trữ Nhà nước tài liệu sau CMT8. Trung tâm có chức năng thu thập, bổ
sung, bảo quản an tồn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc của các cơ quan Nhà nước và các tổ chức khác được Nhà nước quy định từ sau Cách mạng tháng 8 năm 1945 đến nay.
Mặc dù, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Nhà nước tài liệu sau CMT8 nhưng theo chúng tôi đối với tài liệu của các cơ quan có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng trị trở vào phía nam từ sau năm 1975 vẫn nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Vì như vậy mới đảm bảo yêu cầu tổ chức các Trung tâm Lưu trữ phải đảm bảo điều kiện thuận lợi cho quản lý, hình thành khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hợp lý và tạo điều kiện cho yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu. Trong tương lai, sau 30 đến 50 năm tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II để phục vụ nhu cầu quản lý thực tiễn thì tài liệu có thể được chuyển về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
thấy rằng, việc đổi tên các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như đã nêu trên cũng còn những điều chưa thoả đáng, địi hỏi cần có sự quan tâm nghiên cứu sâu của các nhà nghiên cứu và các nhà quản lý của ngành lưu trữ. Trong đó đặc biệt là vấn đề tên gọi mới của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.
*Về cơ cấu tổ chức của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, theo chúng
tôi cơ cấu được thiết lập như hiện nay là hợp lý, đã phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của từng Trung tâm. Tuy nhiên, để năng cao hơn nữa hiệu quả phục vụ khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu thì các Trung tâm lưu trữ Quốc gia cần tập trung hoàn thiện một số tổ chức sau: tăng cường thích đáng các bộ phận thu thập, bảo quản, và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Đối với Phòng Thu thập tài liệu của các Trung tâm lưu trữ, cần được
xây dựng dựa trên đặc điểm nhiệm vụ của từng Trung tâm, nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị.
Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Phịng Thu thập – Chỉnh lý cần được hồn thiện những quy định về nhiệm vụ và quyền hạn đảm bảo cho Phòng quyền chủ động sưu tầm tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau như mua, bán, trao đổi, ký gửi nhằm sưu tầm, thu thập bổ sung được nhiều tài liệu thuộc nguồn của Trung tâm. Điều đó có nghĩa là Phịng được nâng cao và mở rộng quyền tự chủ trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, là Trung tâm lưu trữ mở do đó Phịng Thu thập của Trung tâm cần xây dựng những quy định nhằm đảm bảo cơ chế thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vàp Trung tâm.
+ Đối với Phòng Bảo quản của các Trung tâm, cần tăng cường về số lượng và nâng cao chất lượng cán bộ, công chức theo những tiêu chuẩn định mức cụ thể. Theo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Phòng Bảo quản được biên chế gồm 05 cán bộ, trong đó có 03 người tốt nghiệp đại học, 02 trung cấp, 01 sơ cấp,Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Phòng được biên chế gồm 8 cán bộ, gồm 01
người tốt nghiệp đại học, 03 trung cấp, 04 sơ cấp, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, biên chế cán bộ của Phịng là 03 người, trong đó có 02 đại học, 02 trung cấp. Theo chúng tơi, nhìn chung số lượng cán bộ trong Phòng Bảo quản của các Trung tâm còn hạn chế, thiếu cán bộ kỹ thuật bảo quản, tu bổ phục chế tài liệu, do đó cần được bổ sung thêm.
Về chức năng, nhiệm vụ của Phòng, cần quy định cụ thể về nhiệm vụ của công tác bảo quản tài liệu trên cơ sở tập trung vào những khâu quan trọng như: khống chế và điều tiết nhiệt độ và độ ẩm trong kho ảnh hưởng không tốt đến vật liệu giấy, nhựa, phim và băng từ; phòng trị côn trùng làm hại tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ.
+ Đối với Phòng Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu: Hiện tại việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu là một khâu yếu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Do đó cần hồn thiện những quy định xác định vị trí, vai trị và trách nhiệm của Phịng trong việc cơng bố, giới thiệu và tổ chức khai thác có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ. Đây là một phòng rất quan trọng của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Muốn cho các Trung tâm hoạt động mang lại hiệu quả cao và trở thành một cơ quan mang tính chất văn hố và khoa học kỹ thuật đòi hỏi Phòng phải tăng cường và mở rộng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu, thu hút đông đảo các nhà nghiên cứu, cán bộ, sinh viên các trường đại học .v.v.. đến nghiên cứu