- Bộ phận sự nghiệp có nhiệm vụ:
b. Lưu trữ cấp huyện: Hiện nay theo quy định của Nhà nước ở cấp huyện
bố trí từ 1 đến 2 cán bộ làm cơng tác lưu trữ. Tuy nhiên, chưa có quy định thiết lập tổ chức lưu trữ cấp huyện. Theo chúng tôi, ở cấp huyện nên thiết lập lưu trữ bảo quản cố định tài liệu. Căn cứ chủ yếu để đưa ra phương án này như sau:
+ Một là: Như đã trình bày ở chương 2, huyện là cấp quản lý tồn diện các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hố trên địa bàn tương đối rộng, có một hệ thống các cơ quan chính quyền tương đối hồn chỉnh. Vì vậy, hoạt động của chính quyền cấp huyện đã và sẽ hình thành nhiều tài liệu có giá trị phản ánh tồn diện q trình lịch sử của một huyện. Những tài liệu này chứa đựng nhiều thông tin cần thiết cho hoạt động của các cơ quan, đoàn thể cấp huyện, cũng như đối với việc nghiên cứu lịch sử địa phương. Do đó, nó là một bộ phận của Phơng lưu trữ Quốc gia, nếu được tập trung bảo quản ngay tại huyện - nơi hình thành ra chúng sẽ thuận tiện cho việc nghiên cứu sử dụng vào nhiều mục đích và có thể phục vụ được nhiều đối tượng. Hiện nay, tài liệu lưu trữ hình thành ở các huyện nhìn chung cịn để phân tán tại các cơ quan, đơn vị. Do đó một bộ phận khơng nhỏ bị hư hỏng, mất mát.
Hai là: Khi xem xét tổ chức lưu trữ cấp huyện cần phải tính đến mối quan hệ giữa lưu trữ huyện và lưu trữ xã. Do khối lượng tài liệu của các xã không đáng kể, cho nên nếu tổ chức bảo quản cố định ở các xã sẽ nảy sinh nhiều bất hợp lý, như phải xây cất nhà kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản, phải có cán bộ lưu trữ chuyên trách có khả năng làm việc độc lập, với gần 10.000 đơn vị cấp xã trong cả nước như hiện nay, thì ngân sách nhà nước hoặc ngân sách địa phương sẽ phải chi vào lưu trữ cấp xã một khoản kinh phí
khơng nhỏ. Mặt khác, tài liệu lưu trữ sẽ bảo quản manh mún, hiệu quản sử dụng khơng cao. Do đó, đối với tài liệu có giá trị hình thành ở cấp xã, tốt nhất nên giao nộp vào lưu trữ huyện. Trong trường hợp này, ở lưu trữ huyện, ngoài nguồn tài liệu do các cơ quan cấp huyện giao nộp cịn có nguồn tài liệu được bổ sung từ cấp xã.
+ Ba là: giả thiết rằng, lưu trữ huyện không bảo quản cố định tài liệu, chỉ làm nhiệm vụ trung chuyển. Có nghĩa là tất cả tài liệu có giá trị lịch sử hình thành ở cấp huyện và xã đến thời hạn quy định sẽ phải nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Nếu được tổ chức theo mơ hình này, thì có ưu điểm là giảm được một phần kinh phí về xây dựng nhà kho, mua sắm trang thiết bị, tài liệu có thể được bảo quản tốt hơn. Tuy nhiên, nếu đặt trong hoàn cảnh cụ thể về kinh tế xã hội, điều kiện tự nhiên của các huyện trong cả nước thì mơ hình này thật khơng hợp lý. Vì với mơ hình đó, khơng dễ đáp ứng được đầy đủ yêu cầu về sử dụng tài liệu của nhiều cơ quan, cán bộ và nhân dân các huyện và xã. Chẳng hạn, cán bộ, nhân dân các huyện muốn nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan thì phải tìm đến Trung tâm Lưu trữ tỉnh cách xã hàng chục thậm chí hàng trăm cây số.
Qua những phân tích trên, chúng tơi cho rằng cấp huyện cần tổ chức lưu trữ cố định để bảo quản tài liệu có giá trị hình thành ở các cơ quan đồn thể huyện và xã. Về tổ chức do phạm vi quản lý hẹp, quy mô tổ chưc lưu trữ không lớn, cho nên đối với lưu trữ huyện không nhất thiết phải có sự phân biệt rạch rịi giữa quản lý, chỉ đạo với công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Có nghĩa là lưu trữ huyện chỉ cần một tổ chức với tên gọi Trung tâm lưu trữ huyện với chức năng là:giúp UBND, văn phòng UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn huyện.