4) Đối với các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học:
3.1.2. Cơ quan quản lý lưu trữ địa phương
Theo quy định của Hiến pháp năm 1992 (sửa đổi), các đơn vị hành chính của nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam bao gồm ba cấp: tỉnh, thành phố trực thuộc TW (gọi tắt là tỉnh), quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi tắt là huyện) và xã, phường, thị trấn thuộc huyện (gọi tắt là xã). Trong quá trình hoạt động của bộ máy nhà nước ở mỗi cấp đều hình thành tài liệu có giá trị cần được Nhà nước bảo quản. Do đó, ở cấp nào cùng cần phải thực hiện các công việc về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, theo chúng tôi, cơ quan quản lý lưu trữ ở địa phương chỉ cần được thiết lập ở hai cấp tỉnh và huyện. Khác với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước ở TW, các cơ quan lưu trữ địa phương đồng thời thực hiện hai chức năng: chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và chức năng tập trung quản lý tài liệu. Ở cấp tỉnh thì thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh như
mơ hình hiện nay. Cịn ở cấp huyện có thể thành lập kho lưu trữ huyện hoặc Trung tâm lưu trữ huyện.
Việc quy định thành lập ở mỗi tỉnh một Trung tâm lưu trữ tại Thông tư 40/ TCCP theo chúng tơi là hợp lý vì:
Một là, nó phù hợp với nguyên tắc phân cấp trong quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ trong phạm vi cả nước được phân chia theo các cấp quản lý TW và địa phương, tức theo đặc trưng lãnh thổ hành chính. Phương án này đã được Việt Nam tiếp thu kinh nghiệm của một số nước trên thế giới như: Pháp, Liên Xô cũ, Trung Quốc .v.v...Và thực tế đã chứng minh rằng, tài liệu ở cấp nào được quản lý ở cấp đó sẽ thuận lợi hơn cho việc khai thác sử dụng. Vì vậy, căn cứ vào tính chất và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ở địa phương mà Nhà nước đã phân cấp cho ở mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc TW có một tổ chức lưu trữ cố định để bảo quản tài liệu.
Hai là về tên gọi của lưu trữ tỉnh: Theo chúng tôi, lưu trữ tỉnh được gọi là Trung tâm như vậy là hợp lý. Bởi lẽ, lưu trữ tỉnh vừa có chức năng quản lý nhà nước vừa là đơn vị sự nghiệp về lưu trữ trong phạm vi tồn tỉnh. Vì vậy, tên gọi của cơ quan khơng thể chỉ là phịng mang tính quản lý, khơng thể chỉ là kho mang tính sự nghiệp, mà phải được gọi là Trung tâm để thể hiện được hai chức năng đã nêu.