hiệu quả.
Như chúng ta đã biết, một trong những nhiệm vụ quan trọng của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là phải tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm. Để đạt được yêu cầu này, ngồi việc tổ chức tốt cơng tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ thì nhiều nhà quản lý cho rằng một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng tài liệu lưu trữ là điều kiện đi lại để khai thác sử dụng tài liệu có thuận lợi hay khơng. Vận dụng ngun tắc này, Nhà nước đã thiết lập ba Trung tâm lưu trữ Quốc gia ở hai miền Nam, Bắc.Trên một phương diện nào đó, nguyên tắc này đã phá vỡ nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc không phân tán phông và khối phông. Điều đáng bàn hiện nay, không phải là nguyên tắc đúng hay sai mà là quan niệm thế nào là tạo điều kiện thuận lợi để khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả. Theo chúng tơi, trong thời kỳ phát triển của khoa học công nghệ thông tin, và các phương tiện giao thông thuận lợi như hiện nay không nên chỉ quan niệm rằng điều kiện địa lý là một khó khăn ảnh hưởng lớn đến
vấn đề khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả, mà có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức khai thác sử dụng tài liệu đó là, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và vấn đề hiện đại hố hệ thống cơng cụ tra tìm, mở rộng các hình thức phục vụ sử dụng tài liệu mới là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sử dụng tài liệu lưu trữ.
Ngoài các nguyên tắc trên, khi phân định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần quan tâm đến yếu tố, điều kiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Với những cơ sở khoa học và thực tiễn tổ chức các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, ý kiến của chúng tôi về việc đổi tên các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như sau:
Có hai mức độ sửa đổi tên gọi của cac Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: Mức độ thứ nhất, trong giai đoạn hiện nay, chúng ta tạm thời bằng
lòng với những tên gọi các Trung tâm lưu trữ bằng số I, II, III. Nhưng từ “Quốc gia” trong cụm từ “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” nên đổi thành từ “Nhà nước”. Có nghĩa là, chúng ta sẽ có Trung tâm Lưu trữ Nhà nước I, Trung tâm Lưu trữ Nhà nước II, Trung tâm Lưu trữ Nhà nước III thay thế cho tên gọi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm lưu trữ Nhà nước III. Sở sĩ như vậy là vì, như chương 2 chúng tôi đã đề cập, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia hiện nay, thực chất chỉ bảo quản tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước, còn tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng bảo quản. Với tên gọi mới của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, đã phân định rõ thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu giữa các Trung tâm lưu trữ thuộc hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước với các kho lưu trữ thuộc hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng.
Mức độ thứ hai, đổi toàn bộ cụm từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bằng
số sang tên gọi bằng chữ. Tuy nhiên, không đổi tên tất cả ba Trung tâm mà chỉ đổi tên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Sở dĩ như vậy là vì: Trong ba Trung tâm lưu trữ Quốc gia, chỉ có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và III có thẩm quyền quản lý tài liệu thể hiện rõ đặc trưng thời kỳ lịch sử. Cụ thể Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, có thẩm quyền quản lý tài liệu từ trước năm 1945 (tức là tài liệu của chính quyền phong kiến và tài liệu chính quyền Pháp thuộc), Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, có
tâm Lưu trữ Quốc gia II, do quá khứ để lại, hiện nay thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản ở đây rất đa dạng bao gồm tài liệu của nhiều thời kỳ lịch sử khác nhau như: tài liệu thời phong kiến (tài liệu Mộc bản), tài liệu thời Pháp thuộc từ năm 1858 đến 1945 và từ 1945 đến 1954, tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của Nguỵ quyền Sài Gòn từ năm 1954 đến 1975, khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và CHXHCN Việt Nam có trụ sở đóng từ Quảng trị trở vào sau năm 1975. Do đó, việc đổi tên Trung tâm lưu trữ Quốc gia II như tên gọi mong muốn hiện nay rất khó khăn. Tuy nhiên, theo chúng tơi với đặc điểm của hai Trung tâm I và III, có thể đổi tên chúng như sau