- Về đội ngũ cán bộ: xác định lại vấn đề định biên cán bộ công chức lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia: hiện nay, chúng ta chưa có cơ
c. Cơ quan nghiên cứu khoa học
3.2.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành:
Thực tế cho thấy, trong xã hội hiện nay, một phương thức làm việc mới đã và được hình thành, phát triển đó là: các ngành, các cấp tự quản lý, tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình dưới sự điều hành chung của Nhà nước. Nhà nước không trực tiếp đứng ra bao cấp và chịu trách nhiệm thay cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế - xã hội. Theo chúng tôi, ngành lưu trữ có thể vận dụng thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ của một số ngành đặc thù theo hướng này, có nghĩa là đối với một số ngành, cơ quan có yêu cầu đặc biệt về sử dụng, bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của mình, Nhà nước có thể phân cấp cho cơ quan hoặc ngành đó tự bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ dưới sự chỉ đạo hết sức chặt chẽ của Nhà nước thông qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Các ngành, các cơ quan được bảo quản cố định tài liệu phải đứng ra tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ trong phạm vi chức năng và thẩm quyền của mình dưới sự quản lý nhà nước của cơ quan quản lý ngành. Với cách thức tổ chức như vậy, Nhà nước vừa quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, vừa phát huy vai trò và ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc
gia của các ngành nói riêng, của tồn xã hội nói chung. Hệ thống tổ chức lưu trữ chuyên ngành sẽ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn một phần tài liệu trong Phông lưu trữ Nhà nước, giảm bới gánh nặng cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Mặt khác, tài liệu lưu trữ sản sinh trong các cơ quan đặc thù sẽ được tận dụng hết mọi giá trị, phục vụ cho hoạt động thực tiễn lâu dài của cơ quan. Mọi thủ tục giữ bí mật, an toàn tài liệu được giảm bớt vì đối tượng nghiên cứu sử dụng chủ yếu là cán bộ trong ngành. Qua đó, độc giả có thể được phục vụ một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời
Tuy nhiên, theo chúng tôi để thành lập được các lưu trữ chuyên ngành, cần căn cứ vào các tiêu chuẩn sau:
+Thứ nhất, đó phải là một ngành mà tài liệu được hình thành có giá trị đặc biệt, liên quan mật thiết đến bảo vệ, giữ gìn bí mật Nhà nước. Chẳng hạn tài liệu của ngành Ngoại giao, Quốc phòng, An ninh, hoặc tài liệu của ngành Dầu khí, Địa chất. Những tài liệu này nếu bảo quản thiếu an tồn, có những sơ xuất để lộ bí mật quốc gia sẽ gây nên những thiệt hại không thể lường trước về nhiều mặt, ảnh hưởng xấu đến sự toàn vẹn lãnh thổ, sự ổn định chính trị và sự phát triển kinh tế của đất nước. Để loại trữ những khả năng đó, phải có những biện pháp quản lý tài liệu theo những quy chế riêng.
+Thứ hai, tài liệu của ngành đó có giá trị thực tiễn kéo dài, gắn với các hoạt động của ngành. Do đó, ngành phải sử dụng thường xuyên ở tần xuất cao. Trong trường hợp này, nếu tài liệu được bảo quản cố định ở cơ quan thì việc sử dụng tài liệu sẽ thuận lơị và mang lợi ích cao hơn. Thực tế cho thấy, có những cơ quan, tài liệu được hình thành có giá trị sử dụng phục vụ cho mục đích thực tiễn chỉ trong khoảng thời gian nhất định, sau đó chúng mang ý nghĩa khoa học hoặc ý nghĩa lịch sử. Cịn có những cơ quan, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dài, thông tin trong các tài liệu lưu trữ liên quan mật thiết đến công việc hàng ngày, hàng tháng của cơ quan, đơn vị đã sản sinh ra chúng. Điều đó có nghĩa là để giải quyết cơng việc giai đoạn sau, nhiều khi người nghiên cứu phải tìm hiểu nội dung, kết quả của công việc
trước. Việc tìm hiểu đó phần lớn nhờ vào tài liệu lưu trữ. Vì vậy, những loại tài liệu này được sử dụng thường xuyên, liên tục. Ví dụ loại tài liệu quan trắc dùng để nghiên cứu dự báo thời tiết của ngành Khí tượng Thuỷ văn có giá trị thực tiễn hàng chục, thậm chí hàng trăm năm. Vì để đưa ra một dự báo mang tính chính xác cao nhất, người ta phải dựa vào hệ thống các tài liệu phản ánh kết quả quan trắc của nhiều năm, từ đó tìm ra những quy luật và tính bất thường của thời tiết. Hoặc như tài liệu ở ngành Dầu khí, khơng riêng những tài liệu về thăm dò trữ lượng, dự đoán tiềm năng dầu khí v.v...đã được sử dụng cho những chương trình kinh tế mà cả những văn bản, hiệp định, hợp đồng ký kết với các cơng ty dầu khí nước ngồi đều có giá trị thực tiễn đến 30 – 40 năm. Do đặc điểm, nhu cầu khai thác sử dụng thường xuyên các loại tài liệu như vậy, nên đối với các ngành có những tài liệu đó nếu phải nộp tài liệu vào bảo quản cố định ở lưu trữ Nhà nước sẽ gây khó khăn cho việc sử dụng tài liệu thường xuyên. Vì các Trung tâm lưu trữ Quốc gia nơi bảo quản nhiều phông tài liệu, đối tượng phục vụ rộng rãi do đó khơng đủ điều kiện để thường xuyên phục vụ cho nghiên cứu tài liệu lưu trữ chuyên ngành.
+Thứ ba, là tài liệu của những ngành mang nội dung phức tạp, đòi hỏi khi tổ chức khoa học tài liệu, cán bộ lưu trữ phải có trình độ hiểu biết nhất định về chun mơn.
Mặc dù có ba tiêu chuẩn để xác định một cơ quan, tổ chức có thể thành lập một lưu trữ chun ngành. Nhưng khơng có nghĩa là một cơ quan phải hội tụ đủ ba tiêu chuẩn trên mới được lập lưu trữ chuyên ngành. Song một yếu tố quan trọng hàng đầu mà lưu trữ chuyên ngành nào cũng cần phải có là tài liệu phải được sử dụng thường xuyên, phổ biến và có tính hệ thống, chúng mang ý nghĩa thực tiễn lâu dài.
Trên cơ sở phân tích các tiêu chuẩn để thiết lập các lưu trữ chuyên ngành, và tình hình thực tế hoạt động của các cơ quan. Theo chúng tơi, ngồi tổ chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao các cơ quan khác nên được thiết lập các lưu trữ chuyên ngành là:
- Lưu trữ Cục Địa chất – Khống sản Bộ Cơng nghiệp - Lưu trữ Tổng Cục Khí tượng Thuỷ văn
- Lưu trữ Tổng Cục Địa chính - Lưu trữ Dầu khí
Về tổ chức sẽ là lý tưởng nhất nếu lưu trữ chuyên ngành là một đơn vị độc lập. Đặc biệt đối với lưu trữ chuyên ngành có diện quản lý rộng, khối lượng tài liệu lớn như lưu trữ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn, v.v...có như vậy, tổ chức lưu trữ chuyên ngành mới đủ thẩm quyền và điều kiện để thực hiện hai chức năng của lưu trữ chuyên ngành là, quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi cơ quan và các đơn vị trực thuộc và thực hiện bảo quản cố định hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Mặt khác, với tổ chức độc lập, cơ quan quản lý ngành sẽ có điều kiện quản lý và chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ mà không cần qua khâu trung gian nào khác.
Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, các lưu trữ chuyên ngành chưa thể tổ chức thành các đơn vị độc lập do thiếu cơ sở vật chất, cán bộ nghiệp vụ, kinh phí hoạt động .v.v.... Do đó, theo chúng tơi có thể chấp nhận phương thức đặt lưu trữ chuyên ngành trong một cơ cấu tổ chức mà các bộ phận hợp thành của nó gồm những chun mơn gần nhau hoặc có liên quan với nhau. Chẳng hạn như đặt lưu trữ trong văn phịng, hoặc cơ quan phụ trách về thơng tin, tư liệu .v.v... Việc kết hợp giữa tài liệu lưu trữ với tư liệu cũng tạo nên những thuận lợi cho người nghiên cứu, sử dụng. Thực tế cho thấy, Trung tâm Thông tin Tư liệu dầu khí và Trung tâm Thơng tin lưu trữ tư liệu địa chất đã áp dụng hình thức kết hợp này và với tên gọi “trung tâm thông tin” nhiều khi đã có tác dụng thu hút sự chú ý của xã hội, sự quan tâm của lãnh đạo đối với đơn vị, tổ chức đó. Điều cốt yếu là trong Trung tâm đó tài liệu lưu trữ phải đóng vai trị chính, tránh tình trạng hình thức tổ chức làm mờ nhạt vai trị của lưu trữ
Ngồi lưu trữ chuyên ngành của các cơ quan trên, đối với các trường đại học, và đặc biệt là các viện nghiên cứu như Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia do tài liệu có ý nghĩa lâu dài, để tạo điều kiện thuận tiện cho việc nghiên cứu sử dụng nên thiết lập các lưu trữ cố định. Có nghĩa là, tài liệu hình thành ở các trường đại học, các viện nghiên cứu sẽ không p hải giao nộp vào các Trung tâm lưu trữ Nhà nước mà được tổ chức bảo quản cố định ở trường, ở viện.
Về hình thức tổ chức, đối với các trường đại học có thể thành lập phòng hoặc bộ phận lưu trữ tuỳ thuộc theo quy mô đào tạo của từng trường. Đối với các viện nghiên cứu nhất thiết phải thiết lập phòng lưu trữ. Trong trường hợp cần thiết, có thể kết hợp giữa lưu trữ và tư liệu. Hình thức tổ chức này của các trường đại học, các viện nghiên cứu về cơ bản giống như lưu trữ chuyên ngành nhưng quy mô nhỏ hơn. Trong khi chưa có quyết định thành lập lưu trữ cố định, tối thiểu tại mỗi trường đại học, các viện nghiên cúu nên bố trí một cán bộ lưu trữ chuyên trách.