4) Đối với các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học:
2.2.2. Các yêu cầu về hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
Hệ thống tổ chức lưu trữ được hoàn thiện phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, phải đảm bảo được yêu cầu bảo quản an toàn, hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu Phơng lưu trữ Nhà nước.
Đây được coi là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất trong xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. Vì xét cho đến cùng, hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước được xây dựng cũng nhằm để bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong lịch sử xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ năm 1945 đến nay, đây không phải là một yêu cầu mới, mà đã được quán triệt và vận dụng ngay từ những ngày đầu thành lập. Tuy nhiên, sau nhiều năm xây dựng và phát triển, yêu cầu này vẫn chưa được thực thi một cách có hiệu quả.
Để hệ thống tổ chức lưu trữ đáp ứng yêu cầu trên thì nội dung hồn thiện cần được chú ý trên các mặt sau:
- Đối với cơ quan quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ, phải có đủ thẩm quyền, đủ mạnh để thực hiện chức năng quản lý nhà nước có hiệu quả.
- Đối với các kho, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và địa phương phải đảm bảo các điều kiện:
+ Thuận tiện cho yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ Nhà nước;
- Đối với các cơ quan, đơn vị có chức năng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ, cần nâng cao chất lượng, số lượng cán bộ có trình độ chun môn sâu, hiểu biết rộng nhằm đảm bảo yêu cầu đào tạo cán bộ lưu trữ có chất lượng đáp ứng được đòi hỏi của thực tiễn.
- Đối với cơ quan nghiên cứu khoa học: cần tập trung hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học của cán bộ nhằm giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn mà công tác lưu trữ nước ta đặt ra, xây dựng một trung tâm nghiên cứu khoa học đầu ngành về lưu trữ.
Hai là, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước đảm bảo có được một đội ngũ cán bộ tinh thơng về nghiệp vụ, có phẩm chất chính trị tốt.
Theo Quyết định số 420/TCCP – VC ngày 29.5.1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc ban hành tiêu chuẩn các ngạch công chức ngành lưu trữ, thì ngạch cơng chức lưu trữ gồm có:
- Lưu trữ viên cao cấp - Lưu trữ viên chính - Lưu trữ viên
- Lưu trữ viên trung cấp - Kỹ thuật viên lưu trữ
Các yêu cầu về trình độ, hiểu biết, nhiệm vụ của các ngạch bậc công chức đã được quy định rất cụ thể trong Tiêu chuẩn nghiệp vụ được ban hành kèm theo Quyết định. Tuy nhiên hiện nay, Nhà nước chưa có những quy định cụ thể về tỷ lệ cơ cấu các ngạch bậc đối với từng cơ quan, tổ chức lưu trữ. Vì vậy, dẫn đến tình trạng nơi thừa nơi thiếu cán bộ chuyên môn theo tiêu chuẩn, hoặc sử dụng bố trí cán bộ khơng hợp lý, không tương xứng với khả năng, chuyên môn của họ. Một yêu cầu trong hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ là phải sắp xếp, bố trí cán bộ theo u cầu, tính chất của cơng việc. Cơng chức lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức phải được chuyên mơn hố, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu được giao. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
phải sớm có cơ chế chọn lọc, đào thải đối với những cán bộ công chức không hoàn thành nhiệm vụ, nêu cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền trong việc bố trí, sắp xếp cán bộ trong bộ máy tổ chức.
Ba là, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trên cơ sở tính đến hiệu quả kinh tế.
Đây là u cầu địi hỏi việc xây dựng và hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ phải được thực hiện trên cơ sở tính tốn đến các yếu tố như kinh phí, trang thiết bị, đội ngũ cán bộ.... để quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng các khối tài liệu lưu trữ. Yêu cầu này, được đặc biệt nhấn mạnh và lưu ý trong xây dựng và hoàn thiện các kho và trung tâm lưu trữ ở TW và địa phương.
Chẳng hạn đối với lưu trữ ở TW, việc thành lập một Trung tâm lưu trữ mới hay đầu tư xây dựng các Trung tâm lưu trữ đã có phải được tính tốn trên cơ sở khối lượng tài liệu thực có, thẩm quyền thu thập tài liệu và hiệu quả mang lại. Ví dụ đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, theo chúng tôi trong những năm tới không cần thành lập thêm một trung tâm lưu trữ quốc gia nào khác để bảo quản các tài liệu bằng giấy. Bởi lẽ
- Thứ nhất, hiện nay ba Trung tâm lưu trữ Quốc gia có đủ khả năng quản lý và bảo quản an toàn các hồ sơ tài liệu thuộc thẩm quyền được giao. Cụ thể, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, nơi đang bảo quản khoảng 6km tài liệu, trong khi diện tích kho có thể chứa tới hơn 10 km, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, nơi bảo quản khoảng 15 km, trong khi diện tích kho có thể chứa tới 22km, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nơi bảo quản khoảng 10 km, trong khi diện tích kho có thể chứa tới 25 km. Hơn nữa, trong số tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có khá nhiều tài liệu hết giá trị chưa được loại bỏ do nhiều phơng chưa được chỉnh lý hồn chỉnh. Mặt khác, với tầm cỡ một Trung tâm lưu trữ Quốc gia thì quy mơ và khối lượng tài liệu được bảo quản có thể lớn hơn gấp nhiều lần con số nói trên.
Thứ hai, việc tập trung tài liệu có ý nghĩa tồn quốc vào ba Trung tâm lưu trữ Quốc gia như hiện nay, sẽ có điều kiện để tập trung kinh phí xây dựng
nhà kho, đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại để bảo quản an toàn tài liệu và đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng trong công tác lưu trữ.
TIỂU KẾT
Hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước của nước ta hiện nay còn nhiều tồn tại và hạn chế, thể hiện trên ba mặt: cơ cấu tổ chức của ngành, chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức và đội ngũ cán bộ.
Về hệ thống tổ chức của ngành, chưa tạo thành một mạng lưới hoàn chỉnh và thống nhất từ trung ương đến cơ sở, mà chỉ mới đến cấp tỉnh. Ngay cả tổ chức lưu trữ ở cấp tỉnh cũng chưa hoàn thiện, mới thiết lập trung tâm lưu trữ trực thuộc Văn phịng UBND tỉnh mà chưa có tổ chức chân rết của nó ở các sở ban, ngành. Ở trung ương, tổ chức lưu trữ của các cơ quan lớn trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các trường đại học, các cơ quan nghiên cứu khoa học chưa được Nhà nước quy định
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tên gọi và cơ cấu tổ chức của một số cơ quan chưa rõ ràng, đầy đủ và còn chồng chéo chẳng hạn như chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tên gọi của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
- Đội ngũ cán bộ lưu trữ còn thiếu về số lượng và có nhiều hạn chế về chất lượng. Tình trạng này tồn tại phổ biến ở tất cả các cơ quan lưu trữ, từ cơ quan quản lý ngành, trung tâm lưu trữ tỉnh cho đến các trung tâm Lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ hiện hành và các cơ quan đào tạo, cơ quan nghiên cứu khoa học
Những tồn tại nói trên đã khiến hoạt động của cả hệ thống còn nhiều hạn chế, chưa thực hiện được đầy đủ nhiệm vụ chính trị của ngành Lưu trữ là tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia mà Đảng và Nhà nước giao phó, vì vậy ngành lưu trữ nước ta khơng có được vị trí xứng đáng như nó cần phải có trong đời sống xã hội. Do vậy, việc hoàn thiện hệ thống tổ chức Lưu trữ Nhà nước trở thành một yêu cầu mang tính tất yếu, vấn đề đặt ra là phải hoàn thiện như thế nào để phù hợp với thực tiễn Việt Nam. Những nguyên tắc và yêu cầu được đặt ra là cơ sở nhằm đảm bảo cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức đi đúng mục đích đặt ra.
CHƢƠNG 3