nhiệm.
Ba là: tổ chức các lưu trữ chuyên ngành chưa được quan tâm đúng mức
Hiện nay, Nhà nước mới chỉ có quy định cho phép Bộ Cơng an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao thành lập các lưu trữ chuyên ngành. Nhưng trên thực tế, đã tồn tại rất nhiều các kho lưu trữ có tính chất chun ngành như kho Lưu trữ Địa chất thuộc Viện Thông tin Tư liệu địa chất – Cục Địa chất Khống sản
Bộ Cơng nghiệp, Kho Lưu trữ của Viện Thơng tin và Tư liệu Khí tượng Thuỷ văn thuộc Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn, Phịng Tư liệu ảnh của Thông tấn xã Việt nam, Trung tâm thơng tin Tư liệu Dầu khí. Hiện nay, các kho lưu trữ của những cơ quan trên đã và đang bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối lớn. Theo thống kê của chúng tôi, hiện nay, tại kho lưu trữ Địa chất bảo quản khoảng 300 mét giá tài liệu, bao gồm các loại tài liệu về điều tra khảo sát địa hình, tài liệu thiết kế các cơng trình, tổng kết đo đạc .v.v.... Kho lưu trữ của Viện Thông tin và Tư liệu Khí tượng Thuỷ văn có khoảng 1460 mét giá, thành phần tài liệu ở đây bao gồm loại tài liệu, tư liệu quan trắc bề mặt; loại tài liệu, tư liệu quan trắc bức xạ; loại tư liệu, tài liệu cao không; loại tư liệu, tài liệu nông nghiệp; loại tài liệu, tư liệu thuỷ văn biển; loại tài liệu, tư liệu khảo sát khí tượng thuỷ văn .v.v...khối tài liệu trên được thu về từ 9 đài khu vực. Mỗi đài phụ trách một số tỉnh có điều kiện thiên nhiên tương tự nhau. Kho Lưu trữ của Thông tấn xã Việt Nam hiện đang lưu giữ số lượng phim và ảnh bao gồm 570.000 phim và 1.300.000 ảnh. Kho Lưu trữ của Trung tâm Thơng tin Tư liệu Dầu khí của Tổng Cơng ty Dầu khí Việt Nam cũng đang bảo quản một khối lượng tài liệu là: 25.000 tài liệu về mặt cắt địa chấn; 25.000 tài liệu mặt cắt bằng phim Sefia (phim đục); 30.000 băng đo địa lý giếng khoan bằng giấy; 30.000 băng đo địa lý giếng khoan bằng Sefia và bằng phim.
Sự thành lập các kho lưu trữ trên chủ yếu là xuất phát từ nhu cầu thực tế về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan đó. Tuy nhiên, nó khơng nằm trong quy hoạch và kế hoạch xây dựng và phát triển các kho lưu trữ chuyên ngành của nhà nước. Có thể thấy, số lượng các kho lưu trữ chuyên ngành được nhà nước thành lập cịn q ít và đều được thành lập từ đầu những thập niên 60 của thế kỷ trước, chủ yếu tập trung vào những cơ quan có nhiều tài liệu chứa đựng bí mật quốc gia cần có chế độ bảo mật đặc biệt, mà chưa chú ý đến các cơ quan hình thành ra những tài liệu đặc thù như, tài liệu địa chất, địa chính, khí tượng thủy văn .v.v...Đây là những tài liệu có giá trị thực tiễn kéo dài, được các cơ quan sử dụng với tần xuất cao. Trong q trình
tổ chức khoa học tài liệu, địi hỏi các cán bộ ngoài nghiệp vụ về lưu trữ phải có trình độ chun mơn của ngành. Chính vì vậy, đứng trước yêu cầu của thực tế về quản lý và sử dụng tài liệu, những cơ quan trên đã tổ chức các lưu trữ theo tính chất lưu trữ chuyên ngành khi chưa được phép của Nhà nước. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh sự tồn tại này là hợp lý, phù hợp với thực tiễn hoạt động. Điều đáng nói là cho đến nay các cơ quan quản lý Nhà nước vẫn chưa có ý kiến đối với sự tồn tại của các tổ chức lưu trữ trên.
Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của các lưu trữ chuyên ngành Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng, Bộ Ngoại giao cũng chưa được quy định cụ thể. Trong ba tổ chức lưu trữ chuyên ngành, duy nhất có Bộ Ngoại giao, thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phịng Bộ. Bộ Quốc phịng và Bộ Cơng an tổ chức lưu trữ phân tán. Cụ thể, đối với lưu trữ Bộ Công an, thiết lập tổ chức lưu trữ độc lập tại Tổng cục Cảnh sát và Tổng cục An ninh. Lưu trữ Bộ không chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư lưu trữ tại hai cơ quan này. Tại Văn phòng Bộ chỉ tổ chức bộ phận lưu trữ trực thuộc Phịng Hành chính. Đối với lưu trữ Bộ Quốc phòng, Trung tâm lưu trữ trực thuộc Văn phịng Bộ chỉ có chức năng tập trung quản lý tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ, còn chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong tồn ngành được giao cho Phịng Văn thư Bảo mật. Với cơ chế tổ chức và hoạt động như vậy, các lưu trữ chuyên ngành chưa đảm bảo tính thống nhất. Lưu trữ chuyên ngành hiện như một “vương quốc riêng”, khơng có sự quản lý đầy đủ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Bốn là, Nhà nước chưa có chủ trương cụ thể về tổ chức lưu trữ tài liệu nghe nhìn:
Như chúng ta đã biết, tài liệu nghe nhìn gồm ba loại: tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và tài liệu ghi âm, chúng được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn hố, thơng tin tun truyền, các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh, quy phim, ghi âm, ghi hình nghiệp dư. Đặc điểm của loại tài liệu này là, được chế tạo trên những vật mang tin khác nhau.
Tài liệu nghe nhìn khơng chỉ có khả năng cung cấp thơng tin như tài liệu giấy, mà cịn có khả năng làm tái hiện được các sự kiện, hiện tượng và âm thanh đúng như nó đã xảy ra trong quá khứ.
Theo đà phát triển của khoa học và công nghệ, ở nước ta tài liệu nghe nhìn hình thành ngày càng nhiều, phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội và