4) Đối với các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học:
2.2.1. Các nguyên tắc
hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ được hiểu là những luận điểm cơ bản chỉ đạo việc lựa chọn nội dung, phương pháp, cách thức, bước đi của tiến trình thực hiện hồn thiện hệ thống tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Cũng giống như xác định bất kỳ một hệ thống nguyên tắc nào, các nguyên tắc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ phải được hình thành trên cơ sở các quy luật khách quan, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ và kết quả nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống tổ chức lưu trữ.
Cơ sở lý luận xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước được căn cứ trên hình thái kinh tế và chế độ xã hội. Trong đó, đặc biệt nhấn mạnh đến quan hệ sở hữu. Vì quan hệ sở hữu tạo ra kết cấu của nền kinh tế, từ đó quy định sự hình thành cơ cấu của tài liệu lưu trữ.
Ở nước ta, kết cấu kinh tế có tính chất đặc thù từ khi Đảng và Nhà nước đề ra chủ trương xây dựng một nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong điều kiện đó, quan hệ sản xuất tồn tại nhiều hình thức sở hữu khác nhau như: sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể và sở hữu tư nhân. Tuy nhiên, nền kinh tế vẫn dựa trên nguyên tắc sở hữu toàn dân về tư liệu sản xuất. Đây là phần cốt yếu về mặt lý luận để nghiên cứu vận dụng xây dựng một hệ thống tổ chức trong hoạt động của bất kỳ ngành nào, trong đó có ngành lưu trữ. Cơ sở lý luận đó đã đặt ra các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức lưu trữ Nhà nước.
Nguyên tắc thứ nhất, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất là một nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất trong tổ chức, hoạt động của hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước. Thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất khơng có nghĩa là cơ quan quản lý ngành làm thay tất cả nhiệm vụ của các cơ quan cấp dưới, mà được thể hiện trên cách thức tổ chức và phân cấp thẩm quyền giữa các cơ quan lưu trữ TW và địa phương.
Quán triệt nguyên tắc này, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước phải được hoàn thiện trên nhiều mặt, từ xây dựng hệ thống pháp luật đến hoạch định tổ chức của ngành, hướng tới việc hình thành các cơ quan, tổ chức lưu trữ hoạt động có hiệu quả, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, phát huy đồng bộ và kết hợp chặt chẽ sức mạnh của các cơ quan, tổ chức từ TW đến địa phương.
Nguyên tắc này sẽ đảm bảo sự thống nhất trong tổ chức, hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, các yêu cầu đào tạo, tiêu chuẩn ngạch bậc công chức lưu trữ .
+ Nguyên tắc thứ hai, việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước phải được đảm bảo bằng pháp luật: Pháp luật tuy không phải là
phương tiện duy nhất, nhưng là công cụ rất quan trọng mà các cơ quan, tổ chức lưu trữ sử dụng để đảm bảo cho mọi hoạt động đạt hiệu quả cao.
Thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi các cơ quan, tổ chức chỉ được lập ra và hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật, theo những quy định về địa vị pháp lý, quy mô và thẩm quyền của nó. Nghĩa là các cơ quan, tổ chức lưu trữ không được thực hiện các hoạt động quản lý vượt quá thẩm quyền được giao, đồng thời cũng không được buông lỏng, bỏ trống những lĩnh vực thuộc thẩm quyền của tổ chức. Mặt khác, khi những cơ quan, tổ chức phạm phải những sai lầm hoặc vi phạm pháp luật thì phải chịu trách nhiệm trước những sai lầm đó, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường hoặc bị xử lý về hành chính hoặc bị truy tố trước pháp luật.
Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trên cơ sở nguyên tắc trên nhằm đảm bảo tính pháp lý và cơ chế hoạt động phối hợp của các cơ quan trong hệ thống tổ chức thông qua một công cụ pháp lý quan trọng đó là luật pháp.
Nguyên tắc thứ ba, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ phải được tiến hành đồng bộ trên cơ sở thực hiện từng bước đi vững chắc
Hệ thống tổ chức lưu trữ được hoàn thiện theo nguyên tắc trên có nghĩa là được hồn thiện đồng bộ về nội dung và cách thức triển khai.
Hoàn thiện đồng bộ về nội dung được thể hiện trên các phương diện, mỗi tổ chức lưu trữ được hoàn thiện từ chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức đến đội ngũ cán bộ, cơng chức. Có thể nói, tiến hành hồn thiện đồng bộ cả ba nội dung trên là một yêu cầu khách quan. Bởi lẽ, những nội dung đó là bộ phận cấu thành của một cơ quan, một đơn vị tổ chức, chúng có quan hệ mật thiết với nhau, thống nhất với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị hoạt động có hiệu quả, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, nếu chỉ quan tâm hồn thiện một hoặc hai nội dung, sẽ khơng đảm bảo tính thống nhất trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ.
Bên cạnh sự đồng bộ về nội dung, bảo đảm sự đồng bộ về cách thức triển khai cũng là một vấn đề quan trọng. Điều đó có nghĩa là hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cần phải có một chiến lược tổng thể với những bước đi thích hợp, từ việc hồn thiện cơ quan quản lý nhà nước cao nhất của ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các Trường trung học, Trung tâm nghiên cứu khoa học đến các tổ chức lưu trữ của cơ quan TW và địa phương. Đảm bảo sự đồng bộ trong cách thức triển khai hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ là cơ sở để thực hiện sự thống nhất, xây dựng các mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Vì khi xác định mối quan hệ giữa các cơ quan, đồng nghĩa với việc xác định các trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan này đối với cơ quan khác, của tổ chức này đối với tổ chức khác lên đối tượng quản lý. Như vậy, khi không thực hiện tốt một mặt nghiệp vụ nào đó, ta có thể xác định trách nhiệm một cách rõ ràng, qua đó có hình thức xử lý và khắc phục một cách kịp thời những tồn tại, hạn chế trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống. Một hệ thống tổ chức đồng bộ về nội dung, phương thức triển khai mới đảm bảo cơ chế hoạt động nhịp nhàng, ăn khớp, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức trong hệ thống. Tuy nhiên, để thực hiện được tất cả những nội dung trên, địi hỏi phải có những bước đi vững chắc, tránh tư tưởng nóng vội.
Nguyên tắc thứ tư, cơ cấu tổ chức, bố trí sắp xếp cán bộ trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ các cấp phải tuân theo nguyên tắc tinh giản,
hiệu quả, căn cứ vào nhiệm vụ công tác, hoặc số lượng và nội dung của tài liệu lưu trữ.
Đây là một nguyên tắc có ý nghĩa, tác dụng trực tiếp vào việc ngăn chặn xu hướng phình to tổ chức trong q trình hồn thiện hệ thống và tạo điều kiện cho việc ổn định của các tổ chức, phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính. Theo nguyên tắc này, nếu do yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức mà cần có sự thay đổi, sắp xếp, điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức thì nguyên tắc là không được tăng thêm đầu mối nếu như khối lượng công việc không tăng, yêu cầu nhiệm vụ không thường xuyên.