- Về đội ngũ cán bộ: xác định lại vấn đề định biên cán bộ công chức lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia: hiện nay, chúng ta chưa có cơ
c. Cơ quan nghiên cứu khoa học
3.2.5. Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở địa phương a Lưu trữ cấp tỉnh
a. Lưu trữ cấp tỉnh
Cần xác định địa vị pháp lý của Trung tâm lưu trữ các tỉnh trong tổ chức các cơ quan Nhà nước ở địa phương. Cụ thể Trung tâm lưu trữ các tỉnh cần phải được xác định là cơ quan độc lập như các sở ban ngành, có con dấu, biên chế và tài khoản riêng. Sở dĩ như vậy là vì:
Với vị trí là một tổ chức có chức năng quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ giúp UBND tỉnh soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ, hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh, các quận, huyện thực hiện chế độ thống kê nhà nước, tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ, xây dựng kế hoạch hoạt động về công tác văn thư lưu trữ trong toàn tỉnh. Đồng thời Trung tâm lưu trữ tỉnh còn là một đơn vị sự nghiệp quản lý kho lưu trữ tỉnh, Trung tâm
có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khoa học tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu có trong kho. Do vậy, mặc dù hoạt động của Trung tâm phản ánh một lĩnh vực hoạt động riêng biệt, nhưng liên quan đến hoạt động quản lý hành chính ở tất cả các cơ quan trong tỉnh, đồng thời nó lại là địa chỉ văn hố giữ gìn di sản có một khơng hai của các tỉnh là tài liệu lưu trữ. Vì vậy, chúng tơi đề xuất Trung tâm lưu trữ tỉnh nên được tổ chức thành cơ quan trực thuộc UBND. Mặc dù, rồi đây Sở Nội vụ tỉnh được thành lập, theo chúng tôi cũng không nên chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho Sở Nội vụ quản lý. Bởi vì, như đã phân tích ở chương 2, Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác tổ chức và cán bộ – một mảng hẹp của cơng tác hành chính. Trong lúc đó, cơng tác lưu trữ và cả công tác văn thư liên quan đến các mặt hoạt động của nhà nước và được tổ chức ở mọi cơ quan. Bởi vậy sẽ không thuận lợi nếu đặt Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc sự quản lý và điều hành của Sở Nội vụ.
Về cơ cấu tổ chức: Trung tâm lưu trữ tỉnh cần tổ chức thành hai bộ phận đó là: bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho. Để thực hiện được mơ hình tổ chức trên thì cần có số lượng cán bộ nhiều hơn. Căn cứ để xác định biên chế là khối lượng công việc của cán bộ lưu trữ dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Cụ thể như sau: